高校財務管理信息化系統(tǒng)功能設計思考

安徽工業(yè)大學 章雯華

高校財務管理信息化系統(tǒng)功能設計思考

安徽工業(yè)大學 章雯華

在大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等新一輪信息化技術(shù)廣泛應用的環(huán)境下，隨著新的高校財務管理制度和會計制度、全面預算管理制度、國庫集中支付制度、政府集中采購制度、科研經(jīng)費管理制度等公共財政制度改革措施的實施和推進，對高校財務信息化的建設帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)局限于會計內(nèi)部的信息流，忽略了對信息化大數(shù)據(jù)、云計算以及互聯(lián)網(wǎng)概念的運用，普遍存在信息孤島的現(xiàn)象。為了將具備“大量、多樣、快速、價值”功能的大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為適用價值，高校需要深入研究財務管理的內(nèi)涵，構(gòu)建以戰(zhàn)略為框架、以績效提升為導向、以教學科研需求為驅(qū)動的新型財務管理信息化系統(tǒng)，為實現(xiàn)信息共享、提高綜合管理水平、降低財務運行風險、優(yōu)化資源配置、提升績效評價功能，增強高校辦學實力等方面發(fā)揮了重要作用。

一、高校財務管理信息化發(fā)展的困境

我國的財務管理信息化發(fā)展過程，主要經(jīng)歷了四個階段，一是基于計算機記賬的會計電算化階段，其主要特征是由計算機代替手工記賬，僅具備些賬表打印和賬務處理的簡單功能；二是基于財務部門網(wǎng)絡的會計信息化階段，其主要特征是會計核算依然是主要工作，財務數(shù)據(jù)可實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)共享，但是“信息孤島”現(xiàn)象明顯；三是基于單位局域網(wǎng)絡的財務信息化階段，其主要特征是財務的管理職能已經(jīng)上升，可實現(xiàn)部分數(shù)據(jù)信息在單位部門間的共享，但財務業(yè)務仍需到財務部門辦理；四是基于大型互聯(lián)網(wǎng)的財務信息化階段，其主要特征是數(shù)據(jù)信息的共享度提高，部分財務業(yè)務可在互聯(lián)網(wǎng)上操作辦理，并向基于大數(shù)據(jù)的云財務信息化方向發(fā)展。

目前，高校財務管理信息化尚處在第三階段初期，基于校園網(wǎng)的財務管理信息化階段。高校財務管理還停留在重核算輕管理、重資金輕資產(chǎn)的層面，數(shù)據(jù)錄入任務繁重，業(yè)務流程不暢，支付手續(xù)繁瑣，信息傳遞落后，決策支持不足。隨著我國教育信息化戰(zhàn)略的逐步推進，當前的高校財務管理信息化系統(tǒng)存在一系列迫切需要解決的問題。一是信息化軟件功能有缺陷。設計所依據(jù)的財務專業(yè)理論不全，財務信息集成化和共享性程度低，決策支持功能弱，無法滿足決策需要，財務服務弱化，績效評價和內(nèi)部控制很難實施，存在財務信息安全隱患；二是數(shù)字化校園建設不完善。數(shù)據(jù)信息共享程度低，存在數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，財務相關工作人員網(wǎng)絡信息知識技能缺乏，部門間數(shù)據(jù)信息孤立，財務數(shù)據(jù)與外界數(shù)據(jù)溝通不暢，大數(shù)據(jù)無法形成并使用；三是業(yè)務管理流程不科學。業(yè)務管理流程仍然按部門和工作職能設置，沒有形成跨部門跨職能的流程；財務管理仍定位在核算層面，組織機構(gòu)以核算為主，預算、核算、決算及績效評價數(shù)據(jù)信息冗余，不一致，無可比性，事前規(guī)劃和事后分析功能弱化；四是內(nèi)部信息標準不統(tǒng)一。校內(nèi)的信息標準化尚未建立，如人員物資、項目名稱、合同編號等信息編碼沒有統(tǒng)一的標準，單個系統(tǒng)以及相關輔助功能不能有機結(jié)合，部門間數(shù)據(jù)信息更是各自為政，不能實現(xiàn)全部交換，信息數(shù)據(jù)的共享很難達成。

二、高校財務管理信息化系統(tǒng)功能設計的理論基礎

高校財務管理信息化發(fā)展過程中存在的困境，在很大程度上緣于系統(tǒng)功能設計基石的缺失。我們認為，系統(tǒng)功能設計的基石包括財務制度規(guī)范、財務專業(yè)理論、信息化標準、財務信息運用、管理定位轉(zhuǎn)型和組織變革、關鍵業(yè)務和控制點的優(yōu)化整合以及業(yè)務流程重組等。

第一，按照國家新財會制度要求，適應財稅體制改革的要求。最新的國家預算法、事業(yè)單位財務規(guī)則、事業(yè)單位會計準則、高校財務制度、高校會計制度等法律法規(guī)，對高校財務管理及其信息化工作提出了明確的要求。高校在建設財務管理信息化系統(tǒng)，就是要遵從相關規(guī)章制度，把握國家財稅體制改革發(fā)展的脈絡。要建立基于統(tǒng)一身份認證的信息化平臺，建立基于復合型人才的培養(yǎng)機制，進一步完善校園網(wǎng)建設，加強網(wǎng)絡安全建設，為實現(xiàn)財務管理精細化做好基礎保障。

第二，強化風險防范，將內(nèi)部控制規(guī)范嵌入信息化系統(tǒng)中。隨著高等教育事業(yè)的進一步發(fā)展，高校財務內(nèi)部控制的環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，新的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求充分運用信息化手段加強內(nèi)部控制。加強高校內(nèi)部控制，提高資金使用績效已成為刻不容緩的工作，高校財務管理信息化建設作為內(nèi)部控制建設的主要內(nèi)容，高校要以此為契機，及時梳理各類經(jīng)濟活動、整合內(nèi)部控制流程、明確權(quán)責、識別風險并采取有效控制措施，將內(nèi)部控制的權(quán)力制衡與科學決策的統(tǒng)一性固化在信息化系統(tǒng)之內(nèi)；通過信息化建設，實現(xiàn)各項內(nèi)部控制標準的真正落地，實現(xiàn)對各項經(jīng)濟業(yè)務的有效約束，抑制違背內(nèi)部控制管理規(guī)定的行為，降低人為因素，提高內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力。

第三，融合財務會計與管理會計理論、引入政府基金理念。根據(jù)財政部最新發(fā)布的《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，高校在建設財務管理信息化系統(tǒng)時，要以信息化手段為支撐，通過利用相關信息，加強事前預測和規(guī)劃，事中有效監(jiān)督和控制，事后客觀考核和評價，實現(xiàn)會計與業(yè)務活動的有機融合，建立面向管理會計的信息系統(tǒng)；在學校戰(zhàn)略規(guī)劃、事業(yè)決策、風險控制和績效評價等方面提供全面整合的信息與決策支持，推動管理會計功能的有效發(fā)揮；構(gòu)建融合財務會計、管理會計的廣義財務信息系統(tǒng)，搭建信息化的財務共享服務中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的發(fā)展，提升財務對教育事業(yè)發(fā)展的決策支持作用。《中國教育改革和發(fā)展綱要》要求高校改革現(xiàn)行的撥款辦法，逐步實行基金制。為適應國家財稅體制改革的需要，加強國庫集中支付制度的執(zhí)行，盡快與國際會計制度接軌，同時為滿足領導決策層、資金提供者以及社會公眾了解基金收支結(jié)余情況，實現(xiàn)全面預算管理的既定目標。高校財務管理信息化系統(tǒng)的設計，應該建立基于基金理念的預算管理信息系統(tǒng)，通過信息化手段，將所有基金匹配相應項目支出，對基金主體單獨核算，并披露相關會計信息。

第四，重新定位財務管理功能，進行財務組織結(jié)構(gòu)變革。如果說財務管理信息化系統(tǒng)是一種技術(shù)變革，則這種變革成功的前提條件在于高校財務管理定位轉(zhuǎn)型和實施財務組織變革，后者是思想和理念的升華與重組。通過定位轉(zhuǎn)型，將傳統(tǒng)的注重事后核算轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅厥虑邦A算，將核算型財務轉(zhuǎn)變?yōu)榭冃ьA算型財務，將原來注重財務資金記錄功能轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅乜冃嵘δ埽谧龊帽O(jiān)督控制的同時強化決策支持和財務服務，變原來的被動執(zhí)行為主動服務。通過轉(zhuǎn)型，財務人員利用信息化系統(tǒng)主動為學校領導及其相關職能部門的管理者提供各種決策信息支持，在輔以廣泛參與戰(zhàn)略規(guī)劃、預算管理、風險控制和績效評價等全過程，實現(xiàn)由價值發(fā)現(xiàn)（核算）向價值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)變，為學校事業(yè)發(fā)展和財務經(jīng)濟活動的可持續(xù)發(fā)展提供保障。通過組織變革，將財務工作劃分為：開放式的經(jīng)濟業(yè)務，自動化的核算業(yè)務，專業(yè)化的后臺管理業(yè)務等三大類。實施開放式的經(jīng)濟業(yè)務，讓所有師生員工都能夠通過信息化系統(tǒng)參與學校的財務管理活動，自助完成相關經(jīng)濟業(yè)務的操作；通過信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)所有的會計核算工作自動完成；通過專業(yè)化的后臺管理信息化系統(tǒng)，財務專業(yè)管理人員可以高效實現(xiàn)預算管理、收支管理以及財務專業(yè)服務和共享服務，降低財務運行成本，實現(xiàn)績效提升。通過財務組織變革，將大部分財務人員從繁瑣、重復的核算工作中轉(zhuǎn)型到管理會計工作中，促進財務職能從重會計核算到重管理決策的轉(zhuǎn)型。

第五，優(yōu)化財務關鍵業(yè)務和控制點，理順和實施全新的業(yè)務流程。先進的信息化技術(shù)為業(yè)務流程再造提供了技術(shù)基礎。根據(jù)高校的發(fā)展目標和財務管理的背景變化，開展現(xiàn)有業(yè)務流程的梳理、整合、分析、優(yōu)化和再造，形成新的業(yè)務流程。首先，要按照事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的要求，梳理出財務管理的關鍵業(yè)務和控制點，包括：全面預算管理，收入支出管理、建設項目管理，國有資產(chǎn)管理，政府采購管理，經(jīng)濟合同管理，績效評價管理，內(nèi)部控制管理，決策支持管理等。依據(jù)全面性、重要性、制衡性和適應性的原則，優(yōu)化與業(yè)務部門的溝通協(xié)調(diào)機制，強化歸口部門責任意識，注重項目與計劃的一致性，為業(yè)務流程再造做好基礎工作。其次，要將預算、核算、決算融為一個有機整體，實現(xiàn)財務業(yè)務一體化；要實施資金項目化管理，強化全流程歸口責任化；再次，要根據(jù)業(yè)務流程需要和內(nèi)部控制規(guī)范，細化崗位設置，制定相應的崗位制度；流程設計要跨越部門和工作職能范疇，要基于全局為中心，從共享服務、會計處理、業(yè)務管理三方面進行規(guī)劃設計，建立全業(yè)務、全組織覆蓋，徹底解決信息孤島現(xiàn)象，提高財務服務和管理的效率。

三、高校財務管理信息化系統(tǒng)功能設計的主要內(nèi)容

一是實現(xiàn)從粗放式管理向精細化管理變革，解決精細與效能的矛盾。高校財務管理精細化就是要堅持以人為本的管理理念，擯棄傳統(tǒng)粗放式的管理模式，要態(tài)度精心，過程精細，細節(jié)落實。要以規(guī)范管理為基礎，采用全面管理模式，將精細化與信息化同步而行，利用信息化的高效性解決管理中精細與效率間的矛盾，以信息技術(shù)作為實施精細化管理的手段，以信息資源為實現(xiàn)精細化決策的依據(jù)，實現(xiàn)高校管理效益最大化和最優(yōu)化。高校在財務管理信息化系統(tǒng)設計過程中，要依托信息化手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)精細化管理，通過數(shù)據(jù)錄入的精細化，產(chǎn)出強大的數(shù)據(jù)依據(jù)、數(shù)據(jù)決策和數(shù)據(jù)檢驗；實現(xiàn)程序精細化管理，按照學校建設規(guī)劃和年度工作計劃，細分為縱向串聯(lián)和橫向并聯(lián)的工作單元，通過實施優(yōu)化和整合的工作流程，實現(xiàn)管理程序的科學化和精細化；要實現(xiàn)操作精細化管理，達到操作的規(guī)范性和過程的可控制性；要實現(xiàn)標準精細化管理，將各類管理標準進行細分，并統(tǒng)一信息化數(shù)據(jù)交流標準。

二是支持各級領導的決策需要，滿足高校各利益相關者的信息需求。全面性、及時性和前瞻性的信息化數(shù)據(jù)是學校各級領導科學決策的重要支持依據(jù)。決策數(shù)據(jù)的全面性要求信息化建設必須充分延伸管理范圍，擴大信息數(shù)據(jù)的覆蓋面，將信息化系統(tǒng)平臺建設橫向到邊，縱向到頭，定向到人、財、物。決策數(shù)據(jù)的及時性要求信息化系統(tǒng)必須具備信息數(shù)據(jù)生成的適時性、合拍性、準確性、應急性和系統(tǒng)性，讓決策者在第一時間內(nèi)能夠駕馭局勢、正確決策和科學處置相關事件。決策數(shù)據(jù)的前瞻性要求信息化系統(tǒng)必須具備信息數(shù)據(jù)的預期性、儲備性、融入性和銜接性，具備完善的信息庫，為領導發(fā)揮整體決策效益。尤其是隨著高等教育改革和財稅體制改革的不斷深入，高校多元化的辦學主體和經(jīng)費投入渠道已經(jīng)逐步顯現(xiàn)，自然對高等學校的財務信息種類及其質(zhì)量提出了新的要求，各種與高校教育有關的利益相關者，既要求財務信息系統(tǒng)要能提供更為及時、充分的信息，又要求財務管理信息系統(tǒng)自身要能主動隨時向外提供信息，又要能讓信息使用者通過網(wǎng)絡查詢到所需要的信息，以最大限度滿足不同主體對財務信息的相關決策需求。

三是構(gòu)建基于人才培養(yǎng)、科學研究和服務管理的績效評價信息化體系。人才培養(yǎng)、科學研究和服務管理是高校的核心使命和任務，高校的財務管理信息化建設要圍繞所肩負的這一使命和任務，將績效評價模塊納入信息化系統(tǒng)之中，客觀動態(tài)地實施績效評價，實現(xiàn)高校財務的決策有用化和組織效益的最大化，全面提高管理水平和整體競爭能力。通過跨部門信息互動，依托所確立績效預算目標，將原有的預算管理系統(tǒng)進行績效性擴展，實施以單位部門、個人崗位、人才團隊和專項項目等不同分類模式的信息化績效考核；通過信息化大數(shù)據(jù)，對生成的績效結(jié)果與國內(nèi)外兄弟院校進行橫向比較，尋找差距，分析原因；通過信息化分析手段，全面評價高校在人、財、物方面的投入績效，促進高校資源的合理配置，使各種資源在更大的空間內(nèi)得到有效利用。

四是充分利用大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)，建設云財務信息化共享服務平臺。以大數(shù)據(jù)為前提，以網(wǎng)絡作為財務信息傳輸?shù)慕橘|(zhì)，通過云計算，從數(shù)據(jù)的收集、存儲和應用上進行合理設計和規(guī)劃，建設安全穩(wěn)定、操作簡便、高速便捷、信息量大、多方滿足、適用可靠的云財務信息化共享服務平臺。要建立安全可靠的網(wǎng)絡環(huán)境，加強網(wǎng)絡信息傳輸安全，建立防火墻，培訓專業(yè)人才；要建立云財務服務模式，以高度的適應性、靈活性、擴展性為基礎，能夠滿足高校、上級主管部門以及社會利益相關者等自身個性化的業(yè)務需求，積極運用信息化平臺，構(gòu)建區(qū)域經(jīng)濟業(yè)務核算共享機制，實現(xiàn)經(jīng)費預算的申請、核算以及結(jié)算的全流程跟蹤和管控，審批者通過手機聯(lián)網(wǎng)或者電腦連接網(wǎng)絡的方式對其進行審批，相關費用實現(xiàn)自動支付和財務處理，實現(xiàn)自主實時查詢和自動生成分析報告，減少這個財務管理流程中的人力資源投入，消除單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全隱患，使用者可以全天候的、在世界任何一個有網(wǎng)絡的地方都能夠進行相關經(jīng)濟業(yè)務的辦理，以提升高校經(jīng)濟業(yè)務工作的效能，從時間上和空間上將財務管理工作實施擴展。

（編輯 張芬）