社會保險檔案規(guī)范化標準化管理淺析

文·陳松

社會保險檔案規(guī)范化標準化管理淺析

文·陳松

隨著社會保險事業(yè)的快速發(fā)展，覆蓋范圍不斷擴大，社會保險檔案數(shù)量急劇增加，以筆者所在的菏澤市為例，截止2016年12月底，全市各項社會保險參?？倲?shù)已達到1576.37萬人次。對于如此龐大的參保群體，如何進一步加強社會保險檔案管理，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、標準化，推動社會保險事業(yè)更加健康有序發(fā)展，以便更好地服務于社會和參保人員，已成為人社部門社會保險檔案管理人員必須面對和解決的一項現(xiàn)實課題。

為了更好地完成檔案數(shù)據(jù)化管理工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化，首先應從基礎工作抓起，只有基礎工作做扎實了，才能為社會保險檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動力。本文主要從檔案管理的基礎數(shù)據(jù)工作進行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高社會保險檔案管理工作的質量和效率。

一、檔案管理基礎工作中的具體問題分析

社會保險檔案主要是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。就當前社會保險檔案管理現(xiàn)狀而言，各地普遍存在的模式是分險種建立獨立的社保檔案，即企業(yè)養(yǎng)老保險、機關事業(yè)養(yǎng)老保險、醫(yī)療生育保險、工傷保險、失業(yè)保險幾個險種分別建立檔案，且大部分沒有錄入計算機管理。這樣就勢必造成內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多、查閱資料極為困難等弊端，再加上由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結如下：一是未建立明確統(tǒng)一的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象；二是未制定規(guī)范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標題的現(xiàn)象也是極為普遍的；三是由于沒有案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用；四是案卷中未標示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)；五是存在組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照險種組卷、有時按照時間或文種等組卷；六是卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。隨著時間的不斷延長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴重。因此，我們應逐漸加快檔案基礎工作的科學管理水平，積極探索建立統(tǒng)一集中的社會保險檔案紙質和電子檔案“雙管理”模式，對尚不具備建設條件的，可采取分步走的方式，逐年加大對社會保險檔案建設財政投入，先行建立分險種電子檔案，逐一解決上述問題。

二、找準癥結，分類施策，提升檔案管理的基礎水平

國家人力資源社會保障部和國家檔案局2009年專門制定印發(fā)了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》，文件中明確要求，社會保險業(yè)務檔案分類應當按照社會保險業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度-業(yè)務環(huán)節(jié)”或“年度-險種-業(yè)務環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。所以，提升檔案管理基礎水平，必須從基礎分類、工作程序和方法的規(guī)范化、標準化來逐步提高社會保險檔案管理水平，我們今后也應嚴格遵循科學方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理和收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

（一）開展案卷的全面普查，縮減重復無效檔案。進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標準化的首要步驟。通常由于長期未進行檔案全面清查以及對保管期限劃分不準，常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案利用的有效性，提升檔案管理工作質量和效率。

（二）實施案卷的重新組合，提升檔案利用效率。對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可能的堅持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標題不清或無標題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化重組，實現(xiàn)對檔案的科學化保管，進一步提升檔案計算機管理利用效率。

（三）修訂檔案著錄細則，提高檔案利用準確度。為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄必不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎工作，它將會直接影響到計算機信息和數(shù)據(jù)輸入的準確性，它是檔案管理重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同、各險種分立檔案，且技術要求不斷提高的情況下，各級人社部門或經(jīng)辦機構，應按照相關《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術管理要求相結合，制定出適宜本部門本單位檔案管理的著錄細則。

（四）建立統(tǒng)一分類號，保障檔案檢索查全率。建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了滿足社會各方面的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應當根據(jù)國家的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則，加強檔案分類過程中的校審力度，及時檢驗糾正檔案分類人員錯誤，統(tǒng)一檔案人員工作標準和認識，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化管理。

三、完善基礎工作措施，加快社會保險檔案管理的現(xiàn)代化建設進程

做好社會保險檔案規(guī)范化、標準化管理，計算機的數(shù)據(jù)準備工作是檔案基礎工作中一項重要工程，而對于內(nèi)容較為豐富、案卷著錄工作量較大的社會保險檔案來說，必須要建立一套完整、科學且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。

（一）建立檔案管理專業(yè)隊伍。各級社會保險經(jīng)辦機構應定期開展社會保險業(yè)務的培訓，加強工作人員的檔案管理專業(yè)技能。要求相關工作人員掌握一定的計算機技術，為實現(xiàn)社會保險檔案微機化管理打好基礎，便于檔案信息的開發(fā)與利用。指定專人從事檔案管理服務，杜絕工作人員一身多職的現(xiàn)象。檔案管理人員配有專用辦公室，提供全時不間斷服務。對檔案管理人員制定專門指標，進行年度考核。從管理人員方面做好社會保險檔案管理工作，有效推動我國的社會保險事業(yè)的快速發(fā)展。

（二）完善檔案管理制度。針對分險種多頭管理的現(xiàn)狀，相關社保部門應按照《社會保險法》建立統(tǒng)一的社會保險檔案統(tǒng)一管理機構，實現(xiàn)檔案資料的集中化管理。建立標準化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案庫保管制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理制度等，加強社會保險檔案管理工作的制度支撐。

（三）明確管理工作重點。為了充分發(fā)揮檔案的應有作用，使其為社會所用，這是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在社會保險檔案管理中推進計算機管理則應按照卷宗內(nèi)容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優(yōu)先整理。從而促進社會保險檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。

（四）實施分級次著錄整理。應結合社會保險工作實際建立起多級著錄規(guī)則，以便使檔案著錄能夠完整地反映檔案實體管理的各個級別層次。多級著錄標準必須是基于公認的理論原則，如由總到分的檔案著錄原則是尊重全宗原則的實踐結果，只有這樣才能建立起獨立的廣泛通用的檔案著錄結構和系統(tǒng)，真正實現(xiàn)社會保險檔案的規(guī)范化、標準化，以及與國家綜合檔案管理體系的無障礙融合和互聯(lián)互通。

良好的檔案管理隊伍和制度，是建設現(xiàn)代化檔案管理的基礎。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎性工作，才有建設現(xiàn)代化檔案管理的土壤，才能更好的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化，從而充分發(fā)揮社會保險檔案作用，為社會和參保人員提供更好的服務。

（作者單位：菏澤市社會勞動保險事業(yè)處）