圓桌趣談

圓桌趣談

檔案館管理高度自動化、檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息標準化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡化以及以用戶為中心的在線服務模式等構成了數(shù)字檔案館的特征。數(shù)字檔案館的建設大幅度提高了檔案部門的工作效率和服務能力。但隨著智慧城市、智慧中國建設大趨勢的來臨，智慧檔案館又將作為檔案信息化建設新的發(fā)展目標而備受世人矚目。這一期的“圓桌趣談”，我們邀請了綜合檔案館、專業(yè)檔案館和檔案室的幾位專家，對“智慧檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別是什么、優(yōu)勢在哪里？”等問題進行了探討，希望能對下一步的智慧檔案館建設有所裨益。

徐明君 青島市檔案局信息技術處處長

智慧檔案館是一個新生事物，其概念現(xiàn)在還沒有定論。

對于數(shù)字檔案館，在國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館建設指南》中有明確的概念，“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為造應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。”可以看出，《指南》對數(shù)字檔案館概念落腳在“系統(tǒng)”上，《指南》中的具體內容也是按照系統(tǒng)論的方法進行闡述。

對于智慧檔案館，有人說智慧檔案館是把智能技術運用在檔案館舍建設之中形成的一種現(xiàn)代化建筑；有人認為智慧檔案館是智能建筑與高度自動化管理的數(shù)字檔案館的有機結合；有人提出，智慧檔案館就是以一種更智能的方法實現(xiàn)智慧化服務和管理的檔案館模式；還有人認為智慧檔案館是一種新型虛擬檔案館。

筆者認為，數(shù)字檔案館的定義側重于檔案的內在形態(tài)，以實現(xiàn)檔案的管理有序、長期可用為目的，具有理性特質；智慧檔案館的定義側重于感知、分析、協(xié)同和服務等功能，具有外向性格。智慧檔案館以數(shù)字檔案館為基礎，是信息社會發(fā)展到一定階段的產物，具有資源多元、全面感知、綜合處置、業(yè)務協(xié)同、泛在服務等特征的檔案館。

數(shù)字檔案館中資源主要是與檔案自身相關的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)。在智慧檔案館中，信息的來源更加廣泛。一是檔案目錄信息資源，由檔案條目信息、檔案索引信息等構成，屬于結構化數(shù)據(jù)，保存在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中；二是檔案內容信息資源，由原生電子檔案、檔案數(shù)字化成果、智慧城市運行產生的各類業(yè)務數(shù)據(jù)等構成，包括各類電子公文、電子證照、文獻資料等，一般采用Word、Pdf、Tiff、Txt、PPT等數(shù)據(jù)格式和業(yè)務數(shù)據(jù)庫形式保存；三是多媒體信息資源，由媒體信息、網(wǎng)站信息、非物質文化信息等構成，包括各類圖片、音頻、視頻、Flash文件等，一般采用JPG、PNG、MP3、WAV、MPG、AVI等各種非結構化數(shù)據(jù)格式保存；四是檔案應用信息資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數(shù)據(jù)挖掘信息等構成，既包含結構化數(shù)據(jù)，也存在非結構化數(shù)據(jù)；五是檔案實體信息資源，主要是基于RFID電子標簽所產生的檔案實體信息資源，包括檔案實體的位置信息、出入庫信息等；六是檔案館庫信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構成，由檔案館智能樓宇中的各類智能化設備運行而產生。

感知是智慧檔案館的重要特征。一是對檔案實體的感知，主要通過RFID技術實現(xiàn)，以智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理檔案實體；二是對檔案內容信息的感知，主要通過智能化的數(shù)據(jù)挖掘技術實現(xiàn)，以智能化識別、抽取、整合和應用檔案信息；三是對檔案業(yè)務信息的感知，主要通過對業(yè)務信息的數(shù)據(jù)挖掘技術實現(xiàn)，以實現(xiàn)對業(yè)務工作的全程化管理；四是對館庫信息的感知，主要通過樓宇智能管理技術實現(xiàn)，以智能化監(jiān)測、評價和處置檔案管理狀態(tài)；五是對利用信息的感知，主要監(jiān)控檔案用戶利用檔案的行為信息，以實現(xiàn)對用戶利用檔案特點、趨勢和檔案業(yè)務滿足社會需求程度的監(jiān)測、評價；六是對人員信息的感知，主要通過RFID技術對館內人員行為予以檢測，以防范安全風險。

此外，智慧檔案館的綜合處置功能是指系統(tǒng)具有按照預案對感知的信息智能處置的功能，主要提供風險預警、過程控制、觸發(fā)預案、信息挖掘、決策參考等信息支持。業(yè)務協(xié)同是指通過系統(tǒng)實現(xiàn)檔案實體、檔案信息、檔案業(yè)務、檔案保護、組織目標、業(yè)務實施、機構人員的一體化管理，實現(xiàn)檔案館“事件”“資源”與 “人”之間的高效協(xié)同。泛在服務則是指針對檔案利用需求，最大限度地滿足用戶的查閱檔案信息需求，使用戶可以隨時、隨地、多方式、多途徑地利用檔案信息。這些也是區(qū)別于數(shù)字檔案館的重要內容。

李連恩 山東省公安廳檔案館館長

目前，在檔案部門（系統(tǒng)）和檔案相關行業(yè)企業(yè)，我們經(jīng)常會聽到數(shù)字檔案館、智慧檔案館的提法，那么什么是數(shù)字檔案館？什么是智慧檔案館？兩者又有什么關系呢？我們不妨通過兩者的概念、主要特征來分析兩者的關系。

廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化外，還涉及檔案信息的采集、存儲、保管、檢索、保護、利用、等過程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎設施的構建（包括軟、硬件系統(tǒng)的設計和組織實體的建立）。

智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能樓宇等新技術對多元化的檔案資源進行整合、挖掘、感知，并提供多方位、多層次、多渠道的檔案共享利用服務的一種檔案館模式。具體來說，智慧檔案館以數(shù)字檔案館為基本依托，以物聯(lián)網(wǎng)技術為基本支撐，以實現(xiàn)多層次、全方位的一站式個性化服務為最終目標，全面提升物與物、人與物、人與人之間的感知與互聯(lián)，實現(xiàn)“一個平臺，三個體系”的管理模式，進而實現(xiàn)“五位一體”的目標。

數(shù)字檔案館的主要特征：一是信息存儲數(shù)字化。二是信息存取網(wǎng)絡化。三是信息資源分布式管理。數(shù)字檔案館的主要業(yè)務功能，一是數(shù)字檔案信息的收集和存儲。二是數(shù)字檔案信息的組織和管理。三是數(shù)字檔案信息的發(fā)布和查詢。四是數(shù)字檔案信息的安全管理。

智慧檔案館的主要特征：

一是全面感知。智慧檔案館可以在“感知技術”的幫助下，將所有的檔案資源進行“智慧”管理，同時在后臺建立起跨系統(tǒng)的應用集成，以此實現(xiàn)多區(qū)域、多部門的資源共享。

二是高效利用。智慧檔案館從檔案館的設施、資源、業(yè)務流程、系統(tǒng)運行出發(fā)，基于移動互聯(lián)網(wǎng)和手機閱讀建立檔案信息服務平臺，以社會公眾需求為導向，檔案信息化更為深入，檔案館藏資源更為精細，提供更為快捷的檔案資源服務利用平臺。

三是資源多樣。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎，與數(shù)字檔案館的檔案資源比較，智慧檔案館的資源更加豐富和多元，主要由檔案內容信息資源、檔案實體信息資源、檔案應用信息資源等多種信息資源構成。

四是持續(xù)創(chuàng)新。云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術在智慧檔案館中綜合運用，不斷提高智能化水平。智慧檔案館的建設還注重從公眾的角度出發(fā)，通過社交網(wǎng)絡手段堅強用戶的參與度，匯集公眾的集體智慧，實現(xiàn)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。

五是互聯(lián)互通。智慧檔案館的互聯(lián)互通包括館際互連、館室互連、資源互連等，這種互聯(lián)互通既有互聯(lián)網(wǎng)的，也有物理上的，是物與人、物與物、人與人之間的互連。

六是館藏建設。智慧檔案館的館藏建設主要包括三大模塊：檔案資源保存庫、檔案特色資源聚合庫、檔案館管理運行庫。

七是智慧服務。智慧檔案館的檔案管理系統(tǒng)與檔案、用戶之間是泛在互聯(lián)的關系，通過用戶反饋以及數(shù)據(jù)挖掘，能迅速地對每件檔案進行標記，實現(xiàn)對檔案資源的全方位、立體化的管理，從而為人們提供智慧化服務。

通過前面兩個部分的闡述，可以看出，智慧檔案館和數(shù)字檔案館是檔案信息化不同階段的不同表現(xiàn)形式，智慧檔案館在數(shù)字檔案館的功能、資源整合挖掘以及智慧管理和感知技術等方面做了提升，但同時數(shù)字檔案館又為智慧檔案館提供了數(shù)據(jù)支持。數(shù)字檔案館是智慧檔案館的前提和基礎，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結果。

于偉 山東省發(fā)展和改革委員會辦公室調研員

推進智慧檔案建設，主要目的是推進檔案管理由重歸檔，向“歸檔”和“使用”并重，將檔案數(shù)字化，利用當前迅速發(fā)展的大數(shù)據(jù)、云計算技術，跨越時空距離，即時推送到使用者，真正實現(xiàn)檔案信息服務國家治理，服務社會便民惠民。智慧檔案分核心層和聯(lián)通層，核心層主要是將檔案歸集數(shù)字化電子化；聯(lián)通層主要由縱向聯(lián)系單位、企業(yè)和檔案館的檔案移交信息系統(tǒng)，和橫向互聯(lián)互通的各單位企業(yè)檔案借閱系統(tǒng)構成。

建設智慧檔案，檔案數(shù)字化建設是基礎。山東省發(fā)展改革委在推進檔案數(shù)字化工作方面，主要是抓住推進“放管服”機遇，依托山東省信息中心和南京大學先騰公司，建立“陽光審批，勤廉發(fā)改”電子政務系統(tǒng)，系統(tǒng)由“公文運轉”“檔案管理”等7個平臺組成，“檔案管理”平臺對公文等歸檔文件自動抓取，一步實現(xiàn)了歸檔的電子化數(shù)字化，通過2015年、2016年度歸檔實踐，效果很好，大大減少檔案錄入工作量，極大提升單位檔案管理的信息化水平，也極大便利了委內部人員對檔案的閱讀使用。但也存在三個方面突出問題，一是僅將檔案的文本數(shù)字化，電子印章等還需權威部門授權，數(shù)字化檔案不具備文本檔案的法律效能，僅能在委內閱讀參考，需通過智慧檔案建設，實現(xiàn)每一份文本檔案，都對應一份具有法律意義的電子檔案。二是在縱向上，由于單位和省檔案館尚未建立標準化電子移交接口，移交省檔案館的檔案主要是文本檔案，無法實現(xiàn)單位與省檔案局網(wǎng)上檔案上傳移交。三是在橫向上，由于缺乏頂層設計和協(xié)調，各單位的數(shù)字化檔案成為“信息孤島”，無法實現(xiàn)互聯(lián)互通。

當前推進智慧檔案建設，國家有支持、硬件信息已成熟、單位數(shù)字化檔案建設基礎已建立，關鍵是必須樹立系統(tǒng)思維，加強頂層設計，推進系統(tǒng)的互聯(lián)互通和相互嵌入，形成一個對全社會開發(fā)的智慧系統(tǒng)。對此，省級層面頂層設計要堅持問題導向，加快推進以下工作。

一是加快省智慧檔案館建設，建設網(wǎng)上山東檔案館，加快各單位企業(yè)與省檔案館的縱向網(wǎng)建設，出臺完善檔案移交的交接口標準，盡快實現(xiàn)單位能順暢快捷向省檔案館實現(xiàn)網(wǎng)上電子檔案移交。

二是加快頂層設計，為單位檔案的互聯(lián)互查提供制度設計，盡快實現(xiàn)讓檔案信息在網(wǎng)上多跑路，讓人民群眾少跑路。

三是加快對政務大數(shù)據(jù)大平臺、智慧城市各大網(wǎng)絡平臺的對接和標準建設，為這些平臺流暢運營提供堅強的檔案后臺保障。

四是加快對智慧檔案人才的培訓，加快對智慧檔案的宣傳，為智慧檔案的建設提供良好的環(huán)境。

全國檔案安全工作會議的召開，將檔案安全提到了一個前所未有的高度。下一期“圓桌趣談”的話題是“目前危及檔案安全的風險因素具體有哪些？如果對這些風險因素進行有效預控？”有意參與討論者，請于7月10日之前將稿件投到sddajy66@sina.com郵箱。