新時期做好醫院綜合檔案室建設的思考

張靜

醫院檔案是醫院整個發展歷史的真實寫照和原始記錄，不斷加強醫院綜合檔案管理力度，對貫徹落實醫療政策、法律法規，促進醫院健康有序、可持續發展，弘揚醫院文化，均具有十分重要的意義。

醫院綜合檔案室建設是做好醫院檔案管理工作的基礎，如何建設成能夠涵蓋石家莊市第四醫院三個院區文書、基建、設備、科技、榮譽等多方面檔案信息的綜合檔案室，充分發揮檔案管理工作科學化、現代化作用，是新時期石家莊市四院綜合檔案管理工作急需解決的問題。

一、醫院檔案管理現狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產醫院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫療機構之首，是省會最具影響力的品牌醫院之一。但由于醫院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規劃面積較小，發展空間受限。

2.醫院檔案用房不固定。隨著醫院各項業務的發展，特別是二胎政策的放開，醫院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫療業務用房，行政用房全部改造為醫療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務水平受影響。

3.檔案室信息化設備不完善。各院區檔案室分散，檔案室設施較簡陋，雖然醫院很重視此項工作，不斷加大資金投入，持續改進檔案室設備設施，但終因環境受限，科技、設備等檔案不得就近單設檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎環境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產生經濟效益和社會效益，醫院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現象，主要表現：一是在年度目標管理工作中沒有將綜合檔案納入醫院管理體系中；二是醫院投入到綜合檔案管理的資源不足，現代化設備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執行權限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨立的管理狀態，沒有形成共同管理的工作架構，如設立綜合檔案管理領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執行的內容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫院只制定了院內規章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰。其次，沒有規范綜合檔案收集標準和范圍，許多本應納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統一的檔案目錄標準，職能部門只是根據各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫院檔案目錄不統一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標責任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區已完成主體建設，新院區總建筑面積128000平方米，規劃、設計及建設省市一流的科學化、現代化的綜合檔案室已列為醫院重點工作計劃。因此，針對目前醫院綜合檔案建設及檔案管理工作現狀，筆者作了以下幾點思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構。要建立綜合檔案管理辦公室，根據醫院管理架構建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權，明確考核量化標準，逐級逐人落實，確保檔案各項規章制度執行順暢。建議成立“綜合檔案室建設項目攻堅小組”，由院長任組長，由院辦室、設備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點研究綜合檔案室的建設項目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導、督促各部門按時、按質、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項活動提高醫院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫院決策層提供有價值的檔案數據，加深醫院領導對檔案工作重要性的認識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫院要根據自身實際，有針對性的制定一套健全醫院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責、權限和移交流程等；其次，醫院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標準、保管期限，方便職能部門區分檔案資料，保證醫院的歷史能在檔案中得到真實、全面的記錄和延續。

4.強化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學習國內先進檔案室建設與管理經驗，并結合醫院多院區一體化管理的實際情況，研究制定綜合檔案室建設方案，按照《國家二級檔案室建設標準》、《石家莊市單位機關檔案室建設的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設標準，科學合理設計檔案室。同時爭取上級相關部門支持，加大資金投入。按照現代化、科學化、信息化標準優化硬件及軟件設備設施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區檔案保管、檢索、利用，實現三個院區檔案信息資源共享。同時，加強檔案隊伍建設，做好檔案知識培訓及崗位練兵工作，提高檔案人員的業務素質，確保崗位職責清晰。

5.加強綜合檔案電子化建設力度。電子檔案是新時期檔案建設的重要內容，醫院在利用好電子檔案的同時嚴格按照電子檔案管理規定，加強電子檔案建設力度，首先，要按電子檔案歸檔要求，既快制定電子文件歸檔制度和辦法，明確電子檔案管理要求，規范電子檔案移交要素及格式；其次，利用現代化技術達到電子檔案可認證的目標，例如二維碼技術、電子印章等，確保電子檔案唯一性、真實性；最后，按音頻、圖像等區分電子文件存儲載體，并按年份集中備份，確保檔案保管質量。

醫院檔案是醫院發展過程中的重要記錄文獻，而建設科學化、現代化信息化的綜合檔案室是踐行多院區一體化管理的有力保障，因此，我們將不斷探索，努力建設科學化、現代化、信息化的綜合檔案室，持續改進檔案管理工作，充分發揮綜合檔案室的服務能力和水平，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

（作者單位：石家莊市第四醫院 ）