新時期加強社區檔案管理的若干思考

胡 虹/杭州交通經濟廣播電臺

新時期，社區作為基層組織的重要性不斷凸顯，政府通過社區進行社會管理并提供公共服務，實現基層政權建設和黨的領導。檔案和檔案工作作為各項事業發展的基礎保障，在服務民生、服務社會、服務政府治理等方面發揮的作用越來越明顯。加強社區檔案工作，使之更好地服務社區治理和百姓生活，是值得研究的新課題。下面，筆者重點以杭州市相關社區為例談點思考。

1 社區檔案管理基本情況

近期，國家檔案局與民政部對浙江省城市社區檔案工作進行了調研。一方面，調研報告顯示杭州市主城區的部分社區制定了社區檔案管理制度，其工作較為規范。如，杭州市小營巷社區建立了社區管理系統，利用系統記錄社區日常工作，記錄內容涉及黨建、城建、精神文明建設、社區自治、民生服務、特色工作等。社區主任對記錄材料進行審核把關后歸檔；部分社區對日常工作中形成的資料實行電子“單套制”歸檔，對涉及民生文件材料則實行電子和紙質“雙套制”保存。

另一方面，不少社區檔案管理不盡如人意。其一，社區檔案管理意識薄弱，不少社區領導對檔案工作不重視、檔案意識淡薄，錯誤地認為社區檔案只是瑣碎的工作記錄，檔案管理可有可無；或認為開展檔案管理是為了應付上級部門的工作檢查，檢查之前臨陣突擊就好。其二，技術標準不規范，導致數據重復錄入，社區使用的檔案管理系統缺乏統一標準，同一類數據不能在不同數據庫間轉換，為此社區工作人員不得不將基本相同的內容重復錄入，這往往需要耗費大量精力。此外，檔案信息缺乏共享機制，無法實現共享。其三，檔案結構不合理，內容多為上級公文、社區內部管理信息等，而反映社區內部人文關懷和精神文化建設的內容缺失，現有檔案中的涉民檔案在提升社區居民文化歸屬感上也難有作為。

2 如何加強社區檔案管理

一要夯實檔案工作基礎。社區檔案工作要在服務民生、促進和諧中發揮積極作用，在社區各項重大活動中有所作為，關鍵是要有扎實的工作基礎。為此，一方面要注重收集各類民生檔案，包括社區居民健康檔案、殘疾人檔案、社會保障檔案等；另一方面要注重加強社區檔案利用服務體系建設并提升服務能力，抓住社區工作由“管理型”向“服務管理型”轉型的有利時機，進一步提升工作成效。

二要利用檔案提高居民的文化歸屬感。文化認同體現的是社會成員共同擁有的信仰、價值和行動取向，形成這種認同的一個重要基礎就是共有的歷史記憶，對于社區居民而言，這些歷史記憶的回溯和提升，離不開社區檔案資料的積淀與展示。實踐中，不乏利用檔案資料展現社區歷史文化、共同記憶，形成社區認同感，提高居民文化歸屬感的案例。以小營巷社區為例，該社區完整保留了反映社區重大活動的檔案，包括毛澤東等多位中央領導、幾任浙江省委書記視察小營巷時的照片和相關資料，該社區多次面向社區居民舉辦檔案展覽，大大提高了居民的榮譽感和整個社區的凝聚力。

三要提升檔案服務民生的能力。社區要加強涉民檔案的收集整理，利用涉民檔案為居民提供服務。如，小營巷社區居民老齡化現象較為嚴重，為更好地服務孤寡老人、空巢老人以及殘疾老人，社區建立了老年人健康檔案和殘疾人檔案，根據檔案為老人提供居家養老服務并確定服務等級，社區醫務室的醫護人員可通過調閱健康檔案掌握老人的身體情況。社區還與檔案館聯系，獲取館藏民生檔案查閱指南等資料提供給居民，為居民查閱民生檔案提供便利。

四要提升檔案服務社區治理的能力。以石家莊市新華社區為例，該社區建立的居民檔案，包括基本情況、優良記錄、不良記錄三部分，如果居民積極服務社區經濟、教育、文化、治安、環保等事業并作出突出貢獻，其事跡錄為優良記錄；如居民偷稅漏稅、制假售假、惡意拖欠債務或拒交公用事業費、損壞公共設施、擾亂公共秩序，其行為就會錄為不良記錄。該社區利用檔案，助力社區治理工作，規范居民行為、提高居民榮譽感，取得了比較明顯的工作成效。