大數據時代背景下的檔案管理探討

張 端

南陽醫學高等專科學校

大數據時代背景下的檔案管理探討

張 端

南陽醫學高等專科學校

結合工作實踐情況，快速有效地管理日常復雜的大數據檔案工作，是行政管理檔案工作的關鍵所在。在檔案學領域中，要對眾多的大數據檔案管理信息進行相關的計算機登錄，并進行檢索、查詢、關鍵詞檢索、導入導出數據表格操作等現代信息化檔案數據管理的大規模處理及應用，都是構成大數據時代下檔案管理工作的基礎保障及操作過程內容。由于所涉及的檔案管理業務面廣，因此需要采取高效合理的應用措施，才能完善當今時代的信息化檔案管理工作。大數據時代的契機下，結合自身的工作經驗加強對檔案管理的創新工作目前眾多檔案管理人員亟需合理解決的問題。通過探討對大數據時代背景下的檔案管理工作進行系統的分析，檔案管理是行政管理非常重要的關鍵工作，關乎到民生信息統計的數據保障，如何做好檔案管理工作是我國信息化建設發展的人員基礎保障。

大數據；時代背景；檔案管理；探討研究

一、針對大數據背景分析檔案管理的現狀

大數據因其名稱可想而知，就是檔案管理數據多、規模類型多的大數據信息處理過程。需要將傳統檔案管理模式摒棄，并在原有的工作經驗基礎上，引進檔案管理專業的集成軟件進行大數據的分析探討如何獲取、存儲歸類、運用管理檔案數據的集成信息化管理工作。結合大數據的多元化規模數據大、運轉數據形式快捷多樣、數據安全系數高的特點，分析闡述一下當前個別檔案管理工作存在的不足之處。

二、檔案管理大數據存儲安全性能不高

對于行政管理領域范圍內，人事管理的數據相對于其它檔案管理的數據比例要相對比較多，這就需要行政管理方面的領導要高度重視大數據里面的任何數據安全隱患問題。在根源中抓起，嚴格執行保密工作，尤其是對檔案管理集成軟件的安全操控。要實時監控人員信息數據的泄露和遺失的防范。派專人對檔案管理集成軟件進行安全系數的終端操作，對各部門也要指定安全可靠的人選進行二級客戶端的錄入維護，還要定期對系統數據依照個人信息原件為依據進行及時導入及回溯信息的更新，進而使大數據時代背景下的檔案管理數據具有真實前瞻性。行政管理給予大數據時代檔案管理形式提出一些新的數據信息內容，主要通過編輯文檔、圖片、音頻等信息方式進行即時檔案的記錄和存儲工作，這些相關的數據都是在保證收集紙質版的基礎上，進行周密的電子版錄入管理，一般常規來說，這些工作都是行政管理部門進行統一登錄，但是由于各部門的信息由專人管理并如實掌握，所以這項基礎的大量數據工作還是由基層部門進行收取原件核對之后，收取復印件一式兩份進行存檔，一份本部門保存，另一份上交人事管理部門進行大數據集合管理。各個部門錄入完畢再統一以部門為單位上交或上傳人事部門的檔案管理機構，主要上交三種相關的文件。首先是以原件為依托的復印件進行佐證材料證明；其次是上交人事部門紙質版相關人員信息統計表；再次是依據復印件及紙質版人員信息數據表進行的電子版數據錄入文件；最后，人事部門的終端管理員將各部門的電子版信息全部導入到本單位的大數據檔案管理信息庫中，集中管理全部人員的數據檔案管理工作。隨時供應人事部門及二級部門進行相關數據的查找、檢索、導出打印數據的應用功能。鑒于目前人事管理部門還沒有完全掌握檔案集成管理系統軟件，還有很多工作中需要邊實踐邊研發創新的數據模塊開發功能，這就需要人事管理部門進行高度的重視并引領各部門盡快步入和掌握信息化整合的大數據檔案管理模式。

三、檔案信息的存儲效率滿、檢索查詢業務不熟

目前各部門掌握人事管理數據的人員都是老同志，很多先進的計算機操作技術掌握的稍微慢一些，這就嚴重阻礙了客戶端的數據錄入工作，錄入的速度和質量不是很高，往往由于年紀大而看不清信息的準確數字內容而馬虎的錄入完畢，錄入的速度也不是很塊，導致了錄入數據的拖延遲后。在分析了大數據檔案處理方式的過程中，往往在客戶端的基礎工作中最容易出現工作誤差的機率，這就需要人事部門及相關的部門對精選人員進行合理的調整，把計算機操作的工作分配給具有計算機專業的年輕人進行提速認真的微機錄入，將認真的老同志合理地安排在更適合的工作位置上，從人的角度直接就提升了信息化管理檔案工作的內涵建設，從人改變工作形式及態度，發揮各自的優點進行科學合理地分配人員的工作內容，讓適合在人的基礎上發揮高效的工作效率。因此，要快速提高大數據時代檔案管理人員的業務水平素質，以便在現代化檔案管理工作中能夠熟練掌握信息多樣化和形式復雜化的大數據檔案管理操作。以往傳統的檔案管理人員只需要懂得檔案管理的基本操作就可以了，基本上是以原始的手寫登記編目進行檔案管理工作。但是今天，這樣落后的檔案管理工作已經無法跟得上時代的腳步，在現時代下要求檔案管理人員要掌握網絡及計算機技術，另外還要重點掌握檔案管理集成管理軟件的熟練操作及應用，對檔案資料的錄入檢索、分類匯總、關鍵詞查詢等相關軟件的運用處理數據的操作步驟，都是大數據時代下檔案管理工作人員必須兼備的檔案管理專業技術及業務素質的技能水平。

四、提升檔案管理專業人員專業技術能力

面對目前眾多的檔案管理工作人員的專業技術水平能力提升問題，一般采取的方式是集中進行業務培訓、專業繼續教育培訓、定期派選人員到同仁單位進行專業技術提高培訓。通過各種不同的專業技術培訓，從全方位角度方面進行系統的檔案學專業技術提升培訓鍛煉。可以由檔案管理集成軟件供應公司進行技術人員培訓工作，從實際工作中培訓最關鍵的實質問題，直接切入到工作細微需要解決處理的問題，從操作步驟到使用流程進行系統化的專業培訓及講解練習。運用所學的專業技術技能進行實質的運行操作，針對工作實踐中不能解決的系統問題，可以直接通過網絡練習軟件開發公司技術維護人員，進行即時的操作疑問解惑排查實踐，將不會不懂得軟件內在未能使用的部分進行標記，以方便隨時學習掌握軟件不熟的操作技能練習，在段時間內盡快掌握檔案管理的信息化管理檔案工作的完成質量和速度。進而提高了大數據檔案管理工作的新理念流程的工作效率。

五、結語

在21世紀網絡處理大數據的優勢下，高效利用現代信息化檔案管理集成管理軟件，進而不斷促進新型檔案管理工作的迅速發展，采取科學合理有效的措施，從而提升大數據檔案管理工作的完善及突破創新。

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案, 2013（06）:48-50.

[2]錢小英.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].信息技術與信息化,2014（10）:117-119.

[3]荊巍.大數據時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育旬刊,2015（9）:12-13.