管理學視域下的高校人物檔案管理與服務

文·劉忠華

管理學視域下的高校人物檔案管理與服務

文·劉忠華

隨著各高校檔案館信息化與數字化進程的加快，各高校逐漸將人物檔案的管理納入視野范圍之內。高校的“人物檔案”是指人物在高校長期教學、科研工作中形成的、具有保存、利用價值的、不同載體的各種文字、聲像材料和實物。包含創作手稿、演講稿、文章、報告、回憶錄、傳記、書畫、日記、著作、證書、信函、作品、藏品、照片、音頻資料等內容，具有私人屬性明顯、形成時間長、檔案價值大等特點。目前，為高校優秀人才建立人物檔案，充分開發人物檔案信息資源，激發其他教師和學生的學術熱情、傳承和發揚科學文化成果，維護學校和個人的學術歷史地位，已經成為諸高校檔案館建立人物檔案的共同訴求。

一、高校人物檔案管理中的問題及原因分析

（一）人物檔案資料的征集比較困難

“巧婦難為無米之炊”，人物檔案的主要來源是“人物”（或者其親友，統稱資料所有人）手中的個人資料。一般采取“移交”“捐贈”“寄存”“征購”“復制”等收集方式。部分檔案意識比較強的資料所有人理解并能支持檔案館的工作，愿意采取不同的方式將其資料歸入檔案館，由檔案館集中管理；也有部分資料所有人對檔案館的這一舉措表示拒絕或者置之不理。

從管理學上講，資料所有人也是“理性經濟人”，行為符合“經濟人”假設的基本特征，即有獨立的經濟利益、有獨立的追求目標及采取一切可能的行為與方式追求目標。因此，“所作出的社會選擇和社會行動最原初的動力來自于人對自我利益的理性計算和理性追求”[1]。在檔案館向其征集個人資料時，自然會權衡“交”與“不交”所帶來的利益得失。他們認為，資料存放在自己手中比較安全放心，今后查找利用起來也比較方便，再加上部分資料里還可能包含相當大的經濟價值和經濟利益。將資料交到檔案館多是無償的，資料所有人看不到明顯的“利好”（包括物質上的，也包括精神上的），即便檔案館是通過“征購”的方式來收集資料，資料所有人的收益也是有限的。部分資料所有人甚至揣測此舉雖然對學校有一定利益，但更多的是相關管理者為獲得更多的政治利益而做出的一種決策。

從法律上講，人物檔案是屬于資料所有人的個人私有財產，“依法享有占有、使用、收益和處分的權利”[2]。 資料所有人不管采用何種方式將資料交給檔案館，都意味著檔案所有權不同程度的分離，要放棄部分權利和利益。再者，通常高校針對人物檔案的征集所發布的《人物檔案管理辦法》沒有強制力，更無法對不執行的行為做出處罰性措施，所有權人有權選擇不放棄資料所有權。[3]

從情感上講，人物檔案是其勞動與心血的結晶，是個人一生的寶貴財富與見證，對資料所有人來說是獨一無二、意義特殊、極其珍貴的，的確有著難以割舍的深厚情感。

（二）人物檔案管理的相關配套制度不夠完善

不少高校檔案館都制定了相關的人物檔案管理辦法，甚至不少省市的檔案館都制定了相關的法規來征集轄區范圍內的名人檔案。筆者在仔細查閱了這些相關的人物檔案的管理法規和規范后，發現雖然法規都對收集范圍、征集方式、整理和保管方式、利用、權益責任、獎懲等方面做出了規定，但都是原則性的強調，在具體實踐中可操作性不強，特別對于如何具體執行找不到正式的解釋與說明。比如“對在人物檔案工作中做出顯著成績，或者捐獻重要、珍貴檔案的，應依據《中華人民共和國檔案法》的規定給予獎勵，并頒發證書”[4]。那么，如何界定“顯著成績”？檔案的“重要”或“珍貴”的標準是什么，由誰來界定？獎勵的金額標準是多少?獎勵證書由學校來還是由檔案館來頒發？檔案所有人對事關自己切身利益的問題沒有明白透徹的了解，自然無法理解學校建立人物檔案的苦心，更不會消除疑惑與戒心來支持和配合這項工作。

（三）檔案管理的文化理念落后

事實上高校人物檔案管理存在的大多數問題，最終都可歸結為文化問題。絕大多數檔案管理者的邏輯出發點是，這是一件對學校、對“人物”個人都有利的事情，我們是替學校來收集、管理人物檔案的，因此所采取的手段也是通過行政命令——發文來進行的。他們所關心的是采取何種方式能從個人手中征集到更多的資料，采用何種方式能將資料保管好，并在需要的時候能夠快捷地提供查詢服務，人物檔案管理工作到這兒就基本完成了大半。這是一種典型的“管制型”的管理理念，強調的是“管理”。這種傳統的檔案管理文化將關注的焦點放在“物”上，注重的是檔案資料的增量變化，追求的是數量上的增加，以為有變化就是有發展。再加上外界在對高校人物檔案管理水平進行評判時，也往往將件數或者卷數，即檔案的數量或者規模，作為重要的評判標準之一，甚至是唯一的標準。在這種文化理念熏陶下，檔案所有人也養成了一種習慣于“服從管制”的理念，即使不贊同管理內容，也不會質疑這種“管制”模式的合理性。

（四）人物檔案管理的手段落后

在“信息為王”的社會環境下，建立數字化檔案館是高校檔案館的發展趨勢。然而，檔案館作為高校的一個基層組織，長期處于弱勢地位，沒有明顯的話語權，在人力、物力和財力的投入方面自然不會受到足夠的重視。檔案資料的征集需要一定的資金支持，比如暫時收集不上來的人物檔案，需要采用借出復制、拍照的辦法進行收集；對重要的人物檔案進行有償征集，或給持有人適當的物質獎勵；通過多種渠道購買與人物相關的已出版發行的部分檔案資料。此外，檔案館需要配備足夠的基本硬件設施，以確保人物檔案的存放安全合理，增加檔案所有人對檔案館的信任。大多數高校對人物檔案的管理手段比較落后，數字化過程舉步維艱。這都阻礙了人物檔案管理的健康迅速發展，也不利于檔案館向外界提供優質、全面的服務。

二、高校人物檔案管理困境的治理對策

（一）更新檔案管理理念是解決問題的根本

在我國的社會全面轉型期，政府正在由“管制型”向“服務型 ”轉變，公共管理正在取代行政管理。公共管理的核心理念是以人為本、以服務為本，強調以公眾為對象，引入競爭機制，以企業家精神重塑政府，提高政府的能力與效率，使公眾獲取更多高質量服務。[5]基于公共管理理念的高校檔案館也應該適時轉變職能與角色，強調以公眾為本和服務至上。

檔案館要以滿足公眾的檔案需求為目標，提供多種形式的檔案服務。根據公眾的思想和行為規律去激勵、引導他們為檔案館的發展做出貢獻。讓公眾理解，建立人物檔案也是檔案館為他們提供的一種服務內容，他們可以借助這個平臺激發自己，宣傳自己，實現自己。

檔案館的管理者要摒棄傳統的“官本位”思想，認清檔案館存在與發展的唯一目的就是為公眾提供服務。同時，也要調動檔案工作者的積極性，充分發揮其創造性，全面提高檔案工作者的各方面素質與提供服務的能力。

（二）公眾參與是解決人物檔案管理困境的關鍵

新公共服務理念倡導“充分重視民主、公民權和為公共利益服務”，將公眾參與引入公共權力機構的管理過程，使之真正成為滿足公眾需求的服務者。[6]高校建立人物檔案的根本目的就是服務學校、服務師生、服務社會。人物檔案的建立不僅僅是檔案館的事，而是與學校相關的每一個人共同利益的聚合。人物檔案如何建立，如何利用，檔案館提供何種服務，都應該通過廣泛的對話來吸引校內外師生員工與校友的廣泛參與，吸收部分相關人員參與到人物檔案管理的每一個環節，形成大家共同參與，共同管理的局面。

奧爾森認為，可以通過建立一種“選擇性激勵”來驅使公眾參與公共事務的管理，參加集體行動。[7]即在集體行動中區別對待積極參與和消極不參與的兩種人，獎勵積極參與者來示范誘導其他人采取相同的行為，促使公眾形成強烈的參與意識，從而促進集體行動。也就是說，可以通過獎勵積極參與人物檔案管理的那部分公眾，從而帶動其他人的參與。比如，筆者所在的學校孫長林先生，畢生致力于民間工藝美術和文化的收藏與保護，在書畫、陶瓷、民藝等領域收藏頗豐，晚年把自己畢生所藏的4646件藏品無私捐獻給了學校，其中不乏國家一級文物，其藝術價值和經濟價值難以估量。學校在接受捐贈藏品時為此舉行了盛大的儀式，宣傳贊揚了孫老的義舉，并專門成立孫長林藝術收藏館存放這些實物，供師生、學者、廣大社會人士參觀與研究。“孫長林藝術收藏館” 不僅成為學校教學和科研的重要平臺，也成為學校的文化名片。

（三）提高檔案館的服務與管理能力是解決問題的切入點

檔案館不僅要有優良、安全的資料保管環境，較高素質的工作人員，還必須要有先進的管理手段和多樣的服務內容。采用信息管理系統，整合檔案信息資源，實現人物檔案的數字化管理和網上查閱功能，構建檔案利用的平臺，建立人物檔案數據庫，通過網站展示本校名人，也是學校的對外宣傳窗口。同時，還要加強與其他相關部門的配合，大力進行網絡資源建設，全面實現人物檔案資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務。檔案工作者還要利用手中的資源，針對公眾的需求，進行深層次的開發與編研，提供深層次的文化服務。

（四）擴大檔案宣傳，增強檔案意識是解決問題的重點

社會公眾對檔案的認識需要有潛移默化的過程，對檔案意識的培養也應是循序漸進的。要通過多種渠道和宣傳載體加大檔案宣傳，向公眾宣傳人物檔案的價值，使參與檔案管理的觀念深入人心，讓他們在日常的生活、工作中生成主動保管檔案、移交檔案的意識。對捐贈檔案資料影響較大的，要舉行相應的捐贈儀式并頒發證書，以擴大社會影響。像前面所提到的孫老先生捐贈大儀式，就是一種很好的檔案宣傳方式。也正如孫長林老先生所說：“我認為，能夠以個人的力量，將散落于民間的藝術品挖掘、收集和整理出來，返還于社會，以系統的藝術載體的形式返還于現代設計藝術教育，才是藝術品最好的歸宿。”這種無私奉獻精神所體現出人格力量、學術境界、文化精神，在激勵與感召師生與社會的同時，也完美實現了自我的人生價值，即完成了馬斯洛需要層次理論所提到的自我實現的需要。

總而言之，從人物檔案的建立到實現數字化管理，是高校檔案館服務和管理水平提高的具體體現。通過人物檔案的管理，讓更多的公眾了解認識到檔案的重要性，增強檔案意識，使公眾認識到建立人物檔案是對各方都有利的大事，個人的寶貴財富只有最終交給學校，由專門的機構來管理，才是個人一生心血的最好歸宿，這也是我們進行人物檔案管理的價值追求。

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[1]趙成根.經濟人假設在公共領域的適用性論析[J]中國行政管理，2006年第12期

[2]《中華人民共和國民法通則》第71條

[3]楊立人.檔案所有權的保護與限制[J]檔案學通訊，2007（3）.

[4]《山東工藝美術學院人物檔案管理辦法》

[5]陳慶云.公共管理基本模式初探[J].中國行政管理，2000（8）.

[6]珍妮特·V·登哈特，羅伯特·B·登哈特.《新公共服務:服務，而不是掌舵》[M].丁煌，譯.北京:中國人民大學出版社， 2004.

[7]奧爾森（美）.《集體行動的邏輯》[M].陳郁，譯.上海：上海人民出版社，1995.

（作者單位：山東工藝美術學院）