應重視對村級財務檔案的管理

□ 孫建臻

應重視對村級財務檔案的管理

□ 孫建臻

村級財務檔案是村級在全部經濟業務活動中直接發生并形成的、對集體和社會具有保存價值的現實記錄，是反映和證明村級經濟發展歷程的有效證據。《檔案法》及《檔案法實施辦法》等明確規定村財務管理活動中形成的會計賬簿、報表、憑證等材料均屬于村級檔案的歸檔范圍。但是在日常檢查和指導村級檔案整理的過程中發現，村級財務檔案管理存在諸多問題：

1.對財務檔案的歸檔范圍認識不到位。部分村街誤認為財務檔案就是賬簿和憑證，其他的與財務報表、經濟合同、與經濟業務活動有關的會議記錄、表決情況、公示資料等未予保留。

2.相關材料歸檔不全、保管不善。檔案管理要求應歸盡歸，才能確保檔案的完整和有效利用。部分村街的歸檔材料完整性不夠，不能完整反映經濟業務活動的過程，尤其是合同、協議類檔案缺失嚴重，僅有的記賬憑證也因保管不善導致單據折疊、撕裂、掉頁等現象發生，為以后有關事項的查詢和認證造成隱患。

3.缺乏必要的檔案設施，檔案材料毀損嚴重。受條件限制，村級僅有的檔案材料在整理之后由于沒有必要的檔案室和檔案櫥柜，部分村街將合同、協議等檔案材料堆放在辦公室角落、桌面甚至庫房等，毀損、丟失嚴重；還有的將財務檔案材料帶回家中，人員交接時因忽視而導致檔案材料整體失蹤。

4.管理人員對檔案材料的管理和利用不規范。村街基本上沒有專職檔案管理人員，大部分村由村文書兼職，由于工作忙及對檔案業務認知少的限制，使入檔材料借閱時沒有記錄、查閱完畢的檔案隨手放置沒有歸原位等現象時有發生，甚至在提供檔案材料時不是提供復印件而是直接取走原件，導致檔案材料有去無回，這也是原始憑證和合同丟失居多的主要原因。

以上問題的存在，既與檔案法律法規的要求相去甚遠，也為村集體經濟業務活動發展歷程的完整性留下了不可彌補的遺憾。為減少上述問題發生，在工作中應重點采取以下措施：

1. 提高檔案意識，加強業務培訓，增加培訓次數

通過各種途徑宣傳檔案法律法規，明確檔案工作的重要性和檔案利用的價值。在業務培訓過程中堅持理論聯系實際，制定切實可行的培訓內容，從財務檔案資料整理的實際操作步驟入手，逐步逐項進行；其次適當增加培訓次數，由一年一次集中整檔變為一年至少兩次，或者采取對中心村、重點村、重要經濟項目等重點培訓的方式，達到影響帶動、以點帶面，使村級管理人員逐步掌握基本的財務檔案整理、保管和利用方法。

2. 因地制宜，制定適當的村級財務檔案管理模式

由于村情不一致，條件不一樣，對村級財務檔案管理一個標準要求下去也很難執行到位。可以采取因地制宜的方法，對于有條件單獨建立檔案室的村，可以設置單獨的檔案櫥柜，對財務檔案資料進行分類、分年度存放；對于條件不具備的村，可以采取由鄉鎮、社區檔案室集中代管的方式，辦理好入檔、查閱等手續，按期入檔、規范管理。

3. 明確村級檔案管理的主體，嚴格檔案執法

村級檔案材料的管理主體是村集體本級組織，不是社區、鄉鎮或者上級檔案主管部門，任何不執行檔案法、未按規定開展檔案工作都是違法行為。對在檔案執法檢查或者指導村級檔案材料整理過程中發現的嚴重違反檔案法的行為進行嚴肅處理，對因檔案管理措施不力、玩忽職守、造成檔案損失的，根據情節輕重追究相關責任人責任。

（作者單位：山東省莒縣檔案局）