企業數字檔案室集成管理模式研究

萬恩德 李 璐/上海大學圖書情報檔案系

隨著國家檔案事業信息化進程的快速推進，企業檔案工作信息化建設也有了深入的發展。在浙江省、江蘇省、江西省、青島市、上海市等省、市檔案行政管理部門的大力推動下，一部分集團、企業建成了一批高質量、示范性的企業數字檔案室。雖然近十年來我國企業數字檔案室建設取得了一定成績，且部分企業已經實現了“存量數字化、增量電子化”，但由于頂層設計的缺失、標準規范體系的不完善，本應互聯共通、共建共享的數字檔案室已然成為“信息孤島”。為避免數字檔案室在建設過程中“單打獨斗”“各自為政”，建設集成式數字檔案室成為絕大多數企業的選擇。

集成是一個過程、一種方法、一種思維，集成不是簡單的資源匯集、區域集中，而是要融入創造性思維等智力因素，使各項集成要素之間能互相匹配，從而形成更加有序的整體結構，使集成以后的整體發生質的躍變[1]。管理主體、管理客體（對象）、管理方法是集成管理空間結構的三個要素，集成管理的本質是集成要素的整合、優勢的互補，當投入或整合的要素達到一定量時，集成能量便開始發生膨脹裂變，管理效果因而急劇放大[2]。企業數字檔案資源的集成管理同樣發生在管理的主體、客體和方法三個維度上。根據集成要素的區別，集成式企業數字檔案室的建設模式可分為基于管理客體集成的“金字塔”模式、基于管理方法集成的內部協同模式和基于管理主體集成的戰略聯盟模式三種。

1 基于管理客體集成的“金字塔”模式

數字檔案信息資源作為企業檔案工作的管理客體，是企業數字檔案室集成管理的基礎，檔案信息資源集成的目標是將分布在不同地方或不同管理系統中的異構、異質的檔案信息進行有效集成，實現區域間檔案管理系統的互聯互通和信息共享，建設“檔案云平臺”，從而解決數據、信息、知識之間的有效轉化和統一利用的問題[3]。為加大檔案信息資源的整合力度，避免形成“信息孤島”，很多地區發展出了以檔案信息資源為集成核心，以檔案行政管理部門為主導，以公司、企業較為集中的工業園區檔案管理中心為中介，以企業數字檔案室為節點的“金字塔”形區域性集成式數字檔案室模式。

1.1 “金字塔”模式的基本內涵

“金字塔”模式即“1+N+n”集成式數字檔案室建設模式，其中“1”代表區域型檔案行政管理機構建設的“檔案云”平臺，“N”代表企業相對集中的工業園區的檔案管理中心，“n”代表工業園區內n個公司、企業等立檔單位。2010年，麗水市檔案局啟動“1+9+N”數字檔案升級改造系統項目，建設以每個市（縣、區）為節點的數字檔案管理系統，為各級機關單位建成了虛擬檔案室平臺，系統解決了麗水市、縣各級數字檔案資源集中管理問題，實現了數字化檔案成果的收、管、存、用，全面解決了市、縣各部門原先存在數字檔案管理分散、建設參差不齊、存在信息孤島等問題[4]。“金字塔”模式因其集成成本合理、安全系數較高、集成難度系數較低，成為集成式企業數字檔案室建設的優先選擇[5]。

“金字塔”模式檔案信息集成共享平臺的建設體現出明顯的文件運動過程思想，它將電子文件運動視為一個連續統一體，其中各企業數字檔案室負責檔案信息資源的生成，利用“檔案云”平臺的建設成果；工業園區檔案管理中心承擔著電子文件中心的職能，負責本區域內企業檔案進行收集、鑒定、整合和信息安全維護，是企業數字檔案室和“檔案云”平臺的中介部分；“檔案云”平臺是區域數字檔案信息資源長期安全保管平臺，它通過與OA系統的無縫對接完成歸檔和元數據錄入，實現檔案有序管理、鑒定、統計、利用，能夠維護平臺安全和信息安全，實現檔案信息資源最大程度的集成。

1.2 “金字塔”模式的建設優勢

集成成本優勢。相比于機關和事業單位，企業追求的是盈利，現代企業的一切管理活動都是以設計最佳價值鏈、追求企業價值的最大化為目標。企業數字檔案室在建設過程中，首要考量的也是數字檔案室建設的成本/效益比。集成式企業數字檔案室的成本優勢表現在兩個維度，首先是節約了建設數字檔案室的軟硬件成本。云計算環境下，各企業在建設數字檔案室的過程中只需要配備終端服務器，接入檔案云平臺即可實現檔案的管理和利用，這樣就避免了在云服務器、網絡交換設備、系統軟件等方面的重復投資，節約了企業的投資成本、設備的運營維護成本、檔案信息的安全維護成本等。其次是提高了企業的文檔工作效率。數字檔案室不是對傳統檔案的數字化，不是傳統檔案室功能的簡單模擬，更不是一個簡單的軟件系統，而是按照信息化環境下檔案工作的特點和要求，通過變革傳統檔案管理模式，實現管理手段的現代化、工作流程的集成化和最優化，形成一個全新的管理體系[6]。因此，“金字塔”式數字檔案室的建設能夠充分提升企業文檔運轉速度和信息流通速度，提高企業工作效率，形成集成效益。

集成信息優勢?！敖鹱炙毙图墒綌底謾n案室的本質就是以檔案信息集成為核心的管理模式，這種模式的集成信息優勢主要體現在三方面：一是完善國家檔案資源體系結構。以“1+N+n”為結構的集成式數字檔案室把企業檔案資源納入國家檔案行政部門的監管中，改變了國家檔案資源體系中政務檔案“一家獨大”的局面，優化了國家檔案資源體系的結構。二是實現區域企業檔案信息資源的共建共享。企業檔案信息集成的目標是將分散在各企業、各工業園區的異質、異構檔案信息有效地集成在“檔案云”平臺上，實現園區內企業間開放信息的共享，解決檔案信息的有效轉化和統一利用問題。三是推動企業信息管理的智慧化趨勢。智慧檔案建設的主要內容是應用大數據和云計算進行數據挖掘和智慧服務，集成共享的檔案信息云平臺的建設為智慧檔案建設奠定了堅實的基礎。

集成服務優勢。企業數字檔案室的集成服務是在數字化、信息化、網絡化背景下，以檔案信息集成為核心，以企業檔案信息需求為主導，將企業的檔案信息資源、檔案信息系統、檔案信息標準規范、信息機構、人才等諸要素優化整合，建設集成式“檔案云”平臺，實現企業檔案信息的即時服務和智慧化服務。“檔案云”信息資源共享系統是基于B/S架構設計的，企業數字檔案室只需要配備終端訪問設備和通用瀏覽器，就可以快速、便捷地利用數據庫所有的開放檔案信息，無需了解具體的服務機制和利用手續。

2 基于管理方法集成的內部協同模式

目前一部分具有一定規模的民營企業銳意改革，開始探索文檔一體化管理系統、虛擬檔案室系統、電子文件中心建設工作，尋找符合企業實際情況的數字檔案室集成模式。但企業的特殊性決定了企業自身沒有能力主導建構“金字塔”形的集成式數字檔案室，需要以企業內部檔案管理方法的集成、協同作為現階段企業數字檔案室建設的突破口。內部協同模式是基于企業檔案管理的“業務流程重組”“組織架構重組”理念所提出的，主要是針對企業的檔案管理流程和檔案管理手段進行的集成。就目前而言，企業檔案管理方法的內部協同主要有三種協同模式，即以“文檔一體化”為標志的文檔協同管理模式、數字檔案室與企業信息中心合并建設的信息協同管理模式、集團和分公司一體建設數字檔案室的組織架構協同模式。

2.1 文檔協同管理模式

文檔一體化是檔案管理的一種重要思想，隨著信息化的不斷深入，文檔一體化因管理環境的優化、信息技術的發展而煥發新的生機。信息化條件下文檔一體化管理的實質就是對電子文件進行全程管理，其中包括文件和檔案生成一體化、管理一體化以及利用一體化在內的從現行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制[7]。建設基于管理方法集成的企業數字檔案室要理順企業檔案管理的業務流程，把數字檔案室的建設要求和標準融入單位信息化的各個環節，在信息系統需求分析和系統功能設計階段就充分考慮到電子文件的歸檔和長期保存的要求，即文件開始在OA系統生成時，從源頭對數字檔案信息資源的生成、流轉、歸檔、保管利用等環節進行前端控制和全程管理，保證電子文件在歸檔、移交時符合檔案管理的要求，電子文件轉化為電子檔案后依然具有原始憑證性[8]。文檔協同管理是企業數字檔案室建設的重要前提與基本要求，也是企業檔案工作業務流程重組的突破口。

2.2 信息協同管理模式

在企業檔案管理思想中，與文檔一體化有著同等地位的是圖書、情報、檔案管理的一體化。1987年我國頒行的《企業檔案管理辦法》中就明確提出要對企業檔案進行集中統一管理，建設綜合化、現代化的企業檔案信息中心[9]。隨著企業信息化建設的不斷深入和企業間競爭方式發生變革，企業充分認識到組織內外部信息的收集和集成在企業競爭中的地位和價值，部分企業依托企業綜合檔案室建設企業檔案信息中心，集中負責企業情報、檔案信息的采集、整理，為企業領導和各個部門提供信息服務。集成式企業數字檔案室建設理念提出后，企業內部的檔案工作機構設置和運行機制也順勢發生變革。在美國、德國等西方國家，許多企業為實現企業內部信息（現行文件、檔案）和外部信息（圖書、資料、情報）的統一領導、組織協調和集中管理，以信息協同管理為基礎，以企業信息中心為依托，構建集成式企業數字檔案室，集中統一管理企業的內外部信息，適應新形勢下企業競爭的需要[10]。

2.3　組織架構協同模式

多數大型集團企業在建設集成式數字檔案室的過程中更偏向于進行企業內部檔案管理架構的重組。在激烈的市場競爭的催逼下，企業管理者清晰地認識到現行等級分明的“以總部為中心、覆蓋下屬企業”的網格式企業檔案管理體制無法滿足企業檔案信息資源高度集中共享的需要。美國的部分企業以信息化技術發展為契機，開始探索信息集中下的“分散管理模式”，即檔案實體依舊實行分散管理，但對數字檔案信息進行集中管理。集成式企業數字檔案室建設推動企業微觀檔案管理體制發生變革，集團總部和各分公司的檔案管理機構實行協同管理機制，共建共享企業數字檔案室建設成果，企業的檔案管理架構向扁平化發展。以傳化集團為例，傳化集團是一個涉足多領域的集團企業，2005年傳化集團作為蕭山區“第一批數字檔案室試點”單位開始建設電子檔案室，公司采用“集團搭臺、分公司唱戲”的策略，即由集團檔案室負責建設檔案信息化平臺，分公司在集團統一的平臺上根據管理權限進行檔案的管理和利用，此舉有效解決了集團和分公司之間遠程調卷等工作中存在的問題[11]。

3 基于管理主體集成的戰略聯盟模式

文檔協同、信息協同或是組織結構協同，本質上都是針對企業內部檔案管理架構、策略、方法進行優化和集成管理，而戰略聯盟模式下的企業數字檔案室，則是基于“企業檔案管理主體”所進行的集成管理，重點是企業間的檔案信息資源整合和共享。企業數字檔案室的聯盟模式是兩個及以上的企業為了實現檔案信息共建共享，通過一定的條款和合作機制結成的檔案信息資源共享、優勢互補、要素雙向流動的企業檔案信息集成運營模式。根據企業自身特點，企業數字檔案室戰略聯盟的形式主要有以供應鏈為基礎的縱向戰略聯盟和以共享價值鏈為基礎的橫向戰略兩種方式。

3.1 以產業鏈為基礎的“合縱”聯盟

2015年7月，國務院發布《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，在第二項重點行動“互聯網+協同創造”中明確提出：鼓勵企業通過互聯網與產業鏈各環節緊密協同，促進生產、質量控制和運營管理系統全面互聯；構建網絡化協同制造公共服務平臺，促進創新資源、生產能力、市場需求的集聚與對接，加快全社會多元化制造資源的有效協同，提高產業鏈資源整合能力[12]。企業數字檔案室的“合縱”聯盟模式就是以物聯網、云計算、大數據技術為保障，以協同化公共服務平臺為依托，對產業鏈環節的各個企業的檔案信息資源進行整合，整合產品全生命周期檔案數據，建設面向生產組織全過程的、統一的檔案信息服務平臺和集成化數字檔案室，形成同一產業鏈企業間檔案信息資源共建共享機制。聯盟模式的企業數字檔案室建設的重點是在產業鏈企業檔案信息管理部門間以契約形式達成共識，形成一個聯盟性或共建性的檔案信息集成管理平臺和集成數據庫，并在協議框架內共建與共享聯盟數據庫。

3.2 以共享價值鏈為基礎的“連橫”聯盟

企業之間締結橫向聯盟，可以通過市場關聯、生產關聯、技術關聯的形式形成共享價值鏈，以共享價值鏈為基礎，形成企業間信息共享機制。隨著經濟結構的轉型和城市建設的優化，越來越多的城市開始進行產業園和科技園建設，由于對交通、技術、信息、基礎設施需求具有相似性，同行業的企業通常會集聚到相近的產業園區內，形成企業的“集聚效應”?；谙嗤袠I的檔案信息需求的相似性和產業的集聚效應，為節約成本，共享企業間的開放數據和相關技術，企業間形成相應的檔案信息共享價值鏈。在集成化數字檔案室的建設過程中，同一共享價值鏈的企業可以通過建設檔案資源共享池的方式進行資源的共建共享，形成具有行業、專業特色的檔案信息共享中心。在這種方式下，聯盟型數字檔案室的資源共享平臺主要是檔案資源匯集的場所，企業間通過形成有效的合作機制、利益協調機制和聯盟管理機制，對資源共享池的檔案信息資源進行管理與控制，各成員企業依據協議向檔案信息中心輸入本企業檔案信息，或從檔案信息中心輸出本企業所需檔案信息。

在當前形勢下，建設集成式企業數字檔案室是企業檔案信息化條件下的必然選擇、是企業檔案工作發展的內在要求?！敖鹱炙毙渭墒綌底謾n案室、內部協同式數字檔案室、戰略聯盟式數字檔案室是目前集成式企業數字檔案室建設的三種主要思路?！敖鹱炙毙渭墒綌底謾n案室以區域檔案行政管理部門為主導，以大數據、云計算為技術保障，常見于檔案管理現代化程度較高、檔案行政機構頂層設計合理、檔案法規標準完善的東部發達地區。內部協同式企業數字檔案室追求企業內部的文檔、信息、情報等功能耦合形成的協同效應，更適用于業務流程規范、組織結構合理的集團型企業和跨國企業，這一建設模式通過對企業檔案管理流程和手段進行重組、集成，形成適應信息化條件的全新企業微觀檔案管理體制。戰略聯盟模式的企業集成式數字檔案室是“互聯網+”背景下企業數字檔案室建設的趨勢，是“互聯網+協同創造”在檔案管理領域的創新應用。這一模式重在發揮當前企業間的集聚效應和協同效應，適用于中小型企業集聚的產業園、科技園、創新工業園區等，既能提升數字檔案室的功能，也能推動企業數字規模化發展。總之，基于集成的理念和運用集成的技術方法是促進企業數字檔案室持續、長久發展的有效途徑。

注釋與參考文獻：

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[11]傳化集團檔案室.開拓創新，加快企業檔案信息化建設[J].浙江檔案,2007(4)：24-25.

[12]國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見[EB/OL].(2015-07-01). http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.