新時期下醫院人事檔案利用工作的探討

謝林森

連云港市第一人民醫院，江蘇連云港222000

新時期下醫院人事檔案利用工作的探討

謝林森

連云港市第一人民醫院，江蘇連云港222000

醫院之間的競爭關鍵在于人才的競爭。人事檔案作為人才個人信息的重要載體，是醫院錄用人才、評優評先、選拔人才的重要依據。如何加強醫院干部人事檔案的利用，為醫院的發展服務，越來越受到醫院管理者的重視。該文通過分析醫院人事檔案利用工作中存在的問題，提出新時期下醫院人事檔案利用工作的建議和對策。

醫院；人事檔案；利用工作

隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，公立醫院的發展迎來了前所未有的機遇和挑戰。醫院之間的競爭，其本質在于人力資源的競爭。高層次人才是提高醫療服務質量、促進衛生事業發展的重要保障。如何全面的了解并掌握醫學人才的工作情況、業務能力、學歷層次等各方面信息，做到“人盡其才、才盡其用”，成為擺在醫院決策者面前的一道重大課題。醫院人事檔案作為記載醫務人員從事診療活動中產生的各項個人經歷、德能政績、工作實踐的歷史記錄，是醫院考察干部、評優評先的不可或缺的佐證材料。干部人事檔案的利用，可以為醫院決策者提供全面的、真實的人力資源信息，對醫院人力資源的挖掘及合理配置起到重要作用。科學利用干部人事檔案，使其為醫院的發展貢獻力量，越來越受到醫院管理者的重視。

1 醫院人事檔案利用中存在的問題

1.1 檔案利用人群少、利用范圍窄

由于醫療衛生行業“醫院管理服務臨床一線”的觀念制約，加之對干部人事檔案工作的重要性認識不足，醫院的工作重心多集中在醫療診療服務之上，人事檔案的管理在醫院相對冷門，不受重視。醫務人員對干部人事檔案十大類的歸檔材料知之甚少，導致人事檔案的利用率較低。人事檔案的利用大多服務人力資源部門及其他相關職能科室，用于辦理工資審批、退休退職、晉升職稱職務等各項業務。臨床一線的醫務工作者少有的幾次利用主要集中在復印檔案中年度考核表、干部履歷表等相關材料用以申報衛生類職稱、公證個人信息等。此外，醫院檔案管理人員仍存在著“重整理、輕利用”的思想，習慣將收集到的材料歸檔成冊，束之高閣，輕視對人事檔案進一步的開發與利用。

1.2 醫院檔案基礎設施陳舊、信息化低

醫院將資金主要用于購買大型醫療設備、提高職工福利待遇、改善診療環境等方面，對于干部人事檔案的管理工作投入不夠，常使用醫院淘汰下的病房作為檔案室，條件相對簡陋，認為只要有一個地方把人事檔案放起來就可以了?；A設施相對陳舊，缺乏防護設備。同時，干部人事檔案信息化程度較低，缺乏相對成熟的檔案管理系統、網絡系統和信息化設備作為支撐，檔案的檢索、查閱依靠純手工的方式完成。目前，醫院干部人事檔案管理員年齡結構偏高，接受現代信息工具的能力相對較弱，盡管通過一系列的計算機理論知識及應用實踐的學習與培訓，但是由于缺乏專業的教育和專業技能訓練，信息化技能較低，這些都給檔案的利用工作帶來了很大的困難。

1.3 醫院干部人事檔案內容單一、陳舊

醫院作為知識密集型的單位，干部人事檔案收集歸檔的內容更應該全面、豐富，然而實際上，醫院人事檔案普遍存在歸檔材料單一、陳舊等問題，這成為制約檔案開發利用的重要因素。目前，醫院人事檔案中大多記載歷年年度考核、工資變動、職稱變化、學歷晉升、黨團信息等，千篇一律，缺少反映醫務人員個人德、能、勤、績等各方面具有個性化的材料。決策者很難從人事檔案中獲取的個人有效信息，檔案中反映不出醫務人員的技能與專長，無法對其做出準確而全面的評價，對檔案的利用人員來說，這樣的人事檔案利用價值很小。

1.4 醫院干部人事檔案人才匱乏

醫院管理干部人事檔案的從業人員大都不是檔案管理專業的科班出生，很多人事檔案管理員“半路出家”，由于對檔案事業的重要性認識不足，檔案工作在醫院被看做是適合“養老”的清閑崗位，醫院經常選派一些不能勝任臨床繁重任務的老醫生、老護士從事人事檔案簡單的收集、整理工作。不具備檔案管理所必須的專業理論素養和業務技能，在很大程度上影響醫院人事檔案的利用工作。此外，醫院干部人事檔案的管理隊伍中大多數是人力資源部門的兼職人員，有些醫院保存上千卷職工的人事檔案，卻因行政人手不足、其他工作需要等原因，不按規定配備檔案專職人員，很多檔案管理的兼職人員分身乏術，沒有太多的精力和時間投入到檔案利用工作中來。

2 醫院人事檔案利用改進工作的對策

2.1 變被動查閱為主動服務，真正發揮人事檔案的價值

醫院的發展離不開一支高水平的醫療人才隊伍，建立完善的人才評價體系，就需要綜合考察醫務人員的年齡結構、職稱職務、學歷層次、工作經歷、進修情況、臨床技能等各方面。醫院人事檔案管理部門應轉變觀念，變被動服務為主動服務。對醫院管理者，應盡可能挖掘醫務人員干部人事檔案的有效信息，幫助醫院黨委知人、選人、用人、決策、分析，為醫院提供真實、準確的歷史數據；對臨床一線的醫務人員，應充分發揮檔案真實性、有效性，通過數字化檔案室建設、加強電子文件的歸檔管理等一系列措施，為醫務人員利用人事檔案提供便利，讓人事檔案真正發揮其應有的價值。

2.2 加強人事檔案管理人員隊伍建設

醫院應重視對高水平檔案專業人才的引進和培養，優化檔案從業人員的知識、年齡和學歷結構。由于干部人事檔案的嚴謹性和重要性，檔案管理人員應具備過硬的政治素質和專業的職業能力，較強的工作責任心和甘于奉獻的精神。醫院應加強檔案人才隊伍的建設，通過建立相應的激勵機制，提高檔案管理者的工作積極性和主動性，加強業務學習與培訓，學習國家檔案行政管理部門和組織人事部門對檔案的各項文件要求，學習多媒體技術、網絡知識、掃描縮微技術、檔案學的知識體系和前沿動態等，將現代計算機、互聯網應用科學與醫院人事檔案管理工作相結合，引導管理人員提高自身的專業理論水平、強化服務技能，鼓勵提升學歷、職稱層次，為醫院人事檔案事業的發展提供重要的人才保障。

2.3 豐富干部人事檔案的歸檔內容

醫院人事檔案管理人員要把好檔案材料收集歸檔關，人力資源部門應通過不同形式、不同渠道、多方面的挖掘檔案信息資源，確保干部人事檔案的完整性。加強與其他行政相關科室的聯系，將保存在醫務處、護理部反映臨床技能、業務水平的材料、科教處反映科研能力、教學水平的材料、監察室、黨委辦公室反映醫德醫風、黨風廉政建設的材料收集整理，選擇有價值的、適合的材料歸入干部人事檔案之中，豐富歸檔內容，提高檔案利用率。

醫院干部人事檔案應包含如下內容：①個人基本情況，包括個人信息、學歷、學位、繼續教育及進修經歷、工作總結或年度考核；②專業技術人員證明材料，包括專業技術人員職稱材料、任職申請表、事業單位聘用合同、在各大醫學會任職材料；③科研材料，包括發表的論文、課題申請、立項、結題等相關材料、專利鑒定材料等；④思想政治，包括干部任免表、考察材料、醫德醫風考評材料、滿意度考評材料等；⑤其他材料，包括獲獎材料、社會保險材料等。

2.4 加大檔案管理的投入力度，完善干部人事檔案系統建設

醫院管理者應樹立“立檔為民、用檔于民”的思想，加大對醫院干部人事檔案室基礎設施、防護設備的投入力度。檔案室配備數碼相機、掃描儀、計算機、光盤刻錄機等信息化建設所必須的現代信息工具。建立人事檔案數據庫，完善干部人事檔案系統建設。檔案系統具有“一次錄入、反復利用”的功能，通過網絡技術能實現檔案信息在全醫院范圍內資源共享，醫務人員可根據自身的訪問權限自行查詢和利用一些適合公開的人事檔案材料，既節約了時間，又提高了檔案管理人員的工作效率和服務質量。同時，利用網絡技術還能減少人事檔案的裝訂、復印、掃描的頻率，對檔案的保護起到了重要的作用。

3 小結

在醫療衛生行業，尤其是大型三級甲等醫院之間，醫療管理、診療設備、醫院基礎設施和環境日趨同質化的今天，公立醫院之間的競爭歸根結底是高水平醫療人才的競爭。人事檔案作為人才信息資源的重要載體，是反映醫務人員各方面能力的主要來源，準確而豐富的人事檔案是醫院選拔人才、任用干部的重要依據。醫院干部人事檔案工作只有與時俱進，加強檔案人才管理隊伍建設，加大對人事檔案室的投入力度，加快檔案信息化建設，豐富歸檔內容，才能真正發揮人事檔案應有的價值，為醫院實現可持續發展、精細化管理貢獻力量。

[1]蔡嘯.國家機關人事檔案管理改革之我見[J].檔案學通訊, 2008（6）：81-83.

[2]張家英.人事檔案利用的困境和突破[J].檔案學研究,2012（2）：31-34.

[3]韓冬云,張敬,黃睿.淺析干部人事檔案利用服務的科學管理[J].蘭臺世界,2015（2）：114-115.

[4]劉韶青,林香青,張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創新[J].北京檔案,2010（10）：27.

Study on Hospital Personnel File Utilization Work under the New Period

XIE Lin-sen
Lianyunguang First People’s Hospital,Lianyungang,Jiangsu Province,222000 China

The key to the competiveness between hospitals is the competiveness of talents,the personnel files,as an important carrier of talent personal information,is an important basis of employing talents,appraisal and selecting talents,how to enhance the hospital personnel file utilization work for serving the hospital development arouses more and more attention of hospital managers,and the paper puts forwards the suggestions and strategies of hospital personnel file utilization work under the new period by analyzing the issues of it.

Hospital;Personnel file;Utilization work

R197.3

A

1672-5654（2017）01（b）-0007-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.02.007

2016-10-18）

謝林森（1964.3-），男，江蘇鎮江人，本科，館員，研究方向：醫院干部人事檔案管理。