機關檔案工作規范化管理應做到“九個有”

■楊文軍

機關檔案工作規范化管理應做到“九個有”

■楊文軍

檔案規范化管理既是單位內部管理需要，更是檔案工作政策標準和法律法規的要求，由此可見，檔案規范化管理是單位依法開展檔案工作的必然路徑。開展檔案規范化管理可以有效增強干部職工檔案法治意識，加強檔案基礎業務，提升單位管理水平，鍛煉檔案干部隊伍。規范化管理表現為行政管理制度化、業務建設標準化、日常管理科學化，具體來說就是要做到“九個有”

一、有健全的管理體制

1.建立健全管理機構。首先是要建立工作機構，即建立統一管理本單位檔案工作的機構，配備專門的管理人員，負責集中統一管理本單位的各種門類載體的檔案，要建立覆蓋本單位所有內設機構的檔案管理網絡。與此同時，為加強對檔案工作的領導和充分發揮檔案工作機構的作用，還應明確單位分管領導，明確由辦公室負責人兼任單位檔案工作機構的負責人。

2.全面履行法定職責。檔案部門應履行的主要職責：一是宣傳、貫徹檔案工作法律、法規和標準規范；二是落實滿足檔案工作正常開展所需要的工作經費，配備必要的設施、場所，配備適應檔案現代化管理要求的技術設備；三是制定并認真落實檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、移交、鑒定、銷毀、統計、電子文件管理、安全檢查、保密、異地異質備份、數據庫管理、災難應急處置預案、檔案人員崗位職責等管理制度，實現本單位全部檔案實行集中統一管理，保證本單位檔案妥善保管、有序存放、嚴防毀損、遺失和泄密；四是檔案工作納入本單位（或辦公室）的工作計劃，實行三同步，即同步計劃部署、同步督促檢查、同步總結考核；五是對單位內部文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作進行指導，對下屬單位的檔案管理工作進行有效的監督、檢查和指導。

二、有科學的分類方案

分類方案是保證單位檔案資源齊全完整收集和檔案科學有序管理的十分重要的指導性文件。實踐中，分類方案一般應包含檔案的門類劃分，類別設置，各類檔案的歸檔范圍和保管期限。首先，分類方案應覆蓋本單位工作活動中產生的文書、業務、會計、科技、聲像、實物等各類檔案。其次各門類檔案的類別設置要清晰，做到歸類準確、類與類之間不交叉，沒有無類可歸的情況。第三是歸檔范圍條款清晰，概括準確，表述清楚。第四是保管期限準確，嚴格按《檔案室基礎業務工作手冊》、國家檔案局8號令、《會計檔案管理辦法》等規范標準的規定準確劃定各類檔案的保管期限。圖例:

云南省xx局檔案分類、歸檔范圍及保管期限表

三、有規范的檔案資源

檔案規范化管理的重點是檔案資源的規范管理，檔案部門在收集和整理各類檔案時，必須嚴格按相關的標準和規范對檔案資源的收集、分類、整理、整理和鑒定等進行檢查。

收集環節應符合：門類齊全、應歸盡歸、不重不漏。

分類環節應符合：門類清晰、類別清楚、沒有交叉。

整理環節應符合：檔號清晰、編目規范、排列合理。

鑒定環節應符合：期限準確、嚴控銷毀、手續完備。

檔案資源的收集整理要注意避免出現歸檔不及時、歸檔范圍過寬、忽視帳外文件收集、文件材料不完整、歸類交叉、檔號不齊、編目不規范等問題。

檔案資源整理的質量可以通過“五看”來進行評價：一看是否遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系；二看是否體現以我為主，以人為本原則；三看是否做到文件準確、分類準確、鑒定準確；四看紙張、字跡、用品、編目是否規范；五看歸檔率、完整率、及時率、查全率、查準率是否符合要求。

四、有完善的檢索體系

不同的檔案檢索工具，從不同角度揭示檔案的內容，多種類的檢索工具構成了互為補充的檢索體系。檢索工具的種類和質量直接關系到檔案的查詢速度和查全率，完善的檢索體系可以滿足不同的檢索路徑需求。一般情況下，機關單位應按要求建立完善室藏各種門類全部檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，根據實際需要，建立專題目錄數據庫。與此同時，還應打印至少一套紙質的歸檔文件目錄和案卷目錄（分類目錄）、卷內目錄。目錄的制作應符合標準，著錄項目和要素要齊全完整和規范，特別是題名的擬寫一定要能夠準確揭示文件內容。

五、有快捷的利用手段

第一是檔案管理人員要熟悉室藏情況；第二是要借助現代化管理手段——檔案信息化建設來提高查詢效率。檔案信息化建設依賴計算機實現檔案的目錄檢索和全文查詢，是當今最快捷的檔案利用手段，檔案信息化一方面要求對存量檔案進行數字化，即建立室藏全部檔案的目錄數據庫和全文數據庫；另一方面要做好各類信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據、音頻、視頻等電子文件的齊全完整歸檔。在檔案信息化的工作過程和利用過程中，必須落實好安全保密措施，以確保檔案信息的絕對安全。

六、有實用的開發成果

機關檔案部門積極主動地開發檔案信息，不僅能將檔案的潛在價值變為現實，而且還能加強檔案部門與利用者之間的交往。由于客觀條件的限制，大多數機關單位的檔案管理人員很難將太多的時間和精力投入到檔案信息的開發上，但做好組織沿革、大事記、全宗介紹、專題資料、數據匯編等資料編寫是十分必要的。條件允許的情況下，可以圍繞單位的中心工作和領導者的需求進行深度的檔案信息開發，提倡有條件的單位舉辦檔案陳列展覽。

七、有精細的管理要求

在庫房管理上要做到排列有序、標識清楚、整潔衛生。

在利用管理上要做到查閱有審批、利用有登記、作用有反饋。

在安全管理上要做到出入庫有記錄、安全檢查有記錄、溫濕度有記錄、安防設施可用。

在保護管理上要做到控制溫度濕度、防止蟲霉鼠害、杜絕人為損壞。

在統計管理上要做到統計全面、數據準確、邏輯清晰、帳物相符。

統計臺賬一般應包括室藏檔案的數量及收進、移出、銷毀等檔案數量情況的統計數據。以及包括破損、褪變、搶救等檔案管理情況的統計數據。機構、人員、庫房、設備、利用等基本情況也應統計。

在移交管理上要做到按時移交、清點核對、簽字確認、手續完備。

建立全宗卷。精細化管理中形成的各種記錄和材料反映了全宗管理過程的情況和全宗內檔案的內容、數量和利用等歷史與發展變化狀況，可為檔案精細化科學管理提供必要的依據。

八、有合格的檔案用房

檔案用房實行庫房、閱覽室、辦公室三分開，既是檔案安全管理的要求，也是對管理人員健康的一項保護措施，條件限制的單位至少要做到庫房、辦公室兩分開，庫房面積一般應能夠容納本單位15年以上形成的檔案，并適當留有余地，檔案庫房的位置不宜處于建筑物的底層和頂層，要避開污染源，要避免暴曬，要具備防火、防水、防盜等安全條件，并考慮樓面承重因素。

九、有必要的設備設施

一是要有數量充足、質量優良的檔案箱柜，選用的卷盒規格及質量要符合國家標準。二是要有計算機、打印機、復印機、掃描儀、刻錄機、裝訂工具等整理和管理檔案的工具。三是要有溫濕度記錄儀、換氣扇、空調、除濕機、消毒柜等檔案管理保護設備。四是要有防盜門窗、消防設施、監控設施等安防設施。

機關檔案工作的規范化管理是一個動態的管理過程，需要在日常的管理工作中不斷強化和落實好各項規章制度和管理措施，如此，規范化管理的成果才能得到鞏固和提高，才能夠為機關的各項工作提供更加優質的服務，這也是機關檔案工作規范化管理的目的所在。

作者單位：云南省檔案局