事業單位檔案管理工作優化途徑分析

向金玲

摘 要： 事業單位的檔案記錄其發展軌跡，同時也體現了事業單位的整個發展過程，事業單位檔案管理工作是一項重要的連續性的工作。隨著社會的發展，事業單位檔案管理工作存在很多的問題，本文在分析現存的主要問題的基礎上，探索事業單位檔案管理工作的優化途徑，從而提高工作效率。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 優化途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0046-01

社會發展迅猛，當代社會的需求越來越高，越來越難以滿足，如果當前事業單位的檔案管理工作方式不隨著社會的進步而發展，就會對事業單位的高效發展產生不利影響。所以，事業單位檔案管理工作應在保證維護好檔案資料的基礎上，緊跟時代的腳步，針對檔案管理工作中存在的問題，尋找合理的優化途徑，對檔案管理工作進行優化。

一、事業單位檔案管理工作的現狀和問題

1.檔案管理制度不規范

許多的事業單位都沒有一個健全的檔案管理系統，規范的管理制度沒有建立。那么，檔案管理人員就不能依據相關規范執行工作。例如，如何確定相關檔案資料的范圍不能確定；如何將收集到的資料歸檔不能確定；甚至如何分類保存都不能確定。這些都將使檔案的日常管理工作陷入凌亂無序的狀態。一部分事業單位盡管制定了相關的檔案管理制度，但在日常工作中并沒有遵照規定執行，工作人員主觀性比較大。因此可以看出，工作人員對事業單位的檔案管理規章制度的執行力很弱，那么規章制度的作用就很難發揮出來。再者，事業單位檔案管理工作人員的任務分工不明確，相互推脫工作和責任，很多工作都被耽擱，工作效率較低。

2.信息技術運用較少

隨著現代信息技術的普遍應用，互聯網時代已經到來，人們的日常生活和互聯網息息相關。那么，如何實施信息化檔案管理是事業單位檔案管理工作亟需解決的問題，現在很多的事業單位依然采用原先的檔案管理模式，不能使檔案管理工作和現代信息技術恰當融合，造成檔案管理工作效率普遍較低。

3.缺乏專業的檔案管理工作者

事業單位的檔案管理工作者應該具有專業的技術知識，工作人員的技術是否扎實，和管理工作的效率是密不可分的。但是現在很多事業單位的檔案管理工作人員基本不具備應具有的專業知識，有些工作者甚至不清楚檔案管理工作的基本程序，一部分工作人員是從其他部門借調來的，這種比較大的人事變動，都將對檔案管理工作產生不良影響。有些檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，應付檢查即可。專業的檔案管理工作人員應接受嚴格的專業性技能培訓，才能從事相關檔案管理工作，并在以后的工作中不斷積累工作經驗，提高工作技能，不斷學習掌握新的技術知識。

二、事業單位檔案管理工作的優化原則

1.統一化與差異化兼顧

事業單位的檔案管理工作在執行時，應把國家規定的一些檔案管理制度作為根本依據，在進行檔案管理工作過程中，切實做到不違反法律法規。但事業單位不應生搬硬套，在遵守國家規章制度的前提下，建立健全本單位的規范制度。所以，每個事業單位的規章制度并不是完全相同的。檔案管理的實際工作中，要遵循國家規章制度的統一性，也應考慮到每個單位的差異性。如何把握統一性和差異性是檔案管理工作者今后的工作中應注意的問題。

2.提高制度的執行力

事業單位具備合理完善的管理制度，這是對檔案管理工作進行優化的一個前提條件，但是如果制定的管理制度沒有得到有效的執行，制度就形同虛設。事業單位應提高對管理制度執行力的重視程度，對檔案管理工作執行情況進行監督，在工作工程中持續改善管理制度，使它能更加規范化。

3.檔案管理工作人員職責明確

檔案管理的工作者的主要工作就是對檔案進行管理，那么，工作者的工作態度將影響檔案管理工作效果。工作人員的權益模糊不清和工作人員的職責劃分不明確都將影響工作人員的態度，進而影響檔案管理工作的效率。所以，在日常的檔案管理工作中，明確劃分每個工作人員的權益和職責，保障每個完成自己工作的工作人員能得到應有的權益，加強每個工作人員的工作責任感。事業單位為有效的收集各方的意見，可以建立合理的反饋機制，這樣能夠使他們更好的工作。

三、事業單位檔案管理工作優化途徑選擇

1.創新管理理念

許多事業單位管理理念陳舊，特別是一些基層的事業單位，檔案管理工作效率低的主要原因是跟不上時代的發展步伐，觀念陳舊，不善于主動接觸運用新科技、新理念等。想要改變這種落后的思想，必須與時俱進，對檔案管理工作進行徹底改革，加強創新運用，運用現代技術進行檔案管理工作，進而提高事業單位檔案管理工作的效率。

2.加強制度管理建設

如今，大部分事業單位還在用多年前的管理制度，社會發展迅速，信息技術得到廣泛運用，信息量非常龐大，目前許多文件都是以電子檔的形式歸檔保存。那么，這些電子檔文件大都存在安全問題，這種安全隱患就是新時期面臨的重要問題。因此，事業單位應順應時代潮流，加強檔案的數字化管理，同時，努力完善檔案管理工作的規章制度，落實貫徹管理制度，使檔案管理工作能有序進行。

3.加強檔案管理宣傳工作

為了加快檔案管理制度的改革，必須使事業單位對檔案管理工作有一個整體的認識。第一，加強對檔案管理的宣傳工作，使人們意識到認識檔案管理的重要性以及在人力資源開發方面發揮的至關重要的作用。第二，通過相關媒介傳播檔案管理的重要性，使人們能意識到，人才的競爭才是如今市場競爭的根本。

4.提高檔案管理工作人員的專業技能

事業單位的檔案管理工作人員要求具有專業基礎知識、扎實的技能。那么，在具體的檔案管理工作中，工作人員的整體素質很重要。首先，在招聘的時候，要多招收高素質的專業型人才。其次，定期對檔案管理工作者進行專業培訓，讓他們了解行業最新動態。一方面是未來加強檔案管理工作者的職業素養，對以前工作時出現的懶散、隨意的工作態度加以改正，使他們具有強烈的工作責任感，不再應付工作，而是能從工作中得到快樂與成就感。另一方面，使工作人員對檔案管理工作有一個系統的知識體系，不單單是局限于個人的工作之內，這樣可以加強工作人員之間的相互配合，使檔案管理工作能夠更加融洽的進行。當然，這都需要事業單位對檔案管理工作有一定的資金支持，所以，事業單位的領導層也應重視檔案管理工作，并對此工作進行支持。

四、總結

對事業單位檔案管理的工作進行合理優化，就必須拋棄那些陳舊的思想理念，在現代化的管理技術下，實現現代化信息化管理，制定完善的規章制度，并遵照規章制度執行具體工作，滿足社會需求，保證檔案能得到合理的保存。

參考文獻

[1]談亞芳.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考[J].檔案與建設，2015，（3）：88-89.