如何加強城市河道養(yǎng)護檔案管理

城市河道管理部門承擔著城市河道養(yǎng)護管理與城市河道整治工作，其中在河道養(yǎng)護管理時形成的具有保存價值的各種資料，就是城市河道養(yǎng)護檔案。一直以來，養(yǎng)護檔案管理沒有得到足夠重視，工作規(guī)范化水平亟待提升。筆者以所在單位杭州市蕭山區(qū)城市河道管理處為例，分析當前工作現(xiàn)狀并提出改進建議。

1　檔案管理的現(xiàn)狀

一是對養(yǎng)護檔案重要性認識不夠。一般來說，負責河道整治的單位在后期資料管理上，容易出現(xiàn)重工程資料、輕養(yǎng)護資料的傾向，加之養(yǎng)護檔案管理不能當下就產(chǎn)生效益，單位領導不會對養(yǎng)護檔案管理予以較多關注。就筆者所在單位來說，單位在工程檔案管理上投入大量精力，如逐年對完工河道的河道整治項目檔案進行規(guī)范化整理，已經(jīng)形成了比較完善的工程檔案體系，但是對養(yǎng)護資料的收集整理卻沒有引起足夠重視。截至目前，養(yǎng)護文件材料保存在養(yǎng)護科，還有不少資料由具體承擔工作的人員自行保管，沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

二是外包小組工作責任沒有落實。筆者所在單位通過公開招投標的方式，將河道養(yǎng)護工作外包給四個班組。在與班組簽訂的合同中，沒有對養(yǎng)護文件材料的收集、整理與移交等工作做出明確的、具體的要求，沒有對班組資料員的工作提出明確要求，更沒有對養(yǎng)護文件材料管理工作的考核提出相應要求。班組的工作涉及河面保潔、截污納管、信訪回復、防汛抗旱、泵站管理、綠地養(yǎng)護、路燈維護、保安巡查等8個方面，產(chǎn)生了河道保潔日志、污水管網(wǎng)清理日志、信訪回復臺賬、泵站管理日志、綠地保潔日志、路燈巡查日志、公園廁所維護日志等養(yǎng)護文件材料，囿于沒有落實工作制度，班組缺乏做好文件資料管理工作的意識，檔案完整性與安全性得不到保障。

2　加強工作的舉措

2.1　加強養(yǎng)護文件材料的收集

養(yǎng)護工作不僅僅是養(yǎng)護科室內(nèi)部的單獨工作，工作中需要與第三方班組發(fā)生業(yè)務聯(lián)系，且大部分的原始文件材料、日志來源于一線班組。所以在簽訂中標合同時，就要明確班組必須做好文件材料的收集工作，在合同期滿時上交養(yǎng)護科，確保文件材料的完整。

2.2　完善檔案歸檔制度

城市河道養(yǎng)護單位應當按照相關規(guī)范、標準及養(yǎng)護合同的要求，對城市河道進行定期觀測、檢查、養(yǎng)護，建立完整的養(yǎng)護檔案并及時移交歸檔。要做好養(yǎng)護檔案歸檔工作，必須完善歸檔制度。首先是制定出合理的歸檔制度。要健全業(yè)務流程，明確歸檔時間和要求，確保養(yǎng)護檔案的完整性；還要明確具體操作標準，制定通過同級檔案行政管理部門審核的歸檔范圍和保管期限表。其次是明確歸檔內(nèi)容。要明確歸檔內(nèi)容，必須進行檔案分類。要依據(jù)養(yǎng)護科的職能，結合檔案的內(nèi)容及其形成特點進行分類，以保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理與開發(fā)利用。可將養(yǎng)護檔案分為河道基礎信息、河道保潔情況、沿河綠地養(yǎng)護情況、泵站管理情況、設備管理情況5個類目。再次是細化檔案類目。可將上述5個類目細化為16項內(nèi)容：河道基礎信息類包括河道信息、排放口信息、截污納管信息；河道保潔情況類包括水面保潔信息、水生植物保潔信息；沿河綠地養(yǎng)護情況信息類包括沿河綠地信息、綠地附屬設施信息、綠地保潔信息；泵站管理情況類包括泵站信息、泵站設施維護信息、水位實時監(jiān)控記錄信息、閘門管理信息；設備管理情況類包括設備資料信息、設備使用記錄、設備更新改造信息、設備維修記錄。

2.3　建立城市河道養(yǎng)護基礎數(shù)據(jù)庫

一是建立河道基礎數(shù)據(jù)庫。如蕭山可通過今年新搭建的城市防洪排澇控制指揮系統(tǒng)平臺，利用納管范圍內(nèi)的所有城市河道名錄、基本信息、基礎臺賬（包括泵站、公園、河面）等基礎信息，建立城市河道養(yǎng)護基礎數(shù)據(jù)庫。一方面能便于管理，能在第一時間了解各泵站、班組運行情況；另一方面可實時監(jiān)控，可隨時掌握河道的基本信息，發(fā)現(xiàn)問題并及時處置。二是建立河道養(yǎng)護檔案庫。將河道養(yǎng)護管理過程中形成的文件材料經(jīng)移交歸檔、數(shù)字化等程序進入單位數(shù)字檔案室平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，并把平臺與基礎數(shù)據(jù)庫相關聯(lián)，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。