陳霞廣東醫科大學

學校檔案網絡信息化發展及推進途徑分析

陳霞
廣東醫科大學

因為科技技術的飛速發展，使計算機技術深入到到我國各個行業中，當然教育行業也不例外，信息化建設對于學校的檔案管理工作帶來了新的機遇，因此本文主要針對于學校檔案網絡信息化發展及推進途徑為切入點進行分析，結合當下學校檔案管理信息化發展現狀為主要依據，從改變檔案管理的服務理念、加大檔案管理信息化投入、對檔案管理人員進行繼續教育培訓這三方面進行深入探索與研究，主要目的在于加大學校檔案管理，從而推動學校全面發展。

高校；檔案管理；信息化

引言

隨著我國計算機技術的迅猛發展，信息化建設在我國各個行業中的應用越來越廣泛，各個行業都在陸續開展計算機辦公，教育行業也不例外，利用計算機對學校中的檔案進行管理與劃分，對科研成果進行歸類總結，大力推動了數字化數據庫的構建速度，為檔案管理工作提供高標準、高規范的服務水平，從而確保學校的檔案管理工作有效進行。

一、高校檔案管理信息化發展現狀

（一）學校檔案管理制度的監控力度較差

在學校中會有諸多部門，各個部門的職能以及運轉的空間都是比較廣泛的，檔案管理部門的設立是不受外在因素影響的，是由學校領導直接任命與委派的。學校對檔案工作及檔案信息化工作未給予高度重視，認為檔案管理工作只是紙質的檔案管理轉變為一種新型的表現形式，即電子檔案，因此在信息管理的設備與硬件的投資力度比較小、建設規范不健全以及檔案管理人員的素質比較低，使學校的檔案管理工作無法得到有效推動。

（二）檔案管理人才的缺失

學校中的檔案資料無論是在數量上，還是質量上都是十分豐富的，因為檔案信息的管理工作量度較大，檔案資料的重要性與文化性極為顯著，致使檔案管理人員需要具備一定專業知識以及綜合素養，才能做好學校檔案管理工作。而當前學校普遍存在的現象就是將大量的人力、物力、財力都投入到了教學中，諸多學校中的檔案管理者都是兼職人員，甚至并非是專業人員，在對檔案調研、分類、編排等方面的工作未達到有關標準，對一些新型的設備或是軟件不能進行有效利用，導致學校的檔案管理工作存在的價值不能有效發揮。

（三）檔案資源共享程度有待提高

在學校中進行檔案管理工作時，由于建設規范的欠缺，致使檔案信息化管理沒有一個嚴格的制度為依據，不同學校中的檔案管理系統是有所不同的，其建設標準的不同性造成學校的檔案管理工作互不相容，各個學校不能及時的掌握其他學校的檔案管理工作，從而造成學校檔案管理部門出現孤島效應，使檔案管理結構被不斷重復使用，硬件與軟件不能進行合理互通，使科研成果的共享性得不到充分發揮，從而影響學校檔案信息化建設。

二、推進高校檔案管理信息化發展的推進途徑

（一）轉換檔案管理的服務理念

由于我國社會的逐步發展，致使革新的速度日益提升，教育事業也呈現出了發展的新景象，檔案信息化的優勢日益顯著，社會公眾對信息資源的需求量與日俱增。檔案資源不再是政治部門的附屬品，而是社會公眾的共同財富。學校內的檔案資源具有獨特的條件，使學校內的師生與檔案管理者對檔案管理的服務理念與服務方式提出新要求，提出知識管理理念，可以在根源上解決學校因為信息發展所帶來的挑戰，在學校的終極目標上實現知識的創新與分享，從而使學校中的檔案管理效應充分發揮出。在對學校的檔案信息化建設時，需要對檔案的服務理念進行轉換，只有在根源上解決問題，才會提高檔案管理信息化發展的進程。

（二）加強檔案管理信息化建設

構建檔案管理信息化建設，首先需要把工作的重心放在軟件與硬件這兩點建設上，它們是決定檔案信息化建設的直接因素，所謂將軍難打無兵之仗，硬件設備的配置是不可或缺的因素，它主要是基于檔案管理信息化資源所構建的網絡平臺，充分利用計算機結構的框架，來對檔案信息資料庫的接納與存儲；而軟件的存在是靈活應用計算機技術的基礎，充分結合職業要求以及檔案專業技術等，來對其進行科學規范的編程與操作，這兩點的重視程度會關系到檔案信息管理工作開展的效率，是改變傳統的檔案管理的新模式，也是增加檔案開發程度的突破口，而在此時，是需要一定資金來對設備進行維護與修復的，有多媒體的有效配合，可以使檔案信息化管理的價值得到深入保障，從而防止學校中的檔案信息化管理與社會群眾對檔案工作的需求相違，從而影響學校檔案事業的發展。

（三）對檔案管理人員進行教育培訓

對于學校中的檔案管理者的綜合素質不高以及專業技能差的情況，需要加大對檔案信息化建設管理人員的培訓力度，同時還要增加其福利待遇，通過誘人的待遇來留住一些檔案信息化建設管理人才，以此來激發他們的工作熱情。加大培訓力度是為了提升檔案管理人員相關工作技能，比如督促工作人員熟練掌握計算機來對檔案資料進行編輯、檢索，通過檔案管內的文獻與資源來對自身文化進行豐富，從而加強自身知識儲備量，可以與檔案方面優秀人員開展學術交流，對檔案信息化建設進行專題探討，分析當前檔案管理的新動態，以此來提高管理人員學習的主動性與積極性，提升檔案管理人員對未來地憧憬以及當前的緊迫感，來督促檔案信息化建設人員不斷加強自身素質，從而提高工作效率。在對學校中的檔案管理信息化建設中，要保障管理人員的管理水平，才會切實提高檔案管理工作的質量

結束語

綜上所述，學校檔案網絡信息化發展對于我國教育事業發展具有至關重要的作用，因為當前科技的發展，使信息化成為了社會當下發展的主要依據，而在學校中實行檔案信息化建設，是確保學校得到長足發展的基礎。檔案信息化管理的發展是當前教育行業發展的必然趨勢，它具有流動性強、方便且快捷的特點，是提高學校檔案信息規范化的關鍵，切實開展檔案信息化建設，從而確保學校檔案網絡信息化發展。

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