對高校教學單位檔案管理的思考

季軒

摘 要：運用文獻資料分析等方法，對高校教學單位檔案管理工作進行整體分析，從高校教學單位檔案管理的組成部分出發，逐個強化每個組成部分，以及協調各組成部分之間的關系，使高校教學單位檔案管理工作得到整體優化。

關鍵詞：教學；檔案；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.01.244

0 引言

2008年8月，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，并從9月1日開始實施。《高等學校檔案管理辦法》從七章43條提出了普通高校在檔案管理方面的具體要求，對高校檔案管理的具有指導意義，而且有些規定非常具體，可以說，該辦法對各高校檔案管理的質與量都作出了明確要求。本文在學習該辦法的基礎上，結合高校教學單位檔案管理存在的實際問題，展開對高校教學單位檔案管理涉及內容的思考。

1 高校教學單位檔案管理的組成

高校教學單位，是對學校教學工作進行組織領導和管理的機構或部門，是高校工作的重要部門。教學由學生的學和教師的教組成，高校教學單位的工作也主要包括兩大方面：學生的教育和教師的管理。高校教學單位由此也產生了很多文件需要歸檔管理。涉及到學生的文件材料歸檔為學生類，涉及教師的文件材料歸檔為黨群類、教學類和科研類。

第一，學生類，學生的檔案建設也就是我們常聽到的成長記錄袋。大學生在校期間，每年都在記錄的內容主要有：黨團組織檔案、學習成績、體質健康測試登記卡、獎懲記錄等，這些記錄每年都有新的內容加入，在畢業那年分類統一制作在各個表格中，電子版和紙質版都可以查詢到，需要注意的是，學生每年都要關注一下，自己在這一年中獲得的新內容有沒有加入成長記錄袋。學生畢業后，學生在校期間的所有文件材料都會被裝入個人檔案中，隨后郵寄到學生簽約的工作單位。

第二，黨群類，教師的民主生活會，日常工作要與時事新聞相結合。日常工作體現在：年初制定全年工作計劃，年中組織民主生活會，年底進行工作總結。時事新聞體現在：關注國家政府的最新動態，及時傳達會議精神，倡導個人自主學習和組織大家集體學習。無論日常工作，還是時事新聞，都要做好會議記錄，收集好思想匯報和學習心得，每人一個檔案盒進行歸檔。

第三，教學類，教學是教學單位的主要工作，關系著學校、教師、學生的競爭力。原先的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）從17個方面規定了教學文件材料的歸檔。近些年高校內涵式的發展思路，要求注重自身教學建設，我們在歸檔時，不僅要將各項精品內容歸好檔，也要將日常工作的內容歸好檔，最好將一些有益的教學實踐活動錄像保存。另外，每學期學生各科目成績的統計分析，對教學質量的提升有很大幫助，不僅要歸檔，而且要反饋給教師。

第四，科研類，科研體現著教師的研究創新能力。原先的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）從五章26條規定了科研材料的歸檔。高校的科研工作非常重要，對本校的教學工作有很大促進作用，也對當地企事業單位的工作有一定的借鑒作用。現階段各高校科研管理系統非常方便，只是教師一定要將項目成果等及時錄入系統，每年年底生成電子版結果，打印紙質版后蓋章歸檔。

2 高校教學單位檔案管理的現狀

高校教學單位檔案管理始終都在進行，但總是處于“有管理卻效率不高”的尬尷地位。首先，文件材料有歸檔但分類不夠細致。無論是教師還是學生的材料都可以找到，但總是需要花費很多的時間，感覺所有的材料都混合在一起，有卻難找。其次，文件材料有人管理卻沒有專人負責。由于人員緊缺，很多工作都是由一個人雙肩挑，尤其是檔案管理工作，從來沒有被放到重要位置，很多部門都是由辦公室工作人員兼職。第三，文件材料歸檔逐步數字化但進度緩慢。現在計算機技術的廣泛使用為文件材料的歸檔與管理提供了很多的方便，但現在高校由于投入較少、檔案管理人員不專業、管理方式本身落后等原因造成檔案管理的數字化進程緩慢。第四，文件材料雖有歸檔但利用率不高。高校教學單位的很多工作只是總結出了結果，但很少有反饋，文件材料歸檔整理后的價值無形中被降低了。

3 高校教學單位檔案管理的協調

高校教學單位檔案管理組成部分的協調工作主要體現著整個管理的理念、工作方法和結果，也就是說，要將目標與過程相結合。高校教學單位檔案管理的理念：服務。各類組成部分的管理必須樹立服務的理念，存檔的目的就是為了指導該部門更好地實施工作，優勢積極倡導，劣勢及時規避，查漏補缺，提升工作效率。同時，正因為各組成部分都以服務為理念，才能使各組成部分之間順利銜接，涉及到交叉內容時，可以互通有無，涉及到整體內容時，將各組成部分內容收集到一起。高校教學單位檔案管理的工作方法：考核與評估相結合。針對檔案管理人員隊伍整體素質偏低，結構不合理等問題，我們每年對檔案管理人員進行考核，運用專業檔案管理的標準考核每位檔案管理人員，使檔案管理人員逐步達到標準要求。檔案管理人員能不能將檔案管理各組成部分之間的關系協調好，是考核的主要內容之一。評估針對能否將高校教學單位檔案管理各組成部分建設好、協調好。具體而言，涉及檔案管理人員結構、管理模式等。人員結構最好在年齡、職稱、專業等方面合理化。管理模式雖說每個組成部分涉及的內容不一樣，但有些相通的內容還是可以運用相同的管理方式。管理的結果，可以看各組成部分能否很好地協調發展，也可以用管理績效來衡量。管理績效體現在新內容是否及時入檔，檔案的利用率，檔案的恢復等方面。

4 高校教學單位檔案管理的發展

高校教學單位的檔案管理歸檔內容較多，不可能由一個部門或者一個人來完成，這便涉及各個部門之間的協調，最終是各個部門中做這項工作的檔案管理人員之間的溝通與交流。在一些人數較少的教學單位，一個人負責多類歸檔任務，減少了很多交流的過程，提高了歸檔的效率。針對這些現象，我們提出高校教學單位檔案管理發展應注意的一些問題。

第一，領導要重視檔案管理工作。檔案工作是一項專業性很強的工作，但由于領導不夠重視，常常安排一些沒有經過培訓的人員進行歸檔等工作，等到要用這些檔案的時候，反復尋找浪費了很多時間。有些人只圖自己使用方便，用完便丟到一邊，沒有養成資料存檔習慣，造成資料不完整或部分重要文件缺失。這些都是檔案意識不強造成的，往往使檔案工作無法有效統一管理。領導一定要強調檔案工作的重要性，不僅要挑選合適的檔案管理人員，而且還要給職工灌輸資料歸檔的重要性。領導要重視檔案管理工作，尤其現階段很多歸檔的內容都是紙質版和電子版兩份，一定要安排一些熟悉電腦、工作認真的人員進行管理。

第二，檔案管理人員要適時培訓。隨著信息技術在檔案學領域的應用，檔案管理人員的知識更新非常重要，在學習檔案管理基本知識的基礎上，還應主動學習和掌握計算機、網絡、辦公自動化、數字檔案館建設等知識，不斷吸收新的知識，全面提高自身素質，以適應高校檔案工作。每個部門由于檔案類別多，而檔案管理人員少，因此要盡快加強兼職檔案隊伍建設。兼職檔案人員由于流動性很大，工作責任目標不明確，存在應付工作等思想，有時候會造成資料的收集難、保管難、整理難、歸檔難。因此，要想搞好高校檔案管理工作，應進一步完善崗位責任制，引入競爭激勵機制，使檔案管理人員和兼職檔案人員配合發展成為一支工作效率高的隊伍。

第三，檔案管理工作要制度化。各教學單位應根據本部門實際情況，建立科學的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循。健全檔案管理人員崗位責任制，由分管教學的院長負責，挑選專人做好本部門檔案的管理工作。同時，學校檔案部門要對各教學單位對口部門進行定期檢查、驗收、評比、反饋、總結。目前各高校雖然有相對完善的檔案管理制度，但實際落實效果卻一般，還是要結合《高等學校檔案管理辦法》制定考核細則，把檔案管理的各項工作納入人員的考核、定職、獎懲和提拔中，逐步形成各級領導重視、全體職工配合的良好局面，使檔案工作向制度化的方向發展。另外，教學單位檔案管理還要突出“服務”理念，變被動為主動，加強各個部門之間的交流與溝通，針對性提供業務指導和服務承諾，將需要的檔案提前準備好，提高檔案的利用質量和效果。尤其是電子系統類的歸檔，起初大家都不太會操作系統，檔案管理人員需要耐心講解與幫助，同時提醒職工及時維護自己的檔案內容。

在信息技術運用越來越廣泛的今天，高校檔案管理必須盡快運用信息優勢，建立起檔案資料“歸檔方便、整理簡便、調取容易”的檔案管理庫。這樣的檔案管理軟件系統的建設與發展，需要檔案管理系統電子化檔案管理內容，管理過程則變成了檔案管理人員指導下的職工對自己信息的維護。檔案管理軟件使檔案管理簡化了很多，檔案管理建設是軟件系統對檔案管理內容的電子化過程。這樣的檔案管理更強調“服務”的理念，更注重人與人之間的交流。

參考文獻：

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