醫院數字檔案室建設的構想

文·陳康 解學術 孫帝力

醫院數字檔案室建設的構想

文·陳康 解學術 孫帝力

隨著經濟全球化、社會信息化進程的加快，大型醫院的建設已進入了數字化時代。醫院的信息化建設，創新了醫院的工作流程，提高了工作效率，促進了醫院的全面發展[1]。醫院檔案室的數字化建設，是醫院信息化建設的重要內容，也是信息時代檔案工作的重要主題。順應信息化潮流，部分醫院開始數字化檔案室建設的嘗試，并取得顯著成果，實現了經濟效益和社會效益的雙贏，建設數字化檔案室的熱潮方興未艾。醫院數字化檔案室的建設對保存醫院檔案資源的完整性、原始性，優化醫院檔案資源的合理利用具有重要的現實意義。

一、數字化檔案室的含義

基于醫院檔案工作的現狀及對檔案工作認識的不斷加深，學者們對醫院檔案工作包含的范圍尚存在異議。一般認為，醫院檔案既包括醫院黨政行政管理檔案、醫學科研檔案、專業技術人員科技檔案、基本建設檔案、儀器設備檔案、財務檔案等，也包括醫院病歷、人事檔案[2]。

醫院檔案的數字化是將醫院在醫療活動、行政管理等各方面工作中形成的原始文字資料、聲音、圖像等檔案資料進行數字化處理，按照一定存儲方式存儲在一定的存儲載體上，運用數據庫管理系統及相應的檔案管理分析軟件等，對醫院醫療信息資源進行分析利用，不僅能夠方便醫院各級各類工作人員檢索、查詢所需檔案信息，又可為醫院管理者的決策提供一定的數據支持。

數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，運用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化處理，實現對檔案信息資源的科學、高效利用的檔案管理模式。數字檔案室建設包括對原有館藏紙質檔案的數字化和對形成中的電子文件的歸檔與保存兩個重要方面。[3]

二、醫院建設數字檔案室的必要性

（一）可以順應醫院信息化發展，提高醫院管理水平和效率

醫院醫療和管理工作中產生的醫療活動信息、醫院經營管理信息、社會保障信息、醫療糾紛信息等都是醫院重要的檔案資源，既為醫院的教學、科研、管理等提供基礎性信息源，也是反映醫院管理水平、醫療質量高低的重要依據。隨著醫院醫療管理水平的不斷提高、醫學信息技術的快速發展，醫院信息化進程不斷推進，醫院檔案數字化是醫院信息化的重要內容，加強醫院數字化檔案室的建設既是順應醫院信息化的發展的需要，也是提高醫院管理水平和效率的客觀需要。

（二）可以保護醫院檔案原始性、完整性，便于管理和利用

醫院各項活動產生的檔案信息量龐大，存儲方式多樣，載體形式不一。加強醫院數字檔案室建設，可以有效地將各類檔案信息分類、分檔，實現檔案的數字化和網絡化，使得檔案管理突破原有的時間和空間限制，能夠有效地保證工作人員對檔案立卷、編碼、保存的準確性和完整性，從而有利于保證檔案的原始性和完整性。另一方面，數字檔案室的建設使得各類檔案的存儲更加統一規范。統一的信息存儲格式和展現形式，將很大程度上方便醫院各級各類工作人員在權限范圍內方便、快捷地查閱相關檔案信息，滿足不同層次人群的查詢、使用需求。同時，也為醫院檔案信息資源的開發、利用提供了條件。

（三）有利于醫院檔案信息資源的挖掘、利用、共享，促進醫院的長遠發展

醫院數字檔案室建設，可以有效地提高檔案信息的檢索效率、利用水平，有利于檔案信息資源的進一步開發、利用，為醫院領導的各類決策提供一定的參考依據。數字檔案室使得檔案存儲更加統一、科學、規范，從長遠來看，節約了醫院的成本，有利于醫院檔案信息資源的挖掘與利用，必將促進醫院的長遠發展。

三、構建醫院數字檔案室的基本思路

（一）立足醫院實際，制定計劃，分階段、分層次、分步驟推進

醫院數字檔案室建設，首先應該立足于醫院實際，進行科學、合理的調研。院領導及工作人員應該轉變觀念、創新理念，提高對醫院數字檔案室建設的重視，從戰略高度對本院數字檔案室的建設進行統籌安排、合理布局，制定一定的工作計劃，分階段、分層次、分步驟推進醫院數字檔案室的建設。

（二）優化、整合財力和人力資源的投入

醫院數字化建設是一項投資大、見效慢的工程，需要財力和人力資源的支撐。一方面，醫院應該設立數字檔案室建設的專項基金，將醫院數字檔案室建設納入醫院發展建設的發展規劃，制定符合本醫院實際的建設資金投入計劃，并保證資金投入的連續性和穩定性，為醫院數字檔案室軟、硬件建設提供強大的財力支持。另一方面，應建設一支數字檔案室建設的專門人才隊伍，大力培養具備醫學、檔案及計算機技術理論知識的復合型技能人才，并通過優化醫院檔案工作人員的人才等級結構、制定科學合理的考核標準、提供一定的人才晉升渠道等方式穩定專業人才隊伍。另外，要對本院負責數字檔案室的相關工作人員進行再教育，加強其自身學習，促進其自身工作理念的更新、工作能力的提升，為醫院數字檔案室的建設與長遠發展做出更大的貢獻。

（三）建立醫院檔案信息資源庫，加強檔案信息資源的建設和利用

醫院數字檔案室的建設不可能一蹴而就，在數字檔案室建設過程中，醫院各科室向檔案室移交檔案時，首先應逐步做到檔案信息的數字化處理，實現檔案的管理內容向數字化轉變。

加強檔案信息資源的建設，有計劃、有步驟地進行檔案數據庫建設。根據醫院各科室利用目的和內容的不同，構建檔案基本目錄數據庫和各類專題檔案目錄數據庫。根據醫院各類檔案的基本情況，通過著錄、標引，將各門類檔案文書部分的分類號、檔號、形成時間、主題詞等基本信息錄入檔案管理系統，建立檔案室基本目錄數據庫。對于課題立項申請、計劃任務書、合同、評審報告等學術活動的科技檔案，有針對性地設立不同專題，逐步設立專題檔案目錄數據庫[4]。

檔案數字化建設的最終目的是實現對檔案信息資源的合理配置和科學利用，建設醫院數字檔案室的同時，應不斷提高其應用水平，深化檔案信息資源應用的層次，不斷挖掘檔案信息資源的潛在應用價值，最終使檔案信息資源真正滿足社會各方的信息利用需求。

（四）完善數字化檔案信息安全機制，實現跨越式發展

建設醫院數字檔案室的過程中，應做好檔案信息系統和數據庫安全維護工作。一方面，檔案工作人員應采取多種安全技術措施，做好數據庫備份、安全防護等工作，確保檔案信息系統的穩定性及醫療信息資源的安全性，防止數據丟失和泄露。另一方面，醫務人員應養成良好的職業道德和責任心，提高對數字化檔案安全性的認識，秉承嚴謹的工作作風，自覺做好醫院檔案的保密工作。

總之，醫院數字檔案室建設是醫院信息化發展的必然要求。在信息化、網絡化迅速發展的當今，醫院數字檔案室有著良好的發展和利用空間，其建設與發展既要堅持科學性、實用性，又要兼顧先進性和前瞻性。任何事物的發展都不是一帆風順的，醫院數字檔案室建設任重而道遠。

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[1]高曉越，肖曉旦.電子病歷在醫院信息化建設中的應用及存在的問題[J].醫學信息，2011，24（7）:4455-4457.

[2]楊艷麗.電子病歷系統環境下的醫院數字檔案室建設[J].蘭臺世界，2014，（2）:130-131.

[3]薛娜.淺談醫院數字檔案室建設及其優越性[J].醫學信息，2015，28（8）:254.

[4]楊巖.加快醫院綜合檔案室數字化建設步伐[J].蘭臺世界，2008，（2）:24.

（作者單位：山東省千佛山醫院）