規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的運用初探

孫紅麗

摘 要：隨著我國經濟發展和人們生活方式的轉變，對于電力的需求逐漸加大。因此電力基建工程建設成為改善電力企業負擔的重中之重，而電力基建工程檔案管理工作又對整個工程建設產生重要影響。文章淺談電力基建工程檔案管理工作現存的問題，并簡要分析在其檔案管理工作中規范化與標準化管理模式的具體運用。

關鍵詞：規范化 標準化 管理模式 電力基建工程檔案管理

前 言

電力基建工程檔案管理作為電力基建工程建設的重點，可以全面的展現工程建設的整個過程，并對于電力基建工程具有總結性作用。因此可以說電力基建工程檔案管理是對電力基建工作的文本表述。但是現階段我國電力基建工程檔案管理中存在著諸多問題，對電力企業的健康發展產生不利影響。

一、電力基建工程檔案管理現存的問題

（一）文件缺失

現階段，我國電力基建工程檔案管理中存在著相關檔案文件缺失的問題。針對檔案文件缺失問題有諸多可能導致其出現的原因，例如施工過程中的記錄人員的工作不規范，或是在檔案管理過程中出現漏洞。針對不同的原因應該有具體的解決措施，才能避免文件缺失問題對電力基建工程檔案管理造成的不良影響。

（二）資源短缺

目前我國電力企業缺乏對檔案管理工作的重視和支持，使得檔案管理工作出現資源短缺問題。檔案管理資源短缺不僅僅在于設備或資金上缺乏支持，導致設備落后，還在于缺少專業的員工，使得相關工作效率較低，從而造成電力基建工程檔案管理工作的滯后，影響相關企業的發展。

（三）缺乏明確的制度規范

我國電力基建工程檔案管理工作中還缺乏明確的制度規范，造成無法及時有效的監督相關工作，從而容易出現文件缺失、工作效率低等問題。同時也因為缺乏制度規范，無法對相關施工單位進行有效的約束，容易使得相關歸檔工作質量低下，對電力基建工程建設工作的順利進行造成不利影響。

二、電力基建工程檔案管理中規范化與標準化管理模式的具體運用

（一）在工程前期文件上的管理

電力基建工程項目的前期文件對整個工程項目的順利實施至關重要，代表著工程項目的合法性。但是在前期文件的處理上存在較大的困難。如果無法科學有效的處理前期文件，容易使得人力消耗和時間消耗較大，工作效率低下，質量水平得不到提高。而使用規范化與標準化管理模式對前期文件進行管理，可以有針對性的改善此類問題，減少資源的消耗的同時提高工作效率。電力企業可以安排專業的檔案管理人員進行前期文件的收集、整理、申報等工作，使前期工作成為一個統一的流程，解決了人員經手較多的問題，極大的提高了工作效率和工作質量。

（二）在招標階段上的檔案文件管理

規范化與標準化管理模式可有效改善招標階段的檔案文件管理問題。在這一過程中因相關的人員、單位眾多，文件的數量、種類雜亂，所以檔案文件管理具有一定難度。這一階段可能涉及到招標、投標、中標文件等各種文件的收集處理工作，因此容易出現檔案文件丟失、混淆等問題。規范化與標準化管理模式首先要求工作人員深入到這一階段的不同環節的工作中，加強對檔案文件的監督管理。其次，工作人員要注重對相關功能表格的標準、文件的簽字等重點。例如在招標活動中出現特殊事件，工作人員要及時與有關部門聯系，注重檔案交接工作，確保檔案文件的完整準確，并做到與規范化與標準化管理模式相符合，為后續工作的順利實施提供便利[1]。

（三）在相關合同上的管理

規范化與標準化管理模式在電力設備、材料等合同管理上的運用可以為工程建設的順利開展提供保障。在規范化與標準化的管理模式下，首先工作人員要及時與相關施工單位和材料提供單位進行有效的溝通，做到充分了解和掌握相關合同中所涉及到的具體數量或其他細節問題，從未為后續的檔案編制工作提供基礎。其次在驗收階段，工作人員可以進行開箱驗收，并準確認真的填寫回單。此外，因為此類設備合同涉及到的材料設備數量、種類較多，所以應對于合同中的具體標準進行有效核對，提高相關合同的準確完整性。

（四）在工程施工和安裝文件上的管理

在電力基建工程的施工階段，利用規范化與標準化管理模式可以確保相關文件所涉及到的施工、安裝等工作得到及時有效的開展，從而為電力基建工程的順利實施提供基礎，促進相關電力企業的健康發展。在施工文件和安裝文件的管理上使用規范化與標準化管理模式首先相關工作人員要做好日常工作的文件整理，嚴格按照規范標準進行處理，對相關文件進行監督、檢查。其次，工作人員還應與其他相關部門加強協作，共同做好資料數據的整理收集工作、施工監督工作和施工定期檢查工作，加強監管，提高電力基建工程的工作效率。同時，對于違規的施工操作，應該第一時間進行通知處理，要求整改，保障電力基建工程的施工質量[2]。

（五）在竣工文件上的管理

在電力基建工程的竣工階段，也要使用規范化與標準化管理模式進行竣工文件的有效管理。規范化與標準化管理模式有助于嚴格管理竣工檔案文件的歸檔、移交等工作，促進其完整性和準確性，避免在此階段檔案文件出現問題。其次，規范化與標準化管理模式在有助于檔案文件的規范完整，對電力基建工程起到積極影響的同時，還可以為移交部門、監督管理部門的相關工作提供便利。

結束語

檔案管理工作對整個電力基建工程至關重要，而規范化與標準化的管理模式可以有效的改善我國現階段電力基建工程檔案管理中的問題，推動其良性發展。因此我國電力企業應該科學有效的將規范化與標準化管理模式運用于相關檔案管理工作中，才能為我國電力事業發展提供堅實的基礎。

參考文獻

[1] 林慶花.電力基建工程檔案管理中規范化與標準化管理模式的應用[J].電子世界，2014（12）：295.

[2] 王芳.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2012（23）：102+106.