淺析信息化時代檔案管理的創新發展與設備的更新

李芳

摘 要：當前我國學校的各個部門及辦公室的檔案管理工作，正緊跟時代的步伐不斷進行整改，其功能也隨之朝著科學化、多樣化的方向發展。由于時代的飛速發展，給學校部門工作帶來了準確方向引領的同時，也形成了較大壓力，面對這些壓力，學校必須對各個部門單位檔案管理工作進行有效完善，加快運用信息化時代的先進管理辦法和手段，從而提高整體的學校部門及辦公室檔案管理的工作質量。

關鍵詞：信息化；學校部門；檔案管理

隨著信息化網絡時代的到來，學校各個部門及辦公室的工作辦事效率正處于穩步上升的階段，其自身的檔案管理水平也因為融合了信息化的科技手段而明顯提高，但是這些充滿信息化先進氣息的設備并未能在檔案管理工作中最大限度地發揮效益，反而很多時候產生了不好的影響，人們對于信息化設備產生了較強的依存感，幾乎每一項操作都是通過智能信息化開展，導致檔案管理工作出現了簡單的形體化操作，實質性的收益并不大。在現階段的學校部門檔案管理工作中，人們越來越離不開信息化的管理設備和手段，而要想獲得進一步的管理方面的突破，首先就必須正視檔案管理中的各種問題，采用信息化的管理措施進行有效的解決，同時逐步健全檔案管理機制，使檔案管理更加具有可操作性。

一、當前學校部門檔案管理存在的問題

1.整體的檔案管理制度并沒有與時代相結合

在新時代的發展中，學校各個部門管理工作的動向與時代的變遷是緊密結合的，面對社會的不斷改革，部門需要不斷進行工作內容和設備的革新，一旦出現對社會教育信息跟不上的狀況，很容易造成學校部門各項工作的落后和延誤。要想從本質上提升學校部門的工作效率，必須完善現階段的檔案管理制度，但是，當前許多學校部門的檔案制度并不能很好地與時代接軌，沒有及時進行設備和管理系統的更新，甚至許多單位的檔案管理主要采用的還是文籍庫存的形式。

2.檔案管理中的程序銜接不當，檢索十分不易

雖然我國大多數學校都采用了信息化的檔案管理存儲設備，但是其在各個管理部門中的具體應用和操作程序是不同的，而許多學校的管理人員都對現代管理設備的性能缺乏一定的認知，不能較好地加以利用，實現其功能的最大化。在實際的檔案管理過程中，學校部門往往進行了檔案管理的部分形式化作業，而實際的操作程序卻無法進行具體的銜接，并建立了許多繁瑣的搜索工具，導致檢索的過程十分冗雜，效率十分低下，缺乏實效性。

3.檔案的管理設備十分缺乏，系統漏洞較多

雖然現階段的檔案管理主要由簡單的計算機等電子設備操作，這些設備有很多一部分都沒有進行過更新，不僅數據的處理系統得不到提升，也不利于整體檔案管理工作的有效開展。但是，當前的檔案管理人員明顯沒有認識到這一狀況，學校對于檔案管理工作也未能全面地加以重視，投入的設備購入資金也十分少，導致其實質性的工作效率并不高。此外，由于檔案管理設備的不完善，容易出現整體檔案管理工作過程中的許多疏漏，管理人員發現漏洞后也無法給予最準確有效的處理，出現了數據嚴重誤差的狀況。

二、信息化管理方法在學校部門檔案管理中的運用策略

在時代的要求下，學校各個部門及辦公室必須正視檔案管理中存在的各種問題，加快落實信息化的管理方法和手段，促使學校部門的檔案管理水平能夠得到不斷地提升，同時要在運用信息設備管理的基礎上，加入科學的人為管理方法，使學校部門的工作開展變得更加順利，辦公效率獲得有效提高。

1.逐步健全規范檔案管理制度的科學化

現有的學校部門檔案管理制度，在各個環節和實施中都存在著一些不足，要想使其具有執行力和操作力，學校部門應當優先進行檔案管理制度的規范和深化，利用新型的科技電子管理設備不斷對檔案進行科學的整理分配，同時在時代的督促下加大對管理制度的革新，使其隨著時代的進步不斷具有新鮮的活力和動力，能夠在日益變化的社會中保持其先進的管理水平。除此之外，在進行檔案管理制度的創新和制定時，管理者要充分結合學校部門的實際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化。

2.提高管理人員計算機網絡設備的操作水平

新時代下的學校部門檔案管理必然離不開計算機網絡設備的運用，但是許多的學校部門管理人員對計算機的管理運用手段并沒有較好的認知，其計算機的操作水平也亟待提升。因此，學校部門必須對管理人員進行專業素質的強化，提高其基本技能的操作能力，逐步加強計算機管理在檔案管理中的實際運用，使得新時代的檔案管理更加具有條理性和科學性。

3.合理地更新信息化設備，創設嶄新的檔案存儲體制

當前學校部門的檔案信息化管理設備十分多，而且處于不更新發展的狀態中，學校要想進一步完善提高自身的檔案管理水平，就必須對設備進行及時的更新發展，根據實際的檔案管理內容選擇最適合的管理設備，并對系統進行及時的更新完善，確保檔案管理設備的先進性。

總之，學校部門的檔案管理工作，本身是一項校園管理的重要內容，其能夠對學校的整體教育管理水平產生較大的影響，學校各個部門及辦公室必須充分利用信息化管理設備，發現并解決當前檔案管理制度中的不足，全面提高檔案管理工作的質量及效率。

參考文獻：

[1]許長.論流動人員人事檔案管理[D].蘇州大學，2007.

[2]王偉國.中國檔案職業發展問題研究[D].四川大學，2007.

編輯 魯翠紅