醫院數字檔案室建設現狀與改進措施

2015年7月，省委辦公廳、省政府辦公廳召開全省數字檔案館（室）建設推進會，明確提出到2020年，縣直以上機關、國有企事業單位檔案室要全部建設成數字檔案室。會后，省檔案局專門制定了《浙江省機關數字檔案室建設規范（試行）》。為推動醫院可持續發展，作為醫院基礎性工作的檔案管理工作必然要跟上時代步伐。當前加快數字檔案室建設，既有必要性也有緊迫性。

1　目前醫院數字檔案室建設的現狀

其一是領導重視不夠。一些醫院領導的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到檔案工作的重要性及必要性，推進醫院數字檔案室建缺乏頂層設計和有效措施。

其二是檔案數字化軟硬件系統還不完善。醫院檔案數字化軟硬件系統配置情況在很大程度上決定了醫院檔案數字化工作水平。目前不少醫院辦公自動化管理系統與數字檔案管理系統未能實現有效兼容，無法實現數據轉換與信息共享，檔案數字化設施設備還比較落后，檔案數字化工作水平不高，這無疑加大了實現醫院建設數字檔案室的難度。

其三是檔案人員專業知識欠缺。醫院檔案人員的業務水平、創新意識、信息技術能力等因素直接影響醫院數字檔案室建設的進度。當前，大部分醫院的檔案管理人員是從各職能科室抽調出的兼職人員，他們本身的業務知識比較欠缺，也不具備相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識等，難以勝任數字檔案室建設工作。個別醫院對檔案人員隊伍建設并不重視，檔案人員專業知識欠缺的現狀很難在短時間內得到改變。

其四是數字檔案安全存在風險。數字檔案以電子文件形式為主，盡管存在空間小、傳遞迅速、利用方便等優勢，但由于數據可篡改，再加上不能直接讀取、需要相應的介質，一旦數字檔案所依賴的系統出現問題，或存儲介質載體破損、老化，將導致不可彌補的損失。數字檔案的安全性得不到保障，制約了醫院數字檔案室建設的進度。

2　推進數字檔案室建設的措施

第一，要建立健全制度。必須嚴格遵照信息化和檔案管理等方面的法規和標準，在此基礎上根據數字檔案室的特點，制定并完善數字檔案室建設工作制度，使工作規范、有序。

第二，要建設管理系統。依托單位現有的信息管理系統，選擇功能齊全、適應性強以及兼容性好的數字化檔案管理專業軟件，并充分實現檔案管理系統與辦公自動化系統的兼容，以利于數字檔案的共享利用。

第三，要加強隊伍建設。醫院要選配愿意從事檔案工作、責任心強、有一定創新精神的人員擔任專兼職檔案人員，并加強對他們的業務培訓，提高他們的業務能力和信息化技能等，以適應新時代建設數字檔案室的需要。

第四，要確保數字檔案的絕對安全。這里包含兩層意思，一是確保數字檔案本身的安全，二是保證數字檔案所依賴的信息系統及網絡平臺的安全。首先，對于重要的檔案信息應進行多次備份處理，并放置在不同的存儲設備進行保存，定期進行檢測與維護，避免數據丟失。其次，選購質量過硬的軟硬件設施設備，提升系統配置。再次，系統或平臺安裝安全防護軟件，避免數字檔案遭受病毒破壞。最后，對于重要的科研檔案信息，應進行使用權限分層次受權，并進行防復制、防盜竊處理。

第五，要做好服務利用工作。數字檔案室作為醫院檔案信息匯集、交流的中心，應圍繞醫院中心工作，以滿足各科室和醫院管理和醫技人員的需求為要，做好數字檔案服務利用工作。要利用數字檔案管理系統，實現檔案信息的互聯互通、共建共享，為醫院管理、開展臨床診治和科研工作提供高效便捷服務。