辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究

吳冬冬，宋洪偉

泰山醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部，山東泰安271016

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究

吳冬冬，宋洪偉

泰山醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部，山東泰安271016

隨著科技的進(jìn)步，人們的日常生活工作產(chǎn)生了巨大的影響，高科技產(chǎn)品逐步進(jìn)入生活工作的方方面面，帶來(lái)了便利。越來(lái)越多的企業(yè)引入辦公自動(dòng)化節(jié)省人力物力，在這個(gè)背景下，醫(yī)院管理體系也在發(fā)生著變化，辦公的信息化在逐步完善，而在醫(yī)院檔案管理方面也存在著諸多問(wèn)題，該文將探討醫(yī)院檔案管理實(shí)施辦公自動(dòng)化的必要性，提出可行性意見(jiàn)。

辦公自動(dòng)化；醫(yī)院檔案管理；必要性；可行性

隨著科技的進(jìn)步，人們的日常生活工作產(chǎn)生了巨大的影響，人們的辦公模式產(chǎn)生了變化，醫(yī)院檔案管理也在慢慢朝向自動(dòng)化、信息化轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案是一項(xiàng)重要的資源，每個(gè)醫(yī)院都會(huì)有自己的檔案室，進(jìn)行各種檔案文件的保存，這些檔案文件不但記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程以及重大事件,而且存儲(chǔ)了大量的醫(yī)療科技成果,為開(kāi)展醫(yī)學(xué)科研工作提供提供豐富的資料以及數(shù)據(jù)[1]。與之相關(guān)的醫(yī)院檔案管理工作則影響著醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)，其管理水平的高低對(duì)醫(yī)院的發(fā)展也產(chǎn)生不同影響[2]。醫(yī)院檔案管理記錄的內(nèi)容對(duì)醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)、科學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有重要的參考價(jià)值，對(duì)推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分[3]。檔案管理工作隨著時(shí)代的進(jìn)步，也呈現(xiàn)出自動(dòng)化、現(xiàn)代化，大大節(jié)約了人力資源。將自動(dòng)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中是十分必要的。

1 辦公自動(dòng)化的概念及特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化主要是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備將數(shù)字信息與辦公過(guò)程相結(jié)合,完成信息的傳遞、發(fā)送、共享、儲(chǔ)存等,使信息流動(dòng)加快，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的辦公過(guò)程，精簡(jiǎn)辦公程序[4]。辦公自動(dòng)化可以提高工作效率同時(shí)也可以增加協(xié)同辦公能力，改變傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的信息處理能力，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得辦公由過(guò)去的手動(dòng)管理模式改變?yōu)閿?shù)字化、信息化管理模式。辦公自動(dòng)化的過(guò)程使信息脫離了紙質(zhì)載體，信息流動(dòng)更加方便快捷，信息存儲(chǔ)更加靈活簡(jiǎn)便。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題

2.1 缺少先進(jìn)的自動(dòng)化檔案管理制度

醫(yī)院由于其特殊性質(zhì)，使得檔案管理的工作繁重，工作量巨大，但與其他方面投入相比，醫(yī)院在檔案管理方面的投入普遍偏低。醫(yī)院進(jìn)行發(fā)展擴(kuò)大規(guī)模，就會(huì)使院內(nèi)的住院人數(shù)上升、從業(yè)人數(shù)增加，帶來(lái)的是病案、檔案的相關(guān)工作量增加，而目前醫(yī)院檔案的信息化管理制度仍處于初級(jí)階段，缺少與發(fā)展相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，無(wú)法建設(shè)醫(yī)院辦公高級(jí)自動(dòng)化的成熟檔案管理系統(tǒng),使信息流動(dòng)性受限，無(wú)法構(gòu)建高效安全的醫(yī)院檔案管理平臺(tái)，造成醫(yī)院的資源浪費(fèi)。缺乏高效先進(jìn)的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，使現(xiàn)實(shí)中檔案管理的需求得不到滿足，一方面是醫(yī)院的資金投入無(wú)法發(fā)揮實(shí)際用途，另一方面是檔案管理無(wú)法得到實(shí)際優(yōu)化，存在資源浪費(fèi)問(wèn)題。

2.2 缺乏檔案管理自動(dòng)化、信息化專業(yè)人才

檔案管理自動(dòng)化、信息化專業(yè)人才的缺乏，或者可以稱之為現(xiàn)階段檔案管理人員的自動(dòng)化、信息化辦公能力不足。辦公自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是基于計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的辦公方式，辦公自動(dòng)化技術(shù)要求存儲(chǔ)方式具有多樣化，操作過(guò)程中更為精準(zhǔn)[5]。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)還離不開(kāi)專業(yè)的檔案管理人員，辦公自動(dòng)化的目的是為了節(jié)省人力資源、便于信息的管理、流動(dòng)、共享，現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院中與檔管理自動(dòng)化相匹配的專業(yè)工作人員相對(duì)缺乏，大多數(shù)從業(yè)人員還是用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行相關(guān)操作，缺乏了現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)的操作技能，部分文檔管理工作人員在專業(yè)知識(shí)方面非常欠缺，無(wú)法勝任此項(xiàng)工作[6]。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性

隨著科技進(jìn)步，醫(yī)療體制改革，醫(yī)院面臨著發(fā)展的問(wèn)題，醫(yī)院檔案的數(shù)量規(guī)模都在日益增長(zhǎng)，檔案管理方面的工作不應(yīng)該成為醫(yī)院發(fā)展的阻礙，探尋一條自動(dòng)化、信息化管理醫(yī)院檔案的方式迫在眉睫。醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化可以有利于提升檔案管理的時(shí)效性。自動(dòng)化的檔案管理基于計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，將檔案的記錄、管理、儲(chǔ)存、查閱等與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，更加方便快捷、及時(shí)有效，使管理過(guò)程更加簡(jiǎn)潔，將紙質(zhì)檔案與電子檔案同步處理，實(shí)現(xiàn)了信息的一致性。對(duì)于檔案信息的更改完善，自動(dòng)化的檔案管理更有其優(yōu)越性；醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化可以使檔案信息保存更完整、安全。傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄、保存，一份檔案常常內(nèi)容較多，檔案頁(yè)數(shù)也比較多，如果造成頁(yè)數(shù)丟失，使檔案的完整性丟失，而自動(dòng)化、信息化的檔案管理可以避免這種損失[7]。紙質(zhì)材料的檔案存儲(chǔ)對(duì)環(huán)境要求較高，如果要達(dá)到長(zhǎng)時(shí)間的保存，需要恒定的溫度、濕度等條件，檔案的存儲(chǔ)空間也比較大，自動(dòng)化的檔案管理可以使信息脫離紙質(zhì)材料，檔案的存儲(chǔ)可以是多種形式，可以刻錄成光盤或儲(chǔ)存在硬盤等儲(chǔ)存材料中，達(dá)到長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存的目的。自動(dòng)化檔案管理模式在愈加繁重的工作中體現(xiàn)了更多的優(yōu)點(diǎn)，其優(yōu)越性是毋庸置疑的，這也是醫(yī)院管理的發(fā)展方向。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，更加新穎、更加實(shí)用、適應(yīng)性更強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)會(huì)被開(kāi)發(fā)出來(lái)，具備的功能會(huì)更強(qiáng)大，系統(tǒng)的不斷完善對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)提供技術(shù)支持。醫(yī)院引進(jìn)專業(yè)人才與自動(dòng)化辦公環(huán)境相適應(yīng)，不斷進(jìn)行人員技能培訓(xùn)，提升自身業(yè)務(wù)水平，提升計(jì)算機(jī)基本操作的能力以及普及檔案管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)提供人力資源支持[8]。醫(yī)院不斷完善相關(guān)管理制度，重視檔案管理的發(fā)展，增加資金的投入，建立起全面的規(guī)章流程，使之成為可行的操作規(guī)范，結(jié)合實(shí)際制定一系列與醫(yī)院工作密切聯(lián)系的醫(yī)院檔案管理辦法與制度,對(duì)辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)提供制度支持。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述,辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)從上而下的系統(tǒng)工程,需要改變傳統(tǒng)的管理方式,引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、管理系統(tǒng)、管理技術(shù)以及管理人才，建立完善全面的檔案管理制度，使之與醫(yī)院發(fā)展理念相適應(yīng)，才能促進(jìn)醫(yī)院及醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。

[1]邊俊士,張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥,2012,5(2)：165-166.

[2]高菲.醫(yī)院文書(shū)檔案管理納入績(jī)效考評(píng)的具體實(shí)踐與探討[J].北京檔案,2013,10(4)：34-35.

[3]孫濤,陳小琤.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)病案,2014（1）：51-53.

[4]劉清.淺談信息時(shí)代醫(yī)院圖書(shū)館如何更好地為臨床服務(wù)[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2015（10）：104-106.

[5]張惠琴,陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012,18(16)：28-29.

[6]卜照鋒,劉亞男.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016（19）：21-23.

[7]王坤.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016（24）：148-149.

[8]李理.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015（78）：174，178.

Research on Necessity and Feasibility of Hospital File Management under the Environment of Office Automation

WU Dong-dong,SONG Hong-wei
Editorial Office,Taishan Medical College,Tai’an,Shandong Province,271016 China

With the progress of technology,people’s daily life and work is enormously affected,and the gradual entering of high-tech products into all aspects of life and work brings the convenience,more and more enterprises introduces the office automation thus saving the manpower and material resources,under the background,the hospital management system also changes,and the office automation is also gradually improved,but there are many issues in the hospital file management, and the paper studies the necessity of office automation in the hospital file management and puts forwards the feasible suggestions.

Office automation;Hospital file management;Necessity;Feasibility

R197

A

1672-5654（2017）03（a）-0095-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.07.095

2016-12-03）

吳冬冬（1971.3-），男，山東泰安人，本科，助理管理員，研究方向：檔案管理。

宋洪偉（1986.6-），女，山東泰安人，博士，研究方向：中醫(yī)醫(yī)史文獻(xiàn)，E-mail：18366624456@163.com。