蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

烏 云

(內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

醫(yī)院管理

蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理研究

烏 云

(內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理是衡量蒙醫(yī)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，在蒙醫(yī)醫(yī)院自身的建設(shè)和發(fā)展中有著舉足輕重的作用。蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院管理趨于規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化方向的重要標(biāo)桿，是不斷提高醫(yī)院行政管理水平的重要保障。

蒙醫(yī)醫(yī)院;文書;檔案;規(guī)范

蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理是衡量蒙醫(yī)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，在蒙醫(yī)醫(yī)院自身的建設(shè)和發(fā)展中有著舉足輕重的作用。蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院管理趨于規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化方向的重要標(biāo)桿，是不斷提高醫(yī)院行政管理水平的重要保障。因此，做好蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案規(guī)范化管理工作為醫(yī)院不斷繁榮、發(fā)展、進(jìn)步提供了有利的基礎(chǔ)。

1 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案的定義及特點(diǎn)

1.1 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案的定義。蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案是指蒙醫(yī)醫(yī)院在行政管理活動(dòng)過(guò)程中，由各種行政性公文，如醫(yī)院中長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施方案、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄、通知、通告、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、基建項(xiàng)目、圖片材料等轉(zhuǎn)化而成的文書檔案。這種檔案是在蒙醫(yī)醫(yī)院管理和組織活動(dòng)中形成并被完整保存起來(lái)的，具有不可替代的參考保存價(jià)值，是做好蒙醫(yī)醫(yī)院行政管理工作的必備工具。

1.2 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案的特點(diǎn)。蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作具有重要性、整體性、綜合性特點(diǎn)。

1.2.1 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理的重要性。文書檔案主要是做文書材料的立卷，文書檔案的收集、整理、檢索、保護(hù)、利用等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既互連互通，又相互制約，而其中的利用功能則是各個(gè)環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)都是為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好辦公室文書檔案工作，為本部門本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室重要工作職能之一。做好辦公室文書檔案規(guī)范化管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中能夠發(fā)揮作用。蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案參考價(jià)值、原始記錄性、人文性、社會(huì)性等特征充分證明了蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案的重要性特點(diǎn)。

1.2.2 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理的整體性。辦公室文書檔案應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件交辦、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。這些所有環(huán)節(jié)相輔相成，自然形成了一個(gè)整體。

1.2.3 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理的綜合性。由于辦公室文書檔案的管理工作是通過(guò)辦公室的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即檔案室進(jìn)行的，所以具有綜合性特點(diǎn)，不僅是管理了文書檔案，同時(shí)還統(tǒng)籌管理了本單位人事、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)保、后勤等各個(gè)部門的檔案，種類繁多、內(nèi)容豐富、工作復(fù)雜，體現(xiàn)了辦公室文書檔案的綜合性特點(diǎn)。

2 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件逐年增多。在1所三級(jí)甲等蒙醫(yī)醫(yī)院中，設(shè)有臨床科室、行政后勤科室、醫(yī)技輔助科室等。其中，臨床科室包括普外科、耳鼻喉科、急診科、蒙醫(yī)針推科、蒙醫(yī)血液科、蒙醫(yī)腦病科等40余個(gè)一級(jí)科室；行政后勤科室包括辦公室、黨辦、人事部、財(cái)務(wù)部、醫(yī)務(wù)部、對(duì)外聯(lián)絡(luò)部等10余個(gè)行政科室；醫(yī)技輔助科室包括檢驗(yàn)科、放射科、病理科、功能檢查科、藥劑科等。此外，隨著醫(yī)療技術(shù)迅速發(fā)展，不斷出現(xiàn)新的疾病種類如“埃博拉病毒感染”、“H7N9”等，使醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)指導(dǎo)性、規(guī)范性文件數(shù)量很多，而且更新很快。

2.2 外事接待任務(wù)文件逐年增多。蒙古國(guó)是中國(guó)的友好鄰國(guó)，中國(guó)政府一貫重視中蒙關(guān)系，把發(fā)展對(duì)蒙關(guān)系作為周邊外交的重要方向。中國(guó)在“一帶一路”戰(zhàn)略中，通過(guò)北疆的內(nèi)蒙古，與蒙古國(guó)加快絲綢之路經(jīng)濟(jì)帶同“草原之路”倡議戰(zhàn)略對(duì)接，拓展務(wù)實(shí)合作。內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院的建立與發(fā)展為蒙古國(guó)、俄羅斯等國(guó)家的病患提供醫(yī)療服務(wù)。同時(shí)，也加大了兩國(guó)之間在醫(yī)療衛(wèi)生等方面的交流、溝通與互助。內(nèi)蒙古國(guó)際蒙醫(yī)醫(yī)院也多次組織醫(yī)護(hù)人員赴蒙古國(guó)進(jìn)行義診。這就必然加增加了醫(yī)院與衛(wèi)生行政管理部門、行政公署等部門之間的文件往來(lái)。

2.3 醫(yī)、教、研業(yè)務(wù)類文件逐年增多。醫(yī)療、教學(xué)、科研是蒙醫(yī)醫(yī)院的基本職能，是醫(yī)院發(fā)展的“三駕馬車”，醫(yī)院的一切工作都圍繞臨床醫(yī)療服務(wù)進(jìn)行，醫(yī)療預(yù)防、保健服務(wù)也是醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)之一。隨著，我區(qū)人民生活水平不斷提高，對(duì)醫(yī)療服務(wù)數(shù)量及質(zhì)量的需求不斷加大，使得教學(xué)醫(yī)院的發(fā)展面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，因此關(guān)于醫(yī)療、教學(xué)、科研業(yè)務(wù)類文件的數(shù)量也越來(lái)越多。

2.4 黨務(wù)工作類文件逐年增多。黨務(wù)工作主要是宣傳貫徹黨的路線、方針、政策和國(guó)家法律法規(guī)；執(zhí)行上級(jí)黨組的決議、決定；組織黨員職工完成的各項(xiàng)工作任務(wù)；開展黨建宣傳、送溫暖等活動(dòng)。上級(jí)黨組織頒發(fā)的文件也呈逐年增多的趨勢(shì)。

3 蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案需要規(guī)范化管理

根據(jù)上述現(xiàn)狀分析，蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案更加需要規(guī)范化、科學(xué)化的管理。

3.1 規(guī)范和健全蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理制度和體制。完善辦公室文書檔案管理制度，完善檔案管理需要的軟硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)辦公室文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書檔案規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視是做好蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案管理的前提。辦公室文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要意義，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書檔案的管理工作，文書檔案管理工作施行“一把手”負(fù)責(zé)制，不斷提高對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)工作。檔案管理人員通過(guò)學(xué)習(xí)進(jìn)修，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和水平。目前，辦公室人員兼檔案室人員的現(xiàn)象普遍存在，因此，辦公室人員在加強(qiáng)文秘工作素養(yǎng)的同時(shí)，又必須具有文書檔案工作人員的專業(yè)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，才能成為一名合格的文書檔案管理工作者。

3.3 做好蒙醫(yī)醫(yī)院辦公室文書檔案信息化是做好檔案服務(wù)的有效途徑。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，只有對(duì)辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，才能快速有效地解決檔案管理中存在的問(wèn)題。檔案管理人員應(yīng)充分了解并掌握信息化技術(shù)，把電子計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到文書檔案管理工作中。還可以通過(guò)信息化技術(shù)完成辦公室文書檔案的整理、編輯、查閱者自行檢索、檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、及辦理借閱等。因此，為確保文書檔案管理有效準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)不同文件信息資料的交換共享，應(yīng)制定相關(guān)措施，規(guī)范有關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入情況出現(xiàn)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)要不斷深入研究，以便使文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。文書檔案信息化管理，具體就是要實(shí)現(xiàn)信息管理網(wǎng)絡(luò)化。這是實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化的重要途徑。在安全、科學(xué)、實(shí)用的前提下，通過(guò)建立和完善內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)管理文檔，使其資源共享空間不斷擴(kuò)大，為單位提供快速高效的信息服務(wù)。

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1006-6810(2017)07-0073-02

2017年3月15日收稿