檔案部門應(yīng)用OFD格式的若干思考

梁 凱/杭州市檔案局

2016年10月13日，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)發(fā)布《電子文件管理裝備規(guī)范》《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文件》，后者因確立OFD格式作為我國(guó)電子文件的版式文件格式，引起檔案工作者的高度關(guān)注。確立OFD格式作為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，意味著OFD格式與PDF格式的競(jìng)爭(zhēng)由幕后轉(zhuǎn)為臺(tái)前，且競(jìng)爭(zhēng)更為復(fù)雜化，即這種競(jìng)爭(zhēng)不僅是技術(shù)上的競(jìng)爭(zhēng)，更是產(chǎn)業(yè)布局和生態(tài)系統(tǒng)的競(jìng)爭(zhēng)，甚至是國(guó)家意志的競(jìng)爭(zhēng)。筆者分析OFD格式的優(yōu)勢(shì)與存在的“短板”，并就檔案部門應(yīng)用OFD格式談一點(diǎn)思考。

1 OFD格式的優(yōu)勢(shì)

首先，OFD文件完全采用XML進(jìn)行描述并采用ZIP壓縮，而PDF采用衍生自PostScript這種文本和二進(jìn)制代碼相結(jié)合的描述方式，相比之下OFD更容易被辨認(rèn)和理解，也更容易被利用，這非常有利于電子文件的長(zhǎng)久保存。在這一點(diǎn)上OFD與微軟的OOXML格式、OpenOffice產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的ODF格式的技術(shù)特征相一致，也符合技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，可以說(shuō)OFD比PDF起點(diǎn)更高、底子更好。

其次，在存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)上，OFD采用了“容器+文檔”的方式描述和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。一份OFD文件由文檔入口信息、正文內(nèi)容、資源等組成，并以樹(shù)形結(jié)構(gòu)的方式組織起來(lái)，以XML為單位存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。OFD對(duì)于圖形、圖像、文字和附加內(nèi)容采取了分離保存的方式，這樣不但不會(huì)破壞文件的原始內(nèi)容，還能提升文件自身的安全性。

第三，在安全性方面，OFD獲得國(guó)家保密局的加密算法支持，這對(duì)政府敏感信息的保護(hù)極具意義。由此可見(jiàn)，OFD推出的另一個(gè)重要意義是，我國(guó)第一次擁有了國(guó)家層級(jí)的自主版式格式和相應(yīng)的技術(shù)。OFD將幫助國(guó)家實(shí)現(xiàn)電子文件自主可控的戰(zhàn)略需求，而且有助于將國(guó)內(nèi)的版式產(chǎn)業(yè)進(jìn)行整合。

2 OFD格式存在的“短板”

其一是使用成本方面。PDF經(jīng)過(guò)了二十多年的發(fā)展演進(jìn)，并且獲得了ISO、 ANSI、AIIM等國(guó)際組織的大力支持，已經(jīng)成為全球認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)際化使得PDF文件在進(jìn)行溝通和格式轉(zhuǎn)換時(shí)的成本變得非常低。我國(guó)檔案部門已大量使用PDF，出于降低技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、減少成本投入等方面的考慮，短期內(nèi)沒(méi)有將大量的PDF文件轉(zhuǎn)換為OFD的意向。此外，將增量電子文件大規(guī)模轉(zhuǎn)換為OFD格式需要前端應(yīng)用的支持，而前端應(yīng)用對(duì)OFD的支持程度則取決于外部環(huán)境對(duì)OFD的支持程度。也就是說(shuō)，OFD將不可避免地面臨與PDF直接的成本競(jìng)爭(zhēng)，這種成本由使用成本、溝通成本、管理成本和風(fēng)險(xiǎn)成本共同構(gòu)成，同時(shí)也包括其他用戶的轉(zhuǎn)嫁成本。如果OFD無(wú)法快速吸引技術(shù)廠商并積累用戶，必定在成本上處于劣勢(shì)，直接影響用戶的選擇。

其二是生態(tài)環(huán)境方面。無(wú)論是PDF還是微軟Office，憑借著龐大的用戶群體和IT巨頭的支持，大量的用戶已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)這樣的應(yīng)用環(huán)境，突然使用其他格式會(huì)面臨高昂的轉(zhuǎn)換成本。同時(shí)，大量的軟件開(kāi)發(fā)者與設(shè)備制造商會(huì)依附于這個(gè)環(huán)境之中，不斷推出更新、更好的產(chǎn)品來(lái)進(jìn)一步吸引用戶，由此構(gòu)成生態(tài)系統(tǒng)的良性循環(huán)。即便是第三方的編輯軟件，也必須支持Office文檔和PDF。不但辦公應(yīng)用軟件如此，連操作系統(tǒng)也加入到這一生態(tài)環(huán)境中，進(jìn)一步擴(kuò)大了PFD和Office的生態(tài)圈。而目前OFD顯然還無(wú)法構(gòu)建自身產(chǎn)業(yè)生態(tài)，未得到Office、OpenOffice、WPS等主流的編輯軟件的支持，且與操作系統(tǒng)、瀏覽器的無(wú)縫鏈接存在缺失，難以引起開(kāi)發(fā)者的共鳴。

其三是持續(xù)推動(dòng)方面。雖然OFD格式已經(jīng)成為國(guó)家版式文件格式，但一直以來(lái)PDF/A既是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，包括Adobe公司、微軟公司在內(nèi)的技術(shù)廠商在拓展市場(chǎng)時(shí)會(huì)更多地從商業(yè)利益角度進(jìn)行考慮與選擇，會(huì)主導(dǎo)并推動(dòng)與PDF相關(guān)的技術(shù)升級(jí)。從OFD產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟的只言片語(yǔ)當(dāng)中，我們很難得知OFD的技術(shù)主導(dǎo)方是誰(shuí)，而這個(gè)主導(dǎo)方或者說(shuō)領(lǐng)軍者是不可能也不應(yīng)該是政府。對(duì)于OFD陣營(yíng)是否能保證推動(dòng)OFD的持續(xù)發(fā)展以適應(yīng)多方需要，需持謹(jǐn)慎的態(tài)度。

3 檔案部門的應(yīng)對(duì)之策

從競(jìng)爭(zhēng)的角度而言，如果僅從格式本身與PDF硬拼，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)最終面臨的是一場(chǎng)不對(duì)稱的戰(zhàn)爭(zhēng)，格式之爭(zhēng)本質(zhì)是整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈的競(jìng)爭(zhēng)，所以應(yīng)當(dāng)更多地從整個(gè)產(chǎn)業(yè)的生態(tài)環(huán)境去思考和布局，思考內(nèi)容包括了如何與國(guó)內(nèi)外產(chǎn)業(yè)巨頭和標(biāo)準(zhǔn)化組織進(jìn)行“合縱連橫”、如何鼓勵(lì)更多的開(kāi)發(fā)者為OFD開(kāi)發(fā)應(yīng)用、如何鼓勵(lì)軟件企業(yè)去推廣、如何鼓勵(lì)用戶去使用等諸多環(huán)節(jié)。依托政府機(jī)關(guān)的全面推廣是做大做強(qiáng)OFD的切入點(diǎn)，但是如果OFD只能在政府機(jī)關(guān)中“偏安一隅”，那么這將意味著檔案管理全面轉(zhuǎn)向OFD的風(fēng)險(xiǎn)成本會(huì)增加。對(duì)于檔案部門而言，采用大一統(tǒng)的文檔標(biāo)準(zhǔn)并不現(xiàn)實(shí)，同時(shí)和多種文件格式打交道是必然的，并且檔案部門應(yīng)用OFD格式需要格外謹(jǐn)慎。