淺析強化醫院檔案管理工作的有效對策

甄玲

［摘要］醫院檔案中，涵蓋了多項內容，這些內容涉及醫院業務范圍規定及其職能范圍內的醫療病案業務、教學科研實踐、黨政管理活動、醫院財務管理以及醫院員工在職人員結構等，因此，醫院檔案管理工作是確保醫院良好運行的根本。通常，醫院檔案被劃分為多種類型，包括文書檔案、實物檔案、病歷檔案、科技檔案、聲像檔案與人事檔案等。為了讓這些檔案起到最大的作用，就需要強化醫院檔案管理工作，以提高醫院檔案的利用率。本文從醫院檔案管理的現狀分析出發，為強化醫院檔案管理工作提出一些建議。

［關鍵詞］醫院；檔案；管理；利用率

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.102

［中圖分類號］R197.3 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

醫院的日常工作中，涉及多項管理工作。譬如：行政管理、醫療、護理、藥品管理、社區防治管理與教學與科研等，這些方面都有相應的管理體系。而在這些管理體系中，都會以檔案的形式存儲有價值的信息。在存儲的過程中，也會綜合選用各種實物、聲像、文字組成檔案，并進行保存。這些就成為了醫院執行計劃與決策的最可靠依據。目前，醫療改革正在逐步推進當中，新形勢下的醫院管理工作需要面對更多的問題，在此時，醫院檔案就能起到關鍵作用。由此可見，強化醫院檔案管理工作必不可少。

1 醫院檔案管理工作中存在的幾點問題

1.1 醫院領導干部不夠重視檔案管理工作

醫院檔案管理工作是醫院運行發展中的重要依據，但是，很多醫院領導對此不夠重視，以至于醫院的檔案管理工作總是因缺乏指導而難以做好。在實際工作過程中，醫院領導干部在安排醫院議事日程或進行醫院醫療的規劃工作過程中，總是忽略了檔案管理，造成最直接的后果就是檔案管理缺少各項硬件及配套設施。

1.2 檔案管理人員專業素質水平較低

在檔案管理工作中，檔案管理人員的專業素質決定著該項工作的質量。目前，許多管理人員的素質水平較差，檔案管理質量和水平也會達不到合格的標準。部分醫院由于上層領導的不重視，因而在檔案管理人員儲備和聘用上，沒有嚴格的要求，以至于聘用的人員專業水平低、各方面素質也不高。檔案管理人員的整體素質一般或者較差，將難以有效開展檔案管理工作，更難以做好檔案管理工作。更具體來講，醫院方面在檔案管理員的準入機制中做法欠妥，沒有嚴格的篩選出政治水平良好、作風優良、有較強責任心的人員進行檔案管理工作。此外，醫院在檔案管理員進行檔案管理過程中，更沒有設置相應的要求，以至于檔案管理員的管理工作過于隨意。

1.3 檔案管理制度不完善

在檔案管理工作過程中，部分醫院沒有根據實際情況成立專門的負責小組實施檔案管理工作。缺少了科學且合理的崗位制度，檔案管理人員“力不從心”，難以以一己之力扭轉檔案管理混亂的局面，更沒有依據可執行檔案管理的要求。與此同時，缺少了考核制度與標準，檔案管理人員工作時，就會比較隨意。這種隨意性主要體現在兩方面，一方面，在建立檔案管理制度過程中，他們不會過多的考慮醫院發展；另一方面，在建立檔案管理制度過程中，他們難以約束自己，更難以進行實際操作。

2 強化醫院檔案管理工作的具體方法

2.1 創新理念，重視醫院檔案管理工作

檔案，對于醫院的發展而言，有著“今后賴之以知古，后世賴之以知今”的作用，因此，醫院領導干部必須重新認識檔案工作，將檔案管理工作看作是醫院提供服務，產生效益的一個重要過程。醫院領導干部如果認識到檔案管理的最終目的是提供服務，那么簡單的文件、數字、工具所組成的檔案工作就顯得格外重要了。在具體實施中，醫院領導干部要改變傳統的按部就班的習慣，創新收集、整理和利用的方法，按照檔案的不同類型，給檔案管理工作提供一個非常明確的方向指引。為了總領全局，醫院領導干部要重視檔案管理的效果。在檔案管理工作中，第一步是配備基礎硬件設施；第二步是掌握檔案管理的各個流程和環節，實現科學管理，總結編纂方法，讓檔案工作落地、開花、結果，發揮出最大作用；第三步是醫院領導干部要對檔案人員進行嚴格的管理，確保檔案管理人員緊跟時代和科技的步伐，為他們提供學習平臺，讓他們掌握與檔案專業相關的信息技術，利用先進的檔案管理手段執行檔案管理工作。

2.2 強化意識，健全醫院檔案管理制度

醫院檔案管理工作的有序推進離不開醫院檔案管理制度的約束。醫院要考慮自身的實際情況，建立一套符合自己應用的醫院檔案管理的責任體系。在此之前，醫院在重要議事日程安排、單位發展規劃上，都要將醫院檔案管理工作涵蓋在內，以此為醫院檔案管理創造更多有利的條件。在建立醫院檔案管理責任體系的過程中，要以充分調動檔案人員的積極性為基礎，明確各方責任。更為重要的是，在建立目標管理責任制時，要設立績效考核機制。只有將績效考核與醫院檔案管理工作掛鉤，檔案管理人員就會投入更多的心力開展檔案管理工作。在此基礎上，完善醫院檔案管理制度，建立檔案安全體系，將檔案管理工作中的安全監管范圍予以明確，避免出現重點檔案數據遺失或者在保管過程中出現缺損等狀況。

2.3 更新管理方式，加強醫院檔案管理信息化建設

傳統的檔案管理存在較多的弊端，不適合當今醫院的發展形勢。現代科技已為醫院檔案管理工作提供了更便捷的條件。借此之機，醫院應當轉變過去那種檔案管理方式，順應時代發展的潮流，積極將現代化管理技術應用在醫院檔案管理工作中。最直接有效的方式，就是醫院加大對檔案管理工作的財力投入力度，為醫院檔案管理信息化建設提供有力的資金支持。在現代檔案管理工作中，計算機、掃描儀等設備都是運用計算機網絡技術保管醫院檔案材料的基本設施，因此，醫院應該對此進行投資。同時，在一些技術上，也要進行實時更新，以保證檔案材料的完整性，幫助檔案使用者更快速、便捷地查找需要的材料，例如：在醫院檔案管理信息化建設過程中，可以構建三級網絡管理模式。

三級網絡管理模式，更具體一些來講，就是將醫院檔案組成三級網絡管理模式，分屬于院長，辦公室主任（或副主任），各科室負責人和專、兼職檔案員三個層級，以此更便捷地為檔案的開發利用提供可靠依據。另外，很多醫院在醫院檔案管理信息化建設中，還廣泛使用HIS（醫院信息系統）、LIS（實驗室信息管理系統）、PACS（影像歸檔和通信系統）構建醫院數據系統平臺，形成電子數據中心，這樣統一標準下的電子檔案信息就能夠實現標準化規范化的數據共享。一方面，醫院檔案信息的真實性和準確性得到提升；另一方面醫院檔案信息的利用率得到提高，能夠提供更多便利的服務。

3 結語

醫院的基本建設、醫療業務及相關管理活動都是醫院檔案的來源。醫院的日常管理、醫學研究、工作查考及教育宣傳培訓等工作內容都能夠在檔案所保存的原始記錄中查找到?？梢哉f，醫院檔案管理對于醫院的其他工作非常重要。在新時期，醫院要與時俱進，創新理念，重視醫院檔案管理工作，更要強化意識，健全醫院檔案管理制度，將檔案管理工作落到實處。同時，還應該更新管理方式，加強醫院檔案管理信息化建設，這樣才更有利于醫院的發展，才能夠為廣大患者提供有效服務。

主要參考文獻

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