談學校固定資產的信息化管理的意義

摘 要：在學校推廣固定資產管理系統，實現學校資產管理的信息化，能夠有效地防止國有資產流失，促進國有資產規范管理，督促管理人員及時清查學校資產，提高工作效率，實現固定資產的綠色管理。

關鍵詞：固定資產；國有資產；固定資產管理信息化

教育部辦公廳2016年2月頒布了教技廳[2016]1號文件《2016年教育信息化工作要點》，在“深入推進教育管理信息化”部分強調：要“完善國家級教育數據中心建設，基本完成省級教育數據中心建設。實現國家級和部分省級數據中心異地災備。做好已建管理信息系統運行維護，推動各系統整合與全面應用，基本建成覆蓋全國各教育階段的學生、教師、學校經費資產及辦學條件數據庫，并實現數據的“伴隨式”收集、分層次開放與共享。教育管理公共服務平臺開始面向政府部門、學校、師生和社會公眾提供服務。”[1]覆蓋全國的“教育經費資產及辦學條件”數據庫的建立，對學校固定資產的管理是一個福音，必然會促進學校固定資產信息化管理的進程。實現學校固定資產管理信息化意義重大。

一、能夠有效地防止國有資產流失

學校常有這樣的情況，辦學幾十年，政府投資累計數以萬計，然而，真正認真盤點學校的固定資產，只有政府投入的九牛一毛，其他都不知去向。原因是多方面的，其中一個重要原因是固定資產信息登記在紙上，年久腐爛遺失，再加之有些資產管理人員責任心不強、不細心，遺漏和丟失了一些資產資料。導致，失去了追查學校資產的依據。學校實行固定資產信息化管理，肯定要建立學校固定資產信息庫。要建立信息庫，首先要全面清查學校的固定資產，其次才是其他工作。清查，就是要找到記錄在冊的實物，并把沒有入賬的實物登記入冊。找在冊的實物，就有可能追回流失到個人或者校外的國有資產，或者隱藏遺忘在角落里的國有資產，使其重新服務于學校工作。一旦學校的資產進入了信息庫，并入省和國家的學校資產數據庫，就不能夠無緣無故地把它從數據庫中刪除。這樣，在清理學校財物的時候，就可以根據賬目上的登記，追查實物的下落，保證國有資產的存在性和完整性。

二、可以促進國有資產規范管理

完善的固定資產管理系統，能夠科學、規范、全方位地管理學校的固定資產，避免人工操作的不規范和松懈。

沒有使用固定資產管理系統的學校，資產的配置、登記、統計、維護、保管、清查、變動處置、資產使用、維護過程中的監督、報廢、變賣、調出、盤盈、捐贈和接受捐贈等等資產活動，都是人工操作的。人是有思想的。而且人的思想受外界的影響比較大。人是有感情的，人的情感波動受周圍的人、有親情關系的人影響。人的情感確定著人的思想，人的思想決定人的行為。資產管理人員受周圍人和有親情關系人的影響，有時候會違背資產管理的原則。比如說，在錄入的過程中，有些資產管理人員，或者因關系人打招呼而違規變更物品的用途，或者圖省事省略一個環節，或者漏掉了一些內容，造成錄入的前后不相符。由于錄入的內容太多，工作人員疲憊，不想返工復查，這就出現資產管理的糊涂賬。固定資產管理系統，有系統自動核對資產入庫、變動、處置等過程中錄入信息的功能。如果未按規定填寫，就無法進入下一步流程，錄入工作將不能繼續。然而，錄入工作又必須進行下去。這就迫使資產管理的錄入人員必須查找原因，是資產變動不合法？還是資產處置不當？還是錄入過程缺少了什么？在查明原因的基礎上，按照國有資產管理辦法的要求，做出恰當地處理。錄入不能夠進行，說明問題就出在這個位置。查找原因相對于手工操作結束后，從頭開始一項一項復查，目的明確得多，修正也簡單得多。

三、可以督促資產管理人員及時清產

固定資產管理系統有一個年度清查模塊。起動這個模塊，如果學校沒有按照規定完成清查工作，那么系統會發出預警，甚至可限制進行下一年度的入庫工作，影響到下一年的固定資產管理。而下一年的固定資產管理工作又是必須進行的。這就迫使固定資產的管理人員，要及時清查學校的資產，及時發現管理問題。常言道：小洞不補，大洞難補。小洞，即及時發現的小問題，大洞，指的是比較嚴重的問題。意思是說，及時發現的問題比較小，容易解決，如果不及時解決，當其發展成為大的問題，就不容易解決了。資產管理方面的問題，也是這樣，及時發現的問題比較好處理，時間長了，大家對出現問題時的情景記憶模糊了，再來解決問題，就不容易了。使用固定資產管理系統的年度模塊，及時發現資產管理方面的問題，能夠有效地避免國有資產的流失，保證學校固定資產登錄的準確性。

四、能夠提高工作效率

傳統的資產管理，每一個程序都要見物或者見人。不見實物，心里不踏實，也不能夠肯定要清查的實物就在賬目登記的位置和賬面管理者手上，也許已經不存在了。要想真正弄清楚固定資產的真實狀況，就需要實地查看。實地查看是需要時間的，尤其是當實物的管理者不在現場的情況，就需要資產管理人員等待。特別是遇到實物管理人員出差、請病事假，有時會耽誤很長時間。固定資產管理系統可以和視頻監控聯網，在視頻監控范圍內的固定資產，可以不讓實物的管理者到場，用手機與視頻監控者溝通，通過視頻查看固定資產的現狀。這就縮短了工作的時間。

固定資產管理，需要學校各個部門的配合，和有關領導審查、簽字。在傳統的資產管理模式下，學校的資產管理者要往返于各個部門和領導之間，耗時費力。尤其是當有些部門的工作人員或者領導有其他事情不在崗的情況下，需要資產管理者多次往返各個部門和領導之間。固定資產管理系統是一個網絡系統，可以與互聯網對接。管理者只要有賬號和密碼，不論在什么對方，都可以登錄固定資產管理系統，查看固定資產的狀況，做出自己的決斷，是同意，還是不同意，是簽字，還是不簽字。手機版的固定資產管理系統出現，學校固定資產的管理更加便捷。

另外，減少教職工往返于各歸口管理部門的次數，簡化辦事流程，也能夠提高教職工對資產管理部門的認可度和滿意度。

五、綠色環保

在沒有使用固定資產管理系統的情況下，錄入資產信息要用到筆墨紙張。紙張的原材料是植物和樹木，手寫紙的原材料多是植物莖，打印紙的原材料多是樹木。在加工紙張的過程中，要添加火堿等化工原料，排出的液體含有大量火堿等化學物質。當今的技術，尚無法分解其中的化學物質，只能夠作為廢液排出。這些廢液有很強的腐蝕性，人畜和植物都不能使用，成為影響動植物生存和生長的污染物。生產筆墨，也會消耗自然資源，造成水污染和空氣污染。使用固定資產管理系統，一切都是在電腦、手機上操作，不使用筆墨紙張。減少了筆墨紙張的生產量，也就減少了生產筆墨紙張所產生的污染。

新生事物具有強大生命力，總是會戰勝舊事物的。社會在發展，技術在進步，這是不可抗拒的社會發展規律。固定資產管理系統是國有資產管理方面的新生事物，必然要取代傳統的固定資產管理模式。所以，我們應該充分認識推廣固定資產管理系統的意義，認真研究固定資產管理系統，為國有資產管理信息化做出努力。

參考文獻：

[1]教育部辦公廳2016年2月頒布的教技廳[2016]1號文件《2016年教育信息化工作要點》。

作者簡介：

馬嘉悅，女，1979年12月出生，本科，石嘴山市會計核算中心中級會計師。研究方向：財務管理。