新形勢下電子檔案管理存在的問題與策略討論

戴凌云

摘 要： 隨著信息網絡化的快速發展，檔案管理單一的紙質存儲方式正逐漸的被一種新型的檔案管理方法所取代——電子檔案管理，本文從電子檔案管理的發展概況入手，剖析了我國電子檔案管理中存在的問題，并針對我國電子檔案管理利用方面的不足提出了相應的解決措施。

關鍵詞：電子檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）09-0019-01

網絡信息化的勢不可擋，為檔案管理注入了新的血液，檔案管理正由傳統、單一的紙質管理形式向電子化、網絡化的新階段過渡，也就是本文所要討論的電子檔案管理。電子檔案管理的實施在提升存檔效率、促進檔案管理體制改革等方面取得了較快的發展，但同時也暴露了許多弊端。因此，如何解決電子檔案管理中存在的問題，建設何種電子檔案管理體系是我們現在急需解決的問題。

一、電子檔案管理概述

電子檔案是人們在日常工作和社會活動中運用現代網絡信息技術，將傳統的紙質檔案轉化為以數字、文本、圖形等形式存在的便于存儲和傳送的電子文件[1]。電子檔案借鑒傳統檔案管理模式的經驗，結合自身特點，利用當代先進的計算機網絡技術，對電子文件實施的社會化、自動化、網絡化的管理。與紙質檔案管理相比較，電子檔案具有依托載體小、占用空號間少、存儲內容多、調用效率快以及管理規范性、操作方便性、資源共享性等特點和優點。目前，我國的電子檔案管理工作在很多方面取得了卓越的發展，但仍存在的問題也不容忽視。

二、電子檔案管理中存在的問題

近年來，隨著信息化的發展，我國雖然在電子檔案管理方面取得了顯著的成績，但與起步較早的發達國家相比卻還處于初級、落后階段。

1.缺乏成熟的技術保障和詳細規范的管理條例

早在1996年4月，電子檔案研究項目已被國家檔案局列入科技計劃，接著出臺了一系列的法律制度、規范準則，但其中規定的內容單一，分類簡單，可執行性和操作性差，使檔案管理在大部分時候無法可依，無制可循。

2.在管理過程中易篡改和銷毀，完整性和真實性難以把握

相對于紙質檔案來說，電子檔案在內容、形式上相對獨立，也沒有固定的格式；其次，電子檔案與載體沒有必然的聯系，它可以在不同介質之中存儲和傳輸，在得到允許的前提下，查閱者可以輕而易舉的調出所需的檔案信息，在這過程中檔案容易被篡改和刪除，一經更改就無法識別其真實性，導致一定程度上很難鑒定檔案的原始性和真實性。

3.網絡隱患，安全性差

電子檔案可以依托信息技術，在不同的載體之間相互傳輸和復制。在這個網絡病毒、黑客無處不在的信息化時代，這無疑對檔案安全性造成了很大的威脅，常常會出現傳送過程中檔案的丟失，泄露等問題，對存檔者的隱私，權益造成了損害。

4.操作性差，利用率低

現已出臺的檔案管理條例過于簡化、單一，只有大致的框架，未經細分，缺乏操作性；檔案雖然“門類齊全”，但并未為大眾所服務，其作用僅限于政府部門之間，利用率低，不能很好服務于大眾化的公共事業中。

5.檔案管理人員業務能力低，工作積極性差，缺乏責任感

在檔案管理員中，兼職檔案管理員占很大比例，因兼職工作繁雜，報酬低，又缺乏檔案管理的專業知識，造成檔案管理效率低下。其次，對于術業有專攻的專業檔案管理人員，則存在著工作主動性差，檔案管理重視程度低，社會服務意識薄弱等問題，直接影響著存檔工作的質量。

三、新形勢下電子檔案管理的發展策略

1.嚴格制定檔案部門管理條例，完善管理制度

為促進電子檔案管理的不斷進步和穩步發展，提升檔案管理工作的效率，檔案部門應該從我國電子檔案管理現狀出發，在已有的法規制度基礎上，制定標準化、規范化的檔案管理細則，細分管理流程，明確管理人員責任義務，制定完善統一的電子檔案管理制度。其次，我們還可以借鑒和引進國外先進的管理技術和經驗，共同進步。

2.強化技術措施，保護電子檔案的完整性、原始性

充分的利用現代高科技網絡技術，在制作電子檔案過程中，將原始的紙質檔案的相關信息進行系統的采集、備份，作為電子檔案的補充和說明，使其更有說服力和真實可靠性。

3.提高檔案管理的安全性

電子檔案可以依托信息技術，在不同的載體之間相互傳輸和復制，在這個輸送，復制過程中，我們面臨著不可預見的網絡風險。如何避免網絡安全隱患，有以下幾點建議：①在技術和制度不成熟的情況下，在對檔案進行存檔時，必要時可以采用紙質檔案和電子檔案雙套歸檔[2]的局面。②強化網絡技術建設，積極升級鞏固檔案辦公軟件。③對文件的存儲、修改、傳送等操作進行適時升級。④加強電子檔案的保密措施，如：加密保護。防止有意的篡改行為，保證電子檔案的完整性。

4.提高工作人員的業務素養，培養專業的檔案管理隊伍

檔案管理人員在管理工作中起著至關重要的作用，他們旨在為社會提供快捷，高效，優質的服務，因此建設一支專業化、高素質的檔案管理隊伍是我們現在刻不容緩的任務。

4.1對兼職檔案員進行專業化業務培訓，提高其業務水平，同時加強思想教育，調動工作的積極性。

4.2堅持法律宣傳與教育相結合的多樣化宣傳方法，加強工作人員對檔案管理重要性的認識，明確自身的責任和義務，積極投身于社會公共服務事業。

5.借鑒外國先進的經驗與技術

與國內電子檔案管理現狀相比較，發達國家的電子檔案管理起步早，水平高，發展快。據了解，澳大利亞、美國、日本及歐洲國家的檔案管理已逐步趨于完善，而且其電子檔案管理的市場化進入比較早。其中，澳大利亞的電子檔案管理走到了國際前列，成為市場的佼佼者[3]。我們可以見借鑒和學習國外先進的管理理論和經驗成果，結合我國檔案管理現狀，創新管理體制，積極規劃電子檔案發展方向，制定明確的檔案管理規范，為大眾提供更方便、快捷、高效的服務。

結語

綜上所述，在新形勢下，我國的電子檔案管理還處于初級、落后的階段，在管理中、技術上還存在著的很多不足與缺陷，這是我國電子檔案管理急需解決的問題，也是我國電子檔案管理以后致力于發展的方向。

參考文獻

[1]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學刊，2014，03：113-114.

[2]陳永生，楊茜茜，侯衡，等.電子政務系統中的檔案管理：問題與思考[J]. 檔案學研究，2015，02：28-37.

[3]汪桂華.借鑒國外先進經驗 推動我國電子檔案管理的發展[J]. 機電兵船檔案，2008，06：48-51.