基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理

陳潔

河北省衡水市哈勵(lì)遜國(guó)和平醫(yī)院院辦室，河北衡水 053000

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理

陳潔

河北省衡水市哈勵(lì)遜國(guó)和平醫(yī)院院辦室，河北衡水 053000

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建，可以讓醫(yī)院的檔案管理水平和數(shù)據(jù)信息處理能力得到有效提升。該文主要從辦公自動(dòng)化的基本概念入手，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理問題進(jìn)行了探究。

辦公自動(dòng)化環(huán)境；醫(yī)院；檔案管理

檔案管理工作是醫(yī)院服務(wù)管理工作的重要組成部分。它與醫(yī)療服務(wù)和基礎(chǔ)設(shè)施配置工作之間存在著較為密切的聯(lián)系。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也表現(xiàn)出了信息化的充分發(fā)展趨勢(shì)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院中的普及，可以讓檔案資料的使用壽命得到有效延長(zhǎng)。在對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，可以在對(duì)現(xiàn)代化的醫(yī)院發(fā)展需求進(jìn)行滿足的基礎(chǔ)上，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展提供幫助。

1 基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理的基本概念

辦公自動(dòng)化體系是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)之上的一種現(xiàn)代化辦公模式。它可以在對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行有效化的整理分析的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范[1]。在對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)整理以后，這些經(jīng)過分析整理的資料就可以在醫(yī)療事業(yè)的后續(xù)開展過程中提供一定的幫助。在對(duì)一些前沿技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用以后，醫(yī)院在檔案管理領(lǐng)域可以構(gòu)建一種自動(dòng)化的信息傳輸、共享體系，這就可以在對(duì)數(shù)據(jù)信息的流通效率進(jìn)行提升的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的精準(zhǔn)性和安全性提供一定的保障。

2 醫(yī)院檔案管理工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境下表現(xiàn)出來的新特點(diǎn)

2.1 存儲(chǔ)安全性

從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的存儲(chǔ)工作來看，空氣和溫度是對(duì)檔案的存儲(chǔ)工作有著較為重要的影響。在上述因素的影響下，紙質(zhì)檔案資料中的一些文字內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)難以辨認(rèn)的問題，一些影像資料也會(huì)表現(xiàn)出畫面質(zhì)量下降的問題。在基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理體系得到應(yīng)用以后，醫(yī)院檔案管理人員可以利用一些專用的電子芯片對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，這就可以對(duì)紙質(zhì)檔案資料和影像資料在存儲(chǔ)過程中所遇到的一些問題進(jìn)行有效解決。也可以讓醫(yī)院的檔案管理工作表現(xiàn)出方便、快捷的特點(diǎn)。

2.2 高效性

從辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，它已經(jīng)在國(guó)內(nèi)的大多數(shù)企事業(yè)單位中得到了應(yīng)用。在借助人工方式對(duì)一些紙質(zhì)材料和信息進(jìn)行收集的基礎(chǔ)上，對(duì)信息材料進(jìn)行分類歸檔，是醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理方式的主要內(nèi)容，工作量大、工作效率低是這一檔案管理模式在新時(shí)期表現(xiàn)出來的主要特點(diǎn)。醫(yī)院中設(shè)置有兒科、婦產(chǎn)科和骨科等多個(gè)科室，在各個(gè)科室的診療功能存在差異性的情況下，醫(yī)院各項(xiàng)工作開展過程中所產(chǎn)生的檔案資料也表現(xiàn)出了多樣化的特點(diǎn)。利用辦公自動(dòng)化是技術(shù)對(duì)檔案管理工作的信息化水平進(jìn)行提升，可以讓醫(yī)院的信息檢索質(zhì)量得到有效的提升，在數(shù)據(jù)信息的歸檔效率得到提升以后，醫(yī)院檔案管理工作的工作質(zhì)量也會(huì)得到有效的提升。

2.3 資源共享性

在基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理體系構(gòu)建以后，微信、QQ等聊天軟件也可以成為一種常用的電子信息傳輸工具[2]。檔案信息實(shí)時(shí)傳輸機(jī)制的構(gòu)建，可以讓醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性得到強(qiáng)化。文獻(xiàn)檢索軟件在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以讓檔案信息的檢索效率得到有效提升。這就可以在對(duì)以人為查找為主的傳統(tǒng)檢索方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的共享性特征進(jìn)行強(qiáng)化。

3 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 信息化管理制度相對(duì)缺乏

從醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，這種信息化的管理制度目前仍然處于初始階段。軟硬件設(shè)施的缺乏，會(huì)給信息化檔案管理工作的管理效率帶來一些不利的影響。在成熟的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)難以在醫(yī)院得到應(yīng)用的情況下，資源浪費(fèi)問題也會(huì)成為醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題。

3.2 自動(dòng)化辦公系統(tǒng)缺乏完善

從醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平來看，這一系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中存在著以下幾個(gè)方面的問題，①該系統(tǒng)的軟件投入相對(duì)較少；②醫(yī)院在這一領(lǐng)域的軟件技術(shù)水平相對(duì)低下；③醫(yī)院的管理負(fù)擔(dān)相對(duì)較重。從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的自身特點(diǎn)來看，開發(fā)商水平和與團(tuán)隊(duì)水平存在差異的問題，會(huì)讓一些辦公軟件在實(shí)際應(yīng)用過程中難以充分滿足辦公需求。在這一問題的影響下，子文件運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)的缺乏，也成為了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)缺乏完善的表現(xiàn)。

3.3 專業(yè)化檔案管理人員的缺乏

辦公自動(dòng)化技術(shù)與計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)方式有著較為嚴(yán)格的要求。在這一技術(shù)的應(yīng)用過程中，存儲(chǔ)方式的多樣化和操作過程的精準(zhǔn)化是相關(guān)工作人員所要遵循的重要原則[3]。從醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀來看，一些工作人員還存在著沿用傳統(tǒng)檔案管理模式的問題，還有一些工作人員存在著對(duì)專業(yè)知識(shí)缺乏了解的問題。

3.4 保密性文件存在一定的安全隱患

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，保密性文件的安全存儲(chǔ)問題已經(jīng)成為了醫(yī)院管理中的一個(gè)關(guān)鍵問題。缺乏具體形式、不具有簽名、字跡標(biāo)記，是電子文件所表現(xiàn)出來的主要特點(diǎn)。在電子文件的存儲(chǔ)機(jī)制缺乏完善的情況下，這些電子資料會(huì)表現(xiàn)出易于篡改的問題。電子病歷與患者的隱私安全之間存在著一定的聯(lián)系，因而，醫(yī)院在檔案管理工作的開展過程中需要對(duì)機(jī)密文件的存儲(chǔ)要求進(jìn)行充分滿足。

4 基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理措施

4.1 對(duì)傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

文件自身的獨(dú)立性是辦公自動(dòng)化背景下的檔案管理工作所表現(xiàn)出來的一種新特點(diǎn)。同傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，以文件為單位的管理模式可以在對(duì)文件進(jìn)行直接處理的基礎(chǔ)上完成歸檔工作。電子檔案的歸檔工作與醫(yī)院各個(gè)科室的工作之間有著較為密切的聯(lián)系?；谵k公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，離不開檔案部門與信息技部門之間的合作。因而在對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中，辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)功能需要與前端控制實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合。

4.2 對(duì)檔案管理人員的基本素養(yǎng)進(jìn)行提升

在醫(yī)院檔案管理工作的開展過程中，為了對(duì)辦公自動(dòng)化的基本要求進(jìn)行滿足，醫(yī)院管理人員也需要對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效提升。復(fù)雜性是醫(yī)院檔案管理工作所表現(xiàn)出來的主要特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，可以讓他們對(duì)檔案管理工作的重要性和規(guī)范性的認(rèn)識(shí)有所加深。對(duì)檔案管理人員的素養(yǎng)進(jìn)行提升，也可以放科學(xué)化的檔案管理體系在醫(yī)院檔案管理工作中得到充分落實(shí)。為了對(duì)檔案管理的高效化特征進(jìn)行強(qiáng)化，醫(yī)院也需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)問題進(jìn)行關(guān)注。在對(duì)檔案管理人員的基本素養(yǎng)進(jìn)行提升的過程中，醫(yī)院也可以對(duì)企業(yè)中所常用的激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行吸收借鑒，進(jìn)而在對(duì)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)上，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

4.3 對(duì)檔案信息化設(shè)備體系的建設(shè)工作進(jìn)行強(qiáng)化

信息化設(shè)備在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。對(duì)信息化管理設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充，可以為醫(yī)院檔案管理水平的提升提供一定的幫助[4]。在辦公自動(dòng)化與檔案管理一體化機(jī)制實(shí)現(xiàn)有效融合以后，醫(yī)院各個(gè)科室在日常工作中所產(chǎn)生的文件資料可以直接傳送至檔案管理系統(tǒng)之中。檔案資料的自動(dòng)識(shí)別機(jī)制可以對(duì)檔案資料遺漏的問題進(jìn)行有效避免。管理系統(tǒng)中的文件接收功能的發(fā)揮，可以讓檔案資料共享性得到提升。為了讓檔案管理工作的安全性得到提升，醫(yī)院也聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)優(yōu)化。

4.4 對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善

對(duì)于醫(yī)院而言，檔案信息涉及到了醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要信息，它是醫(yī)院發(fā)展史的重要組成部分。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，也可以讓新一代的醫(yī)護(hù)群體對(duì)醫(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)行了解，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)期以來所形成的歷史傳統(tǒng)進(jìn)行了解。這樣，在檔案管理工作的開展過程中，醫(yī)院需要借助自動(dòng)化辦公體系的推廣，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中所涉及到的權(quán)責(zé)問題進(jìn)行明確，進(jìn)而構(gòu)建一種具有統(tǒng)一化特征和標(biāo)準(zhǔn)化特征的檔案管理制度。在辦公自動(dòng)化體系在醫(yī)院檔案管理中得到完善以后，醫(yī)院既要對(duì)檔案管理工作的適時(shí)性和快捷性進(jìn)行強(qiáng)化，也需要對(duì)業(yè)務(wù)流程行業(yè)技術(shù)操作的規(guī)范性進(jìn)行強(qiáng)化。在對(duì)文件的處理工作和歸檔工作進(jìn)行完善的基礎(chǔ)上，醫(yī)院可以通過對(duì)文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的方式，對(duì)檔案管理工作的工作效率進(jìn)行保障。在檔案缺失和檔案整理錯(cuò)亂等問題出現(xiàn)以后，醫(yī)院有關(guān)部門也需要在第一時(shí)間對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理。

4.5 對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管工作進(jìn)行強(qiáng)化

精確化的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，可以為醫(yī)院檔案信息的安全維護(hù)問題提供一定的幫助。針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在的保密性文件安全隱患問題，醫(yī)院可以通過以下幾種方式的應(yīng)用，對(duì)保密性文件的安全性進(jìn)行強(qiáng)化：①對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的加密方式進(jìn)行強(qiáng)化；②通過對(duì)計(jì)算機(jī)用戶的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置的方式，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的監(jiān)管力度進(jìn)行強(qiáng)化；③在文檔受到損毀的情況下，對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。為了對(duì)惡意更改文檔的問題進(jìn)行處理，醫(yī)院檔案管理人員在對(duì)信息化檔案管理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用以后，也需要對(duì)特殊權(quán)限設(shè)置處理機(jī)制進(jìn)行應(yīng)用。

4.6 對(duì)檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

對(duì)檔案管理工作的忽視，是一些醫(yī)院在日常管理工作中表現(xiàn)出來的主要問題。這些醫(yī)院在檔案管理工作的開展過程中也并沒有對(duì)檔案管理工作的工作流程進(jìn)行規(guī)范。在這種信息化的檔案管理機(jī)制的落實(shí)過程中，醫(yī)院的檔案管理人員和醫(yī)院的部門領(lǐng)導(dǎo)都需要對(duì)自身的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)檔案管理工作的宣傳機(jī)制進(jìn)行強(qiáng)化，可以讓檔案管理意識(shí)真正在工作人員的思想中得到強(qiáng)化。對(duì)醫(yī)院檔案信息資源在科研工作、公共衛(wèi)生活動(dòng)和學(xué)術(shù)活動(dòng)中的作用進(jìn)行發(fā)揮，也可以讓醫(yī)院各部門管理人員對(duì)檔案信息的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)。

5 結(jié)論

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理機(jī)制可以讓醫(yī)院的檔案管理工作表現(xiàn)出方便快捷的特點(diǎn)。它可以為檔案資料的安全性和完整性提供一定的保障。在對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行合理應(yīng)用，是促進(jìn)檔案管理工作信息化發(fā)展的有效措施。

[1]吳其彥.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016（9）:159-161.

[2]卜照鋒,劉亞男.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016（19）:21-23.

[3]王坤.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016（24）:148-149.

[4]劉紅梅.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017（7）:150.

R7

A

1672-5654（2017）09（a）-0057-02

2017-06-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.057

陳潔（1981-），女，河北衡水人，本科，館員，主要從事檔案類工作。