大數據時代學校檔案管理的優化路徑

溫小霞

何謂大數據？顧名思義，就是指數據類型多、數據容量大、數據存儲速度快、數據應用價值大和具備大智能，就是挖掘和整合一切有用的信息，為人類社會提供更好的服務。“大數據”概念的首次提出是在2011年美國麥肯錫公司發布的《大數據：創新、競爭和生產力的下一個前沿領域》報告中，然而，僅僅過了5年時間，大數據技術已然滲透到人類社會生活的方方面面，網絡購物所依賴的物聯網以大數據技術為基礎，工業4.0時代的到來以大數據技術為基石，學校校園信息化建設以大數據技術為銜接。那么，在大數據時代背景下，學校檔案管理工作的優化和更新也必然繞不開大數據技術的支持和服務。實際上，中共中央、國務院印發的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》中明確提出了“教育信息化”的要求，檔案管理作為學校教育的重要組成部分，必然需要走上信息化管理的道路，才能更好地服務于教育發展和學生成長成才。本文正是基于此，分析大數據時代引發學校檔案管理的新業態，審視大數據對學校檔案管理帶來的變革，提出大數據時代學校檔案管理的優化路徑，更好地發揮檔案管理對促進學校發展的效能。

一、 大數據時代學校檔案管理發展的動向

大數據之所以稱之為“大”，除了其數據體量“巨無霸”、數據類型“多樣化”之外，更在于大數據特有的數據處理速度快和數據價值挖掘能力強的特點。由此，可以用4個“V”來概括大數據的基本特征，即是Volume（信息量）、Variety（信息種類）、Value（信息價值）與 Velocity（信息處理速度）。從學校檔案管理的角度來看，經過多年的發展，學校的檔案在種類上和數量上不可謂不多，尤其是學生檔案的電子化、無紙化，更是增加了檔案的體量。由此，在大數據背景下，學校檔案的狀態維度和管理發展至少具有以下幾個方面的動向。

1.檔案在體量上的動態變化

在我國教育“國民化、大眾化”的當下，無論是高等教育亦或是中等教育，都呈現出教育開放程度“井噴”的態勢，尤其是在信息化的注腳下，教育資源以海量的形式在“爆炸”，學校內部的檔案資源也必然隨之爆炸式增長，使原本單一的結構化數據，變成了包括課件、網頁、視頻、圖片等在內的結構化、半結構化或者非結構化數據，引發了檔案資源類型多樣化和數據海量化的管理難題，如果依然遵照傳統單一化歸類的檔案管理思維和方法，難免會出現“無暇顧及、無法系統化管理”的問題，大數據技術的出現，恰好為這一難題的解決帶來機遇。

2.檔案在空間上的動態變化

在信息化時代，學校檔案信息以無紙化、電子化的形式存在，意味著原本在檔案信息管理中存在的“信息孤島”問題將會得到破解，取而代之的將是校與校之間、城市與城市之間、省與省之間甚至國家與國家之間都會產生檔案資源交流與共享的行為。實際上，高校學生檔案信息已經在“學信網”上實現共享，下一階段，中等職業學校、普通高中乃至義務教育階段的學生檔案都會在“學籍信息管理系統”中實現共享，其中將把學生學習的全過程、全階段的信息都涵蓋進來，這些跨空間的信息資源都是學校檔案的有機構成，而通過大數據技術恰好可以將這些信息鏈接起來。

3.檔案在時間上的動態變化

在大數據技術的支持下，學生檔案信息從生成、加工、歸集到傳播利用等各個流程都發生了“質的變化”，主要表現為傳統的延時生成到現在的即時生成，從檔案信息的定時加工到歷時加工、從檔案信息的靜態傳播到動態傳播等等。可見，與傳統載體條件下檔案管理不一樣的是，大數據技術下的檔案管理在時間上實現了即時傳輸、實時共享、即時生成，大大方便了檔案管理的流程。但是，也造成了師生學習生活的不便，主要體現在學校網絡擴容的不足，存在數據錄入時的系統癱瘓問題，無法體現網絡信息存儲快速處理的優勢。

4.檔案在價值上的動態變化

挖掘數據的價值是大數據技術的重要優勢，在海量和多元化的檔案數據中，找尋有價值的檔案信息是大數據致力解決的問題，通過上百萬臺計算機的云計算，可以實現瞬間將有價值的檔案信息整合起來，以方便學校的教學管理創新。當然，在此過程中，一些問題值得關注，一是傳統學校檔案管理中的技術偏差和制度滯后，難免產生檔案信息的可靠性問題，給檔案價值判斷帶來梗阻；二是如何利用不同渠道來源的檔案信息來校驗和印證檔案信息的真實性，這個問題亟需解決；三是如何實現檔案信息價值的最大化，這個難題需要破解。

二、 大數據環境對學校檔案管理各個流程的影響

大數據技術，在改變人類生活的存在形態的同時，更要實現人類工作業態的嬗變，使人類工作往便捷化方向轉變。對于學校檔案管理而言，由于管理對象、技術載體的變化，對檔案管理的各個流程也會造成相應的影響和變革。

1.檔案收集環節的影響變化

在傳統學校檔案收集過程中，只注重檔案數據的結構類型，將同種結構的檔案信息進行歸類，就基本上完成了檔案收集。但是，在大數據時代，檔案收集還必須強調時效性，即要求檔案管理人員及時響應教學、科研、學生管理中產生的動態信息，并及時收集，否則就會稍縱即逝，出現檔案收集的漏洞。這就需要檔案管理人員樹立“前端控制意識”，對學校的各項工作具有預見性，充分控制學校各類檔案信息的生成環節，并將檔案管理的要求嵌入教學科研和學籍管理等各類系統中，從而保證檔案的真實可靠。同時，對于在學校論壇、博客、社區媒體中產生的檔案信息資源也要有意識地進行采集，才能實現學校檔案資源的深度、廣度、豐富度和價值度管理，進而更好地服務學校又好又快發展。

2.檔案加工方式的影響變化

傳統學校檔案加工一般以人工鑒定識別的方式進行，確保了檔案加工的質量，但是，隨著檔案信息的爆炸式增長，難免會帶來人手不足的現實問題。大數據技術的出現，深刻影響了學校檔案加工的模式，不是以人工來識別鑒定而是通過人工智能來展開，這不能不說是對傳統檔案整理加工方式的巨大挑戰。然而，在此過程中，必須要創新加工信息的技術和方法，才能對多元化、海量化的檔案信息進行快速處理，“提純”價值信息、找出關聯數據，進而大大方便學校檔案信息的管理，也有助于實現檔案數據利用的便捷化，厚實學校檔案信息服務的基礎。

3.檔案存儲方式的影響變化

傳統學校檔案存儲多以有紙化的檔案數據來保存，但是，在信息化時代，數據在數量上的爆炸式增長和在結構上的多樣性變化，勢必對傳統檔案保存方式帶來極大的挑戰，內在要求學校檔案管理工作必須對接大數據時代背景，加大投入建構服務于海量異構數據的底層存儲及分布式系統架構，更為重要的是，所建立起來的數據存儲空間要具備擴展性和可用性的要求，具有前瞻性，滿足未來檔案數據發展的需求。同時，要在存儲空間建設中避免“信息孤島”的問題，滿足異地資源共建共享的需要，內嵌外部接口和通道，才能充分保證學校檔案數據庫既具有足夠的存儲空間，又能實現信息資源的快捷融通和敏捷分析。

4.檔案服務方式的影響變化

在傳統學校檔案管理中，對檔案資源挖掘、用戶數據挖掘、關系洞察及趨勢預測的要求不高，大數據時代則不同，要求檔案服務工作必須從“供給導向”向“需求導向”轉變，即是在檔案管理中，要滿足學校不同部門對檔案信息的需求，利用數據集成、數據存儲、數據分析、語義處理、可視知識挖掘等方法，最大限度地滿足用戶的需求。同時，積極建構數據模型，對海量數據進行相關性分析，找出其中的內在聯系，將檔案資源轉化為知識資源，優化檔案服務工作流程，從而彰顯檔案的智能服務和知識服務的功能。

三、大數據時代學校檔案管理工作優化的路徑

基于以上分析，為了能夠更好地應對大數據時代對學校檔案管理工作帶來的影響變化，必須積極利用大數據技術來為學校檔案管理工作保駕護航。具體來說，就要通過以學校內部大數據技術建設為核心，深入挖掘檔案信息內在價值的措施來實現檔案資源的共建共享，以期發揮檔案資源服務社會、服務學校、服務師生的效能。

檔案管理工作是學校其他工作又好又快發展的重要保障，在大數據時代，檔案管理人員需要摒棄傳統單一化的檔案管理思維，不斷強化服務意識，強化供給導向，最大限度地發揮檔案資源的效用，才能凸顯檔案管理的價值。

首先，要樹立“以需為本”的服務理念。無疑，對于學校的檔案，其需求者不僅僅限于學校內部，還在于社會大眾，要求檔案服務不能僅僅囿于學校內部，在不侵害國家秘密、個人隱私和知識產權的前提下，應該實現檔案服務的深度和廣度，以增強檔案的信度和效度。同時，在服務的實踐中，不能將檔案服務簡單地理解為“索取-提供”的關系，應該是全程服務，包括事前、事中和事后，通過服務的增值來贏得用戶的口碑，以最優的服務來突出大數據的內涵。

其次，要把握技術發展的最新步伐。在信息化時代，技術發展和更新的速度不斷加快，今天的大數據技術，明天極有可能被更加先進的技術替代，當前大數據技術在各行各業的廣泛運用，已經產生巨大的經濟效益和社會價值，其中所包括的諸多技術解決方案和理念模式，對于檔案管理模式的更新可以直接移植。但是，對于檔案管理者來說，這顯然不是終點，只有與時俱進、與科技俱進才是檔案管理者的選擇，這就需要不斷學習，不僅要掌握大數據時代的“全數據模式”技術，還要掌握云計算技術，緊跟技術進步的節奏。

最后，要挖掘檔案資源的內在價值。在大數據時代，由于大數據技術本身巨大的數據挖掘和集成功能，學校檔案管理者必須敏銳認識到自身所擁有的信息數據寶庫，要深入考量如何發揮數據“礦產”的價值，通過收集整理、挖掘分析和深度加工，建立內部的“檔案資源集成數據庫”，為優質服務夯實基礎。從大數據技術發展的遠期來看，從學校檔案管理工作的優化來審視，學校檔案館可以通過引入第三方來打造“學校檔案信息云服務”，對眾多學校的“大數據”進行預測性分析和預備性收集，進而為師生乃至社會提供個性化或小眾化服務，從而釋放出更多檔案信息數據資源的潛藏價值。

四、結語

總之，在大數據時代背景下，學校檔案管理工作不可能將大數據技術拋之腦后，要與整個時代發展的步伐一致，要深刻認識到大數據技術對學校檔案管理帶來的變化和挑戰，積極適應變化、應對挑戰，樹立“以人為本”的服務理念、把握技術發展的最新步伐、深入挖掘檔案資源的內在價值，才能確保檔案管理工作最大程度的促進學校各項工作的發展。

（作者單位：珠海市理工職業技術學校）