加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考

楊全意

摘 要： 機關事業單位檔案規范化管理工作一直是機關單位的重要工作內容，為了滿足社會發展的需要，必須不斷的加強機關事業單位的檔案管理的力度，使檔案管理的效率不斷的提高，本文主要從檔案規范化管理存在的問題出發，提出了檔案規范化管理的具體措施，使檔案規范化管理工作更加的完善和科學，提高管理人員的規范化管理水平。

關鍵詞：機關事業單位 檔案管理 規范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0049-01

引言

近幾年，隨著政府相關部門逐漸認識到檔案規范化管理的重要性，機關事業單位在發展中也不斷對檔案工作體制加以完善，并適當的充實了檔案管理人員，在一定程度上促使我國檔案管理工作水平得到了極大的提升，檔案行政管理工作已經開始呈現出明顯的法制化和規范化特征。但是從整體上進行分析，雖然現階段我國檔案管理工作取得了一定的成果，但是仍然存在部分部門在推進檔案管理規范化建設的過程中不夠重視檔案管理工作，對檔案管理規范化建設進程產生不良影響，制約了檔案資源的有效利用。因此十分有必要探索科學的檔案管理辦法，加快檔案管理規范化進程。

一、檔案規范化管理存在的問題

1.領導對管理工作認識不夠

在機關事業單位的檔案管理工作中，領導人員對工作的重視程度對工作的開展產生著直接的影響，因此要想加快檔案管理規范化進程，就必須得到機關事業單位領導對工作的支持[1]。但是當前我國部分機關事業單位的領導對檔案管理工作的重要性認識不足，一般不會采取一定的措施加強檔案管理規范化建設，在一定程度上造成工作人員的積極性相對較低，對檔案管理規范化建設產生不良影響。

2.部門歸檔立卷制度貫徹不到位

部門歸檔立卷工作也在檔案規范化管理中發揮著重要的作用，只有機關事業單位相關部門都積極貫徹檔案歸檔立卷制度，才能夠在制度的約束下提升檔案管理工作的規范化程度，促使檔案資源的利用率得到相應的提升。但是在實際工作中發現，現階段我國部分機關事業單位相關部門的歸檔立卷工作沒有在制度的規范下執行，歸檔立卷效果較差，不利于檔案管理工作的優化開展。

3.檔案管理制度不健全

檔案管理制度的確立是檔案規范化管理的重要保障，只有具備健全的管理制度才能夠促使機關事業單位檔案管理工作得到良好的發展，進而全面推進檔案管理的規范化建設進程。但是當前我國機關事業單位的檔案管理制度還不夠健全，工作人員對管理制度的執行效果也不夠理想，對檔案管理工作質量的提升產生了一定的不良影響。

4.檔案利用手續繁瑣，不能滿足社會需要

相關調查研究顯示，當前我國機關事業單位的檔案管理工作內容相對繁雜，具體管理手續過于繁瑣，各項檔案的管理需要浪費大量的人力和物力，導致檔案管理工作效率低下，已經無法滿足新時期檔案管理工作的發展需求。因此要想實現檔案規范化管理，機關事業單位還應該注意簡化檔案使用手續，為管理工作的優化開展創造條件。

5.檔案信息化管理程度較低

新時期隨著信息技術的發展以及其在各行各業中的廣泛應用，檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰[2]。但是當前我國機關事業單位檔案管理信息化程度偏低，無法實現檔案管理工作的辦公室自動化，對檔案管理工作規范化建設產生不良影響，也限制了檔案管理質量的提升，不利于機關事業單位各項工作的開展。

二、檔案規范化管理的措施

1.完善檔案工作機制

機關事業單位在日常管理工作中要想實現檔案管理工作的規范化建設，還應該重視檔案工作機制建設，借助完善的工作機制為檔案管理工作的開展提供相應的保障，確保檔案管理制度能夠在合理的工作機制規范下運行，為檔案資源的有效利用提供保障。

2.重視檔案管理人員的隊伍建設

檔案工作人員隊伍對檔案管理的規范化建設產生著極其重要的影響，因此機關事業單位還應該重視檔案管理人員隊伍建設，通過適當的培訓逐步提升管理人員綜合素質，為檔案規范化管理提供相應的人力資源保障，切實推進檔案規范化管理進程[3]。

3.認真貫徹部門歸檔立卷制度

機關事業單位要想逐步實現本單位檔案資源的規范化管理，還應該注意建立健全歸檔立卷制度，并注意在日常工作中對這一制度進行貫徹落實，通過逐步提升檔案資源的歸檔立卷水平促使機關事業單位檔案管理工作得到更好的發展，為檔案管理的規范化建設提供相應的保障，推進機關檔案管理一體化建設進程。

4.出臺相關檔案工作標準

針對當前我國機關事業單位檔案管理現狀，政府相關部門也應該結合檔案管理需求出臺適當的檔案管理工作標準，要求檔案管理人員嚴格按照各項標準開展各項工作，有效促使機關事業單位檔案管理工作得到規范化和有序化發展，為檔案資源的有效利用創造條件。

5.加快檔案信息化的管理進程

檔案管理信息化建設對檔案管理規范化建設產生著相應的積極影響。機關事業單位在開展檔案管理工作的過程中可以適當的應用信息技術構建科學的檔案管理信息系統，并在系統中開展各項管理工作，促使檔案管理工作效率和效果都得到顯著的提升，切實推進檔案管理規范化進程。

6.加強檔案工作創新服務

檔案規范化管理工作目標的實現離不開檔案創新管理工作的支持，機關事業單位的檔案管理人員只有積極轉變自身觀念，引進更為先進的檔案管理思想，對檔案管理工作進行科學調整，才能夠實現對檔案管理服務工作的創新，為檔案規范化管理目標的實現提供相應的保障[4]。

三、結束語

綜上所述，對于機關事業單位來說，檔案管理工作的規范化對事業單位各項工作的開展都產生著一定的影響，只有機關事業單位認識到檔案規范化管理的重要性，并制定一系列的措施提升檔案管理水平，才能夠切實加快我國機關事業單位檔案管理工作的規范化進程，提升檔案資源的有效利用率，為機關事業單位在未來獲得更好的發展提供相應的保障。

參考文獻

[1]周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案，2015（12）：21-23.

[2]劉曉瑛.新形勢下檔案管理工作的規范化探微[J].北方音樂，2015，35（21）：203.

[3]袁麗.初探事業單位檔案管理的信息化建設[J].快樂閱讀：下旬刊，2012（7）：126-126.

[4]謝金靜.事業單位檔案規范化建設的建議[J].辦公室業務，2014（13）：229.