會計檔案管理工作存在的問題和改進建議

宓靜嫻/中共杭州市委黨校余杭區分校　高建華/杭州市余杭區檔案局

會計檔案是記錄和反映單位經濟狀況的重要憑證，包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等在內的大量會計核算專業材料，它們對于維護單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序具有重要意義。對當前單位會計檔案管理中存在的諸多問題，我們必須高度重視并認真加強管理，以適應新時期進一步嚴肅財經紀律、規范財務管理和加強會計基礎工作的客觀需要。

1 會計檔案管理中存在的問題

一是會計檔案信息失真。根據《會計法》《會計檔案管理辦法》等的規定，會計必須對會計信息質量嚴格把關，否則需承擔相應責任。事實上，有些單位會計檔案信息一定程度上存在因各種原因失真的情況。二是會計檔案裝訂和整理不規范。有些單位會計憑證裝訂后或沒有封粘封口紙，或沒有蓋會計人員騎縫章，或者裝訂封皮項目填寫不全或不填寫；有些單位會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料沒有分類放置，活頁賬簿沒有按統一標準填寫封面，各月份會計報表分散存放；有些單位會計檔案沒有編寫檔號和填寫《會計檔案移交清冊》，檔案移交時清點粗疏，入庫后又長期不檢查與清點。三是檔案保管不規范。有些單位的會計檔案未按要求納入單位綜合檔案室保管；有些單位的綜合檔案室不接收會計檔案，檔案人員也不指導會計規范整理會計檔案，會計檔案由會計自行保管；還有些單位因檔案裝具不足而將會計檔案裝在紙箱中任意堆放，安全狀況堪憂。四是到期該銷毀的檔案不銷毀。有些單位長時間將多年會計檔案堆放在庫房里，不對檔案進行鑒定和銷毀。五是網上會計工作平臺缺少檔案管理功能，無法實現電子文件歸檔操作，電子檔案保管與異地備份無從談起。

2 改進會計檔案管理工作的建議

一是多部門協同配合，切實加強檔案管理。各級財政部門要指導各相關單位加強財務制度建設，積極開展會計基礎工作執法檢查，解決財務管理上存在的信息失真、紀律失嚴、管理失控等問題；審計部門要配合財政部門加強對各相關單位財經紀律的審計監督；檔案部門要指導各相關單位做好會計檔案管理工作，并加強對工作的監督。通過多部門協同工作，確保會計檔案的準確、規范、完整與真實。

二是規范檔案的裝訂（立卷）。裝訂會計憑證必須使用會計憑證封皮、封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全；裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案盒中，并逐項填寫檔案盒面上的內容；每年形成的會計材料要根據單位檔案室的分類要求、分類代碼、排列順序等規則進行整理與編目，會計檔案案卷題名的擬寫必須規范；每年形成的案卷一般可按年度結合保管期限進行排列、編制檔號并裝入專用檔案盒，還要由會計填寫清楚“會計檔案卷內目錄”。

三是重視檔案的期限管理和銷毀管理。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行專業鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。對經過鑒定仍需繼續保存的會計檔案重新劃定保管期限，保管期滿確無保存價值的會計檔案要及時銷毀。

四是加強對單位會計的崗位培訓。各單位必須認真學習新修訂的《會計檔案管理辦法》，及時將會計檔案管理要求及操作技能納入對各單位會計的崗位培訓中。

五是加強網上會計工作平臺建設，增加電子會計檔案管理功能。《會計檔案管理辦法》明確了電子會計檔案的法律效力，財政、檔案部門和信息系統管理部門要通力合作，加強網上會計工作平臺建設，及時增加電子會計檔案管理模塊，規范電子會計檔案管理工作。