加強檔案開放鑒定工作的若干思考

隨著信息技術的發展與網絡時代的到來，檔案生成方式由傳統的紙質檔案變成電子檔案，由此引發了檔案管理和利用模式的變革。新形勢下檔案部門需要打破思維定勢，以全新的理念推進檔案開放鑒定工作。

1　檔案開放鑒定工作現狀分析

一是理念滯后，工作成效不明顯。檔案工作人員的檔案開放意識未能跟上時代發展步伐，固有的“重保管輕利用，重保密輕開放”思想普遍存在，同時多年形成的檔案開放鑒定工作機制，側重以館藏檔案為開放鑒定對象，檔案館作為檔案開放鑒定工作責任主體，一直飽受檔案開放鑒定力量薄弱、制約因素眾多的困擾，各級綜合檔案館的檔案開放鑒定工作明顯滯后于其他業務工作。

二是針對性差，開放程度低下。受各種因素制約，許多綜合檔案館在進行檔案開放鑒定時，較多采取間接鑒定法，即對檔案目錄進行鑒定，且如果一卷檔案中有一件不宜開放，則常常整卷不開放。近年來，雖然檔案管理技術和數字化程度不斷提升，但一些檔案館仍通過查看文件電子目錄進行開放鑒定，一卷檔案中有一件存疑則整卷不開放。

三是開放鑒定類型單一，利用成效有待提高。檔案館早期保存的檔案絕大部分是文書檔案，隨著經濟社會的快速發展，檔案門類和載體不斷增多，大量民生檔案進入檔案館，但對于不同種類和載體的檔案，檔案館主動而為的開放鑒定力度有限，很大程度上影響了檔案的利用成效。

四是檔案開放鑒定與政務信息公開工作要求不相銜接的問題亟待解決。自《政府信息公開條例》頒布以來，政務信息公開已成為各級政府部門的常態化工作，社會各界和公眾對政府信息公開的要求越來越高，各級綜合檔案館也成為法定的政府信息公開機構。實踐顯示，目前《檔案法》中有關檔案開放鑒定工作的規定和《政府信息公開條例》的要求存在銜接不暢的問題，已經公開的政務信息歸檔后反而成為非公開信息的矛盾凸顯，這對信息公開的時效造成了不利影響。

2　以“新理念、新機制”引領檔案開放鑒定工作

一要樹立以服務為主導的新理念，打破各種束縛，堅持“開放是常態，不開放是例外”，以需求為導向，研究社會公眾對檔案服務的需求和關注的重點、熱點，優先鑒定開放社會和群眾急需的檔案

二要館室聯動推進工作。檔案開放鑒定工作是一項系統工程，在“統一領導，分級管理”體制下，根據統一、高效、安全的原則，制定區域檔案開放鑒定工作規劃。檔案室工作是檔案館工作的基礎，室藏檔案是館藏檔案的主要來源，兩者密不可分，必須建立以檔案館為主、各機關綜合檔案室為輔、其他相關單位協同參與的檔案開放鑒定工作新機制。

首先，建立機構和制度。建立區域檔案開放鑒定領導小組，由檔案局負責人、業務處室負責人和機關協作組長組成，負責制定區域檔案開放鑒定總體規劃，把區域內檔案館、檔案室作為工作主體，形成統一部署、分級管理、各負其責的聯動工作機制。同時根據不同檔案類別和內容，分別制定可操作性強的檔案開放實施細則及工作流程，為檔案開放鑒定工作提供制度依據。領導小組負責統籌協調和解決工作中的疑難問題，并對開放信息進行復審。下設地域（或專業）鑒定工作小組，人員可由檔案局主要業務人員和檔案室工作人員組成，負責日常檔案的開放鑒定工作。如遇涉密檔案鑒定，可設降解密工作小組，由檔案局主要業務人員和相關行業人員及保密部門人員組成，對涉密檔案進行開放鑒定。其次，加強指導和監管。檔案開放鑒定領導小組負責對本區域檔案開放鑒定工作進行指導和監督。檔案開放鑒定工作專業性強、范圍廣、難度大，為確保檔案開放信息的安全有效，必須加強對相關人員的業務指導和培訓，建立開放鑒定人員網絡，開展業務指導與交流，不斷提高業務工作水平。同時加強日常監管，將檔案開放鑒定工作實行“三納入”，即納入年檢評查范圍、納入規范化檔案室創建要求、納入檔案法執法檢查內容，每年通報鑒定工作進展情況。第三，積極推動館藏檔案開放鑒定工作，加快檔案開放速度。檔案館開放鑒定工作包括增量與存量檔案的開放鑒定。其一，把控增量檔案的開放鑒定工作，要把住檔案進館關，結合政務信息公開，把檔案開放鑒定工作前移，將開放鑒定工作列入檔案接收標準內容。其二，把控存量檔案的開放鑒定工作，要對館藏存量檔案進行分析，根據檔案的門類、內容和社會需求情況，結合有關檔案開放鑒定工作法律法規及政府信息公開條例，制定相應的開放鑒定工作細則，先易后難、分期分批開展。如，可優先對照片、實物、音視頻等特種載體檔案及館藏資料進行鑒定開放；探索開展民生檔案開放鑒定工作；針對涉密檔案，根據“誰定密誰解密”的原則，由立檔單位鑒定，如無立檔單位則制定降解密鑒定細則，由專門小組成員進行開放鑒定。

3　以“現代技術+人工智能”方式提高檔案開放鑒定水平

一要借助技術超前管控。依托電子文件歸檔和接收系統、OA系統，把檔案開放鑒定工作前移，即在文件歸檔時將“是否公開”字段設置為必選項目或在文件起草時將“是否公開”設置為必選項目。二要進行電子全文鑒定。為確保開放檔案安全，根據國家檔案局有關要求，利用館（室）藏檔案數字化成果進行逐件逐頁鑒定，在有效保護檔案原件的同時，還可充分利用電子檔案的可復制性，突破時空限制，對一些疑難文件進行聯合鑒定或復審。三要人技融合輔助鑒定。檔案館（室）工作人員可根據有關法律法規和政府信息條例提煉敏感詞、關鍵詞進行全文搜索，進行批量劃控和標注，并對照片、音視頻、實物資料及館（室）藏檔案進行批量鑒定標注。

4　通過“開放信息+網絡平臺”滿足社會利用需求

一要多形式公布檔案開放信息。檔案館要在法律框架下，針對不同檔案采取不同的公布方式。如針對婚姻檔案，可以進行權限設置、分離信息關聯因素、減少內容指向等處理后再公布；照片檔案、視頻檔案涉及著作權、肖像權等，要對圖像進行處理后公布。二要優化檔案數字化成果。開展檔案開放鑒定工作對檔案數字化工作提出了更高要求。如檔案信息公布主要是公布正式文件或正稿內容，然而不少檔案館（室）檔案數字化成果正文與底稿沒有分離，這就造成了利用上的不便。對此，建議用不同的命名方法分別命名正稿和底稿并分開打包，但需掛接在同一目錄下。三要建立區域開放檔案利用平臺。為滿足社會和公眾對檔案信息的利用需求，檔案部門應盡快建立區域開放檔案利用平臺，實現館室、館際、跨區域、跨層級的信息資源共享。整合區域開放檔案信息，優先建立區域性開放檔案目錄中心和全文專題數據庫，提供信息導航和全文查詢，強化現有檔案信息網的檢索服務功能，實現多途徑、多渠道、多層次查詢。

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