提高基層檔案管理工作效率的措施

蒙麗

摘要：隨著信息技術的不斷發展，隨著我國社會的不斷進步，我國基層檔案管理工作在迎來更大發展空間的同時也面臨著更加困難的挑戰，而這些挑戰不僅對我國基層檔案管理工作的工作提出了更高的要求，同時也對基層檔案管理工作的效率予以了更高的期望。而面對這些挑戰與困難，我國基層檔案管理部門需要盡快采取相關措施，以此來提升當下基層檔案管理工作的整體水平。因此，本文根據這一問題，從目前我國基層檔案管理工作中存在的問題入手，對基層檔案管理管理工作效率的相關措施展開相應的討論與研究。

關鍵詞：基層檔案管理；檔案管理工作；管理效率；工作效率；效率提升

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）028-0000-01

對于基層管理工作而言，基層檔案管理是記錄基層人員日常工作情況的重要文件，同時也是幫助基層工作人員做好相關工作的重要參考。由此可見，基層檔案管理工作對我國社會、經濟以及文化的發展都有舉足輕重的作用。然而，根據大量的調查不難發現，目前我國多數基層檔案管理工作中都存在較多的問題，尤其是在一些較為偏遠的地區，基層檔案管理工作中的問題尤為嚴重。而這些問題的長期積壓，不僅使得基層檔案管理工作的效率受到了極大的限制，更是使得基層檔案管理工作失去了其原有的作用。因此，為了使得基層檔案管理工作能夠取得更好的效果，為了使得基層檔案管理工作能夠給基層部門的其他工作帶來更加有效的作用，本文從目前我國基層檔案管理工作中存在的問題入手，對基層檔案管理管理工作效率的相關措施展開相應的討論與研究是非常有必要的。

一、目前我國基層檔案管理工作中存在的若干問題

根據大量的調查不難發現，目前在我國多數基層單位的檔案管理工作中都存在以下幾種檔案管路問題，其中包括基層檔案管理部門的檔案管理意識薄弱、基層檔案管理人員的專業水平有待提高、部分地區基層檔案管理系統較為落后等等，這些問題都給基層檔案管理工作效率的提升造成了極為負面的影響，而這些影響同樣也制約了基層檔案管理工作質量的提高。由此可見，盡快發現產生檔案管理問題的相關原因，并采取有效的解決措施是非常重要的[1]。

二、提高基層檔案管理工作效率的若干措施

（一）通過培訓提高基層檔案管理工作人員的管理意識與管理水平

根據上文的分析不難發現，在我國部分地區基層檔案管理部門內部的檔案管理意識嚴重不足，并且這種現象已經由上至下逐漸貫徹在整個基層檔案管理部門，而這種意識的存在直接影響到了基層檔案管理工作的質量與效率。因此，為了使得基層檔案管理工作能夠有更大的提升空間，為了使得基層檔案管理的相關工作能夠更好的落實下去，盡快轉變基層檔案管理部門中相關人員的檔案管理意識是非常有必要的。

當然，為了實現這一目的，首先需要轉變基層單位領導人員的檔案管理意識，并讓基層單位領導人員充分意識到基層檔案管理工作的重要性，從而使得單位領導人員能夠在基層檔案管理工作意識轉變上更好的發揮帶頭作用。除此之外，基層單位還應該加大在基層檔案管理人員管理水平提高方面的資金投入，通過組織基層檔案管理人員參加檔案管理技能培訓以及相關管理理念培訓來提高管理人員的檔案管理水平，從而使得基層檔案管理人員的個人專業素質能夠跟得上時代的發展。當然，為了使得基層檔案管理人員能夠在專業知識的學習上有更強的動力，建議基層單位的管理部門能夠將檔案管理人員的學習情況與其績效考核聯系在一起，并且通過模擬演練等形式來端正基層檔案管理人員的工作態度，從而更好的激發基層檔案管理人員的工作積極性[2]。

（二）加大資金投入，構建現代化的檔案管理系統

在我國檔案管理的傳統時期，檔案管理工作大多是通過人工書寫與人工管理的模式開展。然而，隨著信息技術的不斷發展，隨著互聯網的不斷普及，基層檔案管理工作迎來了更大的發展機遇，而這就是現代化檔案管理系統的引進與使用。然而，根據相關調查可以的得知，在我國一些較為偏遠的地區，這些地區的基層檔案管理工作中仍舊沿用著較為傳統的管理方式，而這樣的管理方式嚴重阻礙了檔案管理工作效率的提升。因此，為了使得我國基層檔案管理工作的效率得到更好的保障，為了使得我國基層部門檔案能夠得到更為妥善的保管，相關部門加大資金投入，構建現在化的檔案管理系統是非常有必要的。

目前，我國多數地區所引進的基層檔案管理系統大多可以實現基層檔案的電子化、自動化管理，并且可以在更大程度上對所輸入的檔案信息提供更為全面的安全保障，從而使得基層檔案管理工作的效率有更大的上升空間，而這同樣也是我國基層檔案管理系統的基本功能。而隨著時代的不斷發展，在未來的一段時間內，我國基層檔案管理系統即將實現全國范圍內的聯網，而這一技術的實現可以使得我國基層檔案獲得更為統一的管理，從而使得基層檔案管理工作更加高效、有序。當然，對于基層檔案管理工作來說，其所構建的現代化檔案管理系統不僅僅包括了與檔案管理工作息息相關的軟件系統，還包括了基層檔案室的相關硬件設備（如防盜門、去濕機等等），并且這些硬件設備能夠給我國基層檔案管理系統提供較為全面的外部防護，因此，他們對于基層檔案管理工作效率的提升來說同樣是非常重要的[3]。

（三）根據實際管理效果建立基層檔案管理制度

在基層檔案管理工作意識及其管理系統都得到較好的保障時，想要使得基層檔案管理工作效率得到更好的提升，那么基層單位就需要根據實際檔案管理工作建立一整套較為完善的基層檔案管理制度。在這個制度中，基層檔案的真實性、完整性以及有效性能夠得到更好的保證，相關人員的工作情況也能夠獲得更好的管理，從而使得基層檔案管理部門的內部更加協調有序，使得基層檔案管理工作效率得到更好的提升[4]。

三、結語

綜上所述，基層檔案管理工作對我國基層單位工作而言是非常重要的。因此，相關部門應該盡快找出基層檔案管理中的相關問題，并根據具體情況進行具體分析，從而找出更為有效的解決方法，使得我國基層檔案管理工作效率得到更好的提高。

參考文獻：

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2014，05：171-172.

[2]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設[J].科技資訊，2015，07：157+160.

[3]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J].產業與科技論壇，2015，20：225-226.

[4]高麗華.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].經營管理者，2016，14：262.