行政單位內部控制制度存在的問題及對策

石琳

摘要：現代社會發展的越來越快，對行政單位內部的控制越來越重視，為了使內部控制的目標得以實現，行政單位應該根據本身存在的真實情況來完善內部控制制度，把跟內部控制相關人員的培訓和監管放到首位。內部控制要落實到小事和細節當中去，把每個人的責任都明確出來，這樣行政單位才能健康穩定的發展。關鍵詞：行政單位；內部控制制度；問題與對策現在的行政單位通常是權力過于集中，這樣的后果是濫用權力的現象普遍發生，為了避免這種情況的發生，行政單位必須建立起自己的一套內部控制制度并不斷完善。除了一些需要保密的信息以外，都要讓人民群眾進行真實的監督，這樣才能成為服務型的政府。一、行政單位內部控制存在的問題（一）內部控制環境薄弱在行政單位中內部控制沒有得到足夠的重視，導致這一結果的原因是沒有內部控制的意識。單位的負責人往往都不能認識到內部控制的重要地位，只是受到外部的一些推力后才會去執行。作為內部控制環境的重要組成部分，內部控制的意識必須脫離以往淡薄的情況，積極培養內部控制的意識，從而打造一個良好的控制環境。薄弱的內部控制環境會導致無法實現內部控制責任。此外影響內部控制制度的不良因素還有很多，比如不合理的組織機構設置、不健全的考核獎懲機制以及不健全的單位文化氛圍。（二）風險評估不及時在行政單位日常的管理中會存在很多風險，只有及時的將這些風險識別出來，并加以評估和分析才能避免不好的結果。但是大部分的行政單位對這些并沒有重視起來，往往沒有專門的風險識別和分析的機制，也沒有風險評估的過程，導致不能預防事故的發生。行政單位大部分的精力都放在了事故發生的過程中或者發生以后，這時候再來解決問題就會相當麻煩。（三）內部控制活動有缺陷行政單位中有好多職務是不相容的，將這些不相容的職務分離開始內部控制的主要任務，此外還要將授權審批以及資產保護的控制進行強化，根據業務活動的系統分析，找出錯誤的行為。舉個例子，把業務經辦和授權審批分開，讓二者各自行使自己的職責，不僅不會互相干擾，反而可以互相制約。反觀現實生活中的行政單位，權力和責任不能清晰的分離出來，內控制度不能在單位中有效的實施。甚至一些小規模的公司出現了缺人少人的現象，導致一個員工要身兼幾職，同時擔任會記、出納以及管理者。有些單位有自己的內控制度，但是往往因為這樣那樣的原因不能很好的實施，讓內控制度成了空架子。（四）信息系統與溝通缺失行政單位中的內部控制制度有很多因素，信息系統與溝通在其中的地位非常高，而且是不可或缺的。但是在行政單位中存在著一個嚴重的問題，就是上級與下級的溝通問題，只是單純的傳達政令，不能很好的交流管理中出現的問題，中央傳達下來的政策制度也沒有做好溝通。對于下級部門的管理情況上級部門的調查監督工作還需要強化，而下級部門向上級部門的匯報工作也存在著一定的缺陷。如果不解決這一問題，內控制度就不能正常執行。（五）監督管理部門缺乏現在的很多行政單位還是在按照以往傳統的模式和經驗對經濟業務進行管理，沒有屬于自己的一套全面的內部管理制度，總結不出一個有效果的內控標準和清晰的內控結構。導致在發生大的突發事件的時候，只能臨時的組建一支解決問題的隊伍，這樣不能從根本上把問題解決。工作中的問題都是積少成多的，不起眼的小問題多了就變成了大問題，所以內控制度的建立是非常重要的。二、行政單位內部控制的完善對策（一）健全內部控制制度行政單位的領導對于單位內部控制制度的影響非常大，因為單位領導對整個單位的經濟業務都負主要責任，在內部控制制度環境的建立過程中的主要因素是領導。單位領導的內控意識影響著整個單位的內控意識，保證了內控制度的建立和實施，單位的管理需要在內控制度的監督下進行。由此可看出，單位的管理人員的認識程度對單位內控制度的建立有著決定性的作用，單位要加大對管理者的培訓，讓管理者掌握內控的知識和技能。現在的內部控制主要遵循四個原則，分別是全面性、適應性、制衡性和重要性，在這原則之下，結合經濟活動和單位實際情況來建立內控制度。找出單位管理中的重要風險因素，針對這個因素來確定合適的內部控制制度，使單位可以發展的更快更好。明確內控制度的責任制，不同的崗位都要承擔相應的責任，不同責任的主體要分離開來，互相監督，行政單位在決策、實行以及監督上都要遵行分離的規則。對于需要進行比較大的決策的時候，要讓集體都參與進來，一起研究討論，積極請教不同領域的專家學者，這樣的政策和機制才能讓單位健康的發展。（二）健全風險評估體系的建立行政單位的管理中有很多風險，如果沒有風險管理控制制度就不能準確、全面的識別和認識這些風險。只有建立風險管理控制制度，對管理中出現的風險進行客觀、系統的評估，主要分為四個環節，即設定目標、識別風險、分析風險、應對風險。（三）加強內控執行的力度一個單位要想健康的發展，必須將權力解放，削弱領導身上的權力，讓內控制度成為主導來對單位的經營管理進行規范。內部控制制度的實行可以將單位的工作效率大大提高，讓單位的管理更科學。日常管理要把責任落實到人，把每個部門的內控控制都進行排查，找準控制的重點，把失控的因素找出來。（四）完善內部控制活動行政單位制定和實行的不同控制政策和程序稱為內部控制活動，單位要清楚重要的控制點，根據這些控制點采取相應的方法，讓內部控制可以順利的實施。方法可以總結為以下幾點：在不違背法律法規的前提下，把不同的職責和權力分配到相應的工作崗位上，把不相容的職務分離開來，相互制約；行政單位資產管理的內控制度要完善，無論是資產的增減還是資產的安全都要嚴格遵守審批控制要求，不同環節的負責人都要承擔相應的責任；行政單位各個層級的員工都有自己的權力和范圍，不能混淆，職責要非常清晰，還要建立一套事情發生后的監督制度事后監督要涉及到授權審批的各個活動，審批和責任掛鉤；要實行獎勵與懲罰并行的措施，讓發展更健康。（五）加強信息系統建設和溝通單位的信息傳達非常重要，上級與下級，同級之間都要保持良好的信息溝通，所以必須建立信息溝通制度來保證信息可以及時有效，從而保證內控制度順利實行。信息溝通制度要把單位現有的信息資源都整合起來，根據不同的內容分成幾個大的模塊，針對重要的模塊建立上下級溝通制度。上級與下級之間除了現有的信息傳遞模式，還可以通過電視電話會議的新形式來進行溝通，這樣使上下級之間對管理問題以及政策變更問題的討論更方便。此外，還要加強對互聯網的利用，不僅僅局限于傳達通知，還要對功能進行拓展，開發出更多的新功能，比如互聯網的共享功能就可以大大提高工作效率。（六）內部審計部門加強監督管理機制的建立行政單位要有專門的內部審計機構，負責對單位的日常工作進行監督檢查。比較重大的工程項目要有審計部門的監督，保證監管單位的經濟活動可以符合規定，資金的運作可以更合理、更科學。此外，內部審計部門可以對表現好的部門進行獎勵，對表現不好的部門進行懲罰，獎勵可以涉及職務晉升，懲罰則能關系到績效考評，獎懲結合可以讓員工更積極的對待自己的工作，從而讓內部控制制度的作用充分發揮出來。三、結語提升行政單位內部控制需要國家社會各個方面的共同努力。行政單位應當跟隨時代的發展，結合自身的實際情況及時總結內控制度實行過程中存在的問題，合理制定解決問題的改進方案并充分發揮其經濟效能。完善行政單位內部控制制度，以便更好地實現內部控制目標，并從日常的點滴工作著手，明確責任、關注執行的細節、嚴抓落實，讓內部控制應用于工作實處，行政單位工作效率得以提升，促進經濟社會更好的發展。參考文獻：[1]張文英.分析行政單位財務內部控制中存在的問題與措施[J].財經界（學術），2012（12）：146-147.[2]孫文.淺析行政單位內部控制存在的問題及對策[J].企業研究，2014（04）：29-30.[3]肖琳.行政單位內部控制存在的問題與對策[J].審計與理財，2014（10）：47-48.[2]韓煒.試析行政事業單位內部控制的六個關鍵控制點[J].經濟師，2012（12）：148-149.（作者單位：云南省第二女子監獄）endprint