基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實(shí)施策略

鄭麗媛

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案編研工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案館引入現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案編研工作，以文本、聲像、圖片、視頻、網(wǎng)頁等多元化的檔案編研類型為主體，以數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)為依托，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，針對檔案用戶的利用需求提供多載體、全方位和深層次的知識服務(wù)。本文探討了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案編研的特點(diǎn)、發(fā)展現(xiàn)狀和存在問題分析及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案編研的具體建議。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案編研工作的特點(diǎn)和優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案編研是指通過網(wǎng)絡(luò)為主要媒介來實(shí)現(xiàn)檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過程。與傳統(tǒng)檔案編研工作相比較，網(wǎng)絡(luò)編研不斷呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和時(shí)代特色。

1.先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)最大程度地滿足了檔案用戶需求

從傳統(tǒng)的紙質(zhì)環(huán)境到網(wǎng)絡(luò)信息平臺，從紙質(zhì)資源的實(shí)體庫房到數(shù)字信息資源的數(shù)字檔案館，從進(jìn)館借閱到網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸，新技術(shù)給檔案用戶提供了極大的便利。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境改變了檔案用戶需求的實(shí)現(xiàn)預(yù)期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展為滿足檔案用戶需求創(chuàng)造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺進(jìn)行采集、存儲、檢索、傳輸及利用，方便用戶隨時(shí)瀏覽檔案網(wǎng)站、在線查閱下載、遠(yuǎn)程咨詢服務(wù)等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展豐富了檔案信息資源開發(fā)的內(nèi)容和形式，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，減輕編研難度，提高了編研成果的質(zhì)量，激發(fā)檔案用戶的信息意識和潛在需求。

2.新技術(shù)環(huán)境對檔案編研質(zhì)量提出更高要求

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案用戶提供極大便利和滿足需求的同時(shí)，檔案用戶需求也在不斷變化，他們對信息載體、信息內(nèi)容的集成、服務(wù)形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉(zhuǎn)變，由查詢性向知識性轉(zhuǎn)變，由滯后性向及時(shí)性轉(zhuǎn)變等。新技術(shù)為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴(kuò)大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯(cuò)漏多、整理編排不當(dāng)、傳遞不及時(shí)，會(huì)被列入劣質(zhì)信息的行列而被篩除。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案編研現(xiàn)狀和問題分析

1.現(xiàn)狀分析

從當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展水平來看，檔案用戶需求并未得到很好的滿足，一是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量巨大、分散無序、動(dòng)態(tài)變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實(shí)現(xiàn)；二是檔案用戶信息利用能力的不均衡性。目前，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)取得了一些成績，通過設(shè)立專欄開展網(wǎng)絡(luò)檔案編研工作，如建立網(wǎng)上榮譽(yù)資源庫、規(guī)章制度庫、培訓(xùn)資源庫等。應(yīng)用綜合管理信息平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的集成管理，通過一站式檢索、跨庫檢索等方式實(shí)現(xiàn)智能化應(yīng)用。在檔案編研類型上有所突破，呈現(xiàn)多元化趨勢，如將企業(yè)工程項(xiàng)目情況、先進(jìn)事跡、重大創(chuàng)新活動(dòng)等為素材的企業(yè)宣傳視頻檔案傳到網(wǎng)上，提高了信息傳播的生動(dòng)性和形象性，使編研成果更具有吸引力。

2.存在的問題

首先，網(wǎng)絡(luò)檔案編研的數(shù)量和質(zhì)量還不能完全滿足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)有待進(jìn)一步提高，編研形式較單一，不能最大地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網(wǎng)絡(luò)的互動(dòng)性，檔案用戶的需求未能得到充分實(shí)現(xiàn)。因此，是否滿足利用者的需求是檔案編研工作績效評定的重要標(biāo)準(zhǔn)。

三、開展網(wǎng)絡(luò)企業(yè)檔案編研的建議

1.高效的開放式檔案編研

（1）館際聯(lián)合。檔案編研工作應(yīng)當(dāng)最大程度地滿足檔案用戶的利用需求，提高檔案信息的利用價(jià)值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉(zhuǎn)變觀念，通過館際之間的分工和協(xié)作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺，建立起互通互補(bǔ)的新型合作關(guān)系，以發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

（2）突破部門間界限，形成以編研部門為主導(dǎo)，組織和協(xié)調(diào)各部門參與的合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理化組合，增強(qiáng)檔案編研工作的時(shí)效性、動(dòng)態(tài)性和靈活性，以獲得最大的編研效益。

2.采取編研人員與檔案用戶的互動(dòng)模式

（1）推動(dòng)知識交流共享。充分發(fā)揮專業(yè)用戶的作用，加強(qiáng)企業(yè)員工之間的合作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部隱性知識顯性化。通過對檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶獲取檔案的知識價(jià)值，從而減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，有效提高企業(yè)運(yùn)營效率。

（2）網(wǎng)絡(luò)媒介為檔案編研工作提供了全新的互動(dòng)模式。檔案編研人員根據(jù)用戶需求，將編研工作計(jì)劃與編研成果發(fā)布到網(wǎng)上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過網(wǎng)上論壇、電子郵件、留言表單、在線實(shí)時(shí)交流等方式提出意見和要求，據(jù)此決定下一步編研工作的安排，并對編研成果傳播后的效果進(jìn)行調(diào)研和評估，跟蹤掌握檔案用戶的反饋意見和新的信息需求，進(jìn)一步改進(jìn)檔案編研工作，從而提升企業(yè)檔案編研成果的傳播效果。

（3）個(gè)性化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶的信息需求呈多元化個(gè)性特征，表現(xiàn)出對信息的及時(shí)性和新穎性的關(guān)注。我們針對用戶訪問和檢索的歷史數(shù)據(jù)分析，最大限度地挖掘并滿足用戶需求。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)將編研成果圖文并茂的展現(xiàn)在利用者的面前。用戶既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開展利用和研究，保證了利用檔案的可據(jù)性、可視性和可讀性。通過用戶反饋服務(wù)，可以將利用過程中遇到的問題提供給檔案館員，以便結(jié)合用戶需求，提供更具針對性的編研成果。

3.檔案編研服務(wù)項(xiàng)目

（1）加強(qiáng)數(shù)字化檔案資源建設(shè)，在數(shù)字化之前對檔案的利用價(jià)值的鑒定是至關(guān)重要的。通過鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價(jià)值的檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，并構(gòu)建數(shù)據(jù)庫來統(tǒng)一管理館藏?cái)?shù)字化檔案，保證數(shù)據(jù)的全面性和準(zhǔn)確性。并建立完善的檔案目錄和索引數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫，主動(dòng)為利用者服務(wù)。

（2）信息導(dǎo)航服務(wù)，是將具有主題關(guān)聯(lián)、專業(yè)關(guān)聯(lián)及其它相關(guān)關(guān)聯(lián)的檔案信息進(jìn)行整合和分類，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。

（3）信息推送服務(wù)，是根據(jù)用戶需求調(diào)查、用戶操作日志等各種需求信息，通過知識元之間的語義關(guān)聯(lián)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)可能需要的知識資源，定向搜集和組織用戶感興趣的檔案信息，及時(shí)用電子郵件等方式提供給檔案用戶。同時(shí)通過用戶信息需求偏好模型的優(yōu)化和持續(xù)改進(jìn)，更多地向用戶提供增值服務(wù)。

4.保障信息安全。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息會(huì)受到安全威脅，應(yīng)建立有效的管理制度和安全技術(shù)保障體系，包括安全管理策略、訪問控制策略、信息加密策略及數(shù)據(jù)備份策略等，從而有效保障網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和信息安全。

（作者單位： 中國能源建設(shè)集團(tuán)黑龍江省電力設(shè)計(jì)院有限公司檔案信息部）