提高檔案管理水平的若干策略研究

徐鳳華吉林省白城市糧食局

提高檔案管理水平的若干策略研究

徐鳳華
吉林省白城市糧食局

檔案是記錄信息的主要方式，是在任何時期都具有記錄作用的重要方式。檔案的管理水平不僅影響著個人的信息記錄，也影響著國家重要信息的保存與傳承。處于轉(zhuǎn)型期的中國，政治、經(jīng)濟、社會結(jié)構(gòu)都在發(fā)生著巨大的變革，充分發(fā)揮檔案的作用顯得尤為重要。近年來，云技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，為檔案管理方式與手段的信息化與電子化提供了技術(shù)保障，因此，加快檔案管理改革，提高檔案管理的水平成為現(xiàn)如今最為重要的工作。

檔案；檔案管理；策略；路徑選擇

一、提高科學化水平是檔案管理的時代要求

提高檔案管理的科學化水平就是規(guī)范化與法制化檔案管理方式與程序，就是利用新興的云計算技術(shù)與云儲存技術(shù)來現(xiàn)代化與電子化檔案管理方式，就是要使檔案在信息管理中充分發(fā)揮作用，就是要使檔案在公共決策過程中起積極作用。

（一）提高檔案管理水平是提高國家軟實力的基本要求

文化在當前世界激烈的競爭中發(fā)揮著非常重要的作用，而檔案作為一種信息儲備方式是國家軟實力的重要組成部分，其管理水平直接影響著文化作用的發(fā)揮。檔案是一種寶貴的文化財富，是民族進化與發(fā)展的歷史見證，是實現(xiàn)文化傳播的重要前提。檔案的根本特性在于客觀性，與其他信息儲存方式相比，檔案更具權(quán)威性與真實性，檔案是一種最為客觀的記錄方式，是一種最為廣泛的信息記錄方式，是一個民族進化與發(fā)展最全面的見證，也是民族文化最集中的體現(xiàn)。檔案在文化建設(shè)方面起著無法比擬的作用，其能豐富文化底蘊、提升文化品位、拓展文化發(fā)展空間。

（二）提高檔案管理水平是信息技術(shù)發(fā)展的要求

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用使人類社會進入了信息時代，而云儲存技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也對檔案管理提出了新的要求。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與移動APP的發(fā)展，人們對信息儲存與管理提出了新的要求，而隨著電子政務(wù)與網(wǎng)絡(luò)行政審批的發(fā)展，以政務(wù)公開為前提的自動化辦公也對檔案管理的方式、檔案儲存的方式提出了新的要求。為順應(yīng)時代的潮流與發(fā)展趨勢，檔案管理必須充分應(yīng)用新興的信息技術(shù)，必須以滿足人民的需求為目標，必須提升檔案的科學化管理水平，從而充分發(fā)揮檔案在文化傳承、政務(wù)公開等方面的積極作用。

（三）提高檔案管理水平是檔案工作發(fā)展的前提

我國的檔案管理工作經(jīng)過漫長的發(fā)展與優(yōu)化，已形成具有本國特色的檔案管理體系與制度，已成為促進國家發(fā)展的重要組成部分，但就目前的檔案管理水平來看，我國的檔案管理工作還有很大發(fā)展與進步的空間，與發(fā)達國家相比還有較大差距。同時，我國檔案管理人員的總體素質(zhì)還有待提高，檔案管理人員也沒有形成具有發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展綱領(lǐng)的穩(wěn)定的管理團隊。此外，我國的檔案管理缺乏宏觀規(guī)劃，檔案管理的信息化建設(shè)也相對比較滯后，檔案管理的規(guī)章與制度也有待構(gòu)建與完善，檔案管理的責任追究與獎懲體系也有待完善。總而言之，要使我國的檔案管理工作健康、有序、科學、合理的發(fā)展就必須解決上述的問題。

二、提高檔案管理科學化水平的策略

現(xiàn)如今，要想提高檔案管理的科學化水平就必須要進行科學的定位，就必須要推動檔案管理類型的轉(zhuǎn)變，就必須要充分運用信息化手段與平臺，就必須要完善檔案管理的規(guī)章與制度。

（一）科學定位

檔案管理是一種具有公共性的社會服務(wù)工作，但就目前檔案管理的現(xiàn)狀來講，檔案管理并沒有充分發(fā)揮其所具有的特性，并沒有真正地起到社會服務(wù)的作用。很多檔案管理部門并沒有找準自身的定位，并沒有充分發(fā)揮自身的社會服務(wù)功能，并沒有積極主動的去改進檔案管理的方式，創(chuàng)新檔案管理的類型，只是一味地按照上級領(lǐng)導(dǎo)的指示，機械地將信息匯集成檔案，機械地按照要求將檔案進行保存，這在一定程度阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。同時，檔案管理部門并沒有對檔案進行合理的分類，并沒有將可以公開的檔案展示給社會大眾，而只是將檔案作為本單位內(nèi)部決策的參考依據(jù)，這就沒有充分發(fā)揮檔案的作用，這就有可能掩埋具有社會價值的檔案，這就限制了檔案的社會服務(wù)性。要使檔案管理發(fā)揮作用就必須要進行科學地定位。

（二）推動檔案管理類型的轉(zhuǎn)變

檔案管理的目標是不僅要把有價值的檔案安全的保存起來，而且要將檔案的價值充分發(fā)揮出來，因此，將“死”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎睢钡臋n案信息是現(xiàn)如今最為重要的工作。只有將檔案借助現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化為檔案信息，才能發(fā)揮其具有的社會效益，才能提升檔案管理、保存、查找的水平，才能避免社會資源的浪費，才能簡化檔案管理的工作流程。從現(xiàn)階段的檔案管理來看，我國的檔案管理部門已經(jīng)充分認識到檔案資源的價值與檔案資源的作用，已經(jīng)開始采取措施對檔案管理進行改革，已經(jīng)開始推動檔案管理由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變，這將有利于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（三）推動檔案管理手段的進化

經(jīng)過長久的發(fā)展，我國的檔案管理事業(yè)已形成具有自身特色的管理手段與方式，已能保障傳統(tǒng)檔案管理工作的運行，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式卻已無法適應(yīng)社會進步與發(fā)展的需要，要使檔案管理模式與時俱進就必須要提高我國檔案管理的科學化水平，就必須要加快檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，就必須要用電子化的方式來保存信息，就必須要建立專門的、獨立的檔案資源共享與管理平臺，就必須要充分利用云技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的共享，從而使得檔案管理人員能方便快捷地管理檔案信息，使得社會公眾能根據(jù)自身的權(quán)限來查閱相關(guān)檔案。

（四）完善相應(yīng)制度體系

一直以來，我國的檔案管理在管理體系都較為封閉，而這種封閉的管理體系使得檔案管理的效率不高，使得檔案管理的工作流程繁瑣，因此要提高檔案管理的科學化水平就必須要完善檔案管理的制度與體系。一方面，檔案管理部門要按照一定的標準建立起檔案管理的基本制度，從而能提升檔案信息的兼容性，能提升檔案信息的利用率。另一方面，檔案管理部門要按照一定的標準制定檔案管理體系，并將全社會的檔案管理納入管理體系中，以形成統(tǒng)一的檔案管理體系。

三、結(jié)語

檔案作為一種信息保留與存儲的方式，在社會發(fā)展過程中起的作用越來越重要，因此，提高檔案管理水平在現(xiàn)階段顯得尤為重要。本文中我結(jié)合自身實踐中遇到的問題，總結(jié)了現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，并在此基礎(chǔ)上為提高檔案管理的科學化水平提出了發(fā)展策略，希望能引起學術(shù)界的注意，希望能對我國的檔案管理工作有所幫助。

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