河北省高校檔案網站建設的現狀及對策分析

朱進

伴隨著互聯網的發展與普及，局域網的應用形式也逐漸得到豐富，這也就使得人們的上網越來越方便，也進一步推動了我國高校檔案網站的發展。檔案網站作為相關檔案管理部門應用互聯網來提供服務的一種重要形式，主要通過網頁的形式來公告各種各樣的信息和服務。雖然目前人們對檔案網站并沒有形成統一的界定，但是一般情況下，人們都認為檔案網站是“由檔案部門建立的、被鏈接在一起并且通過其他各級公共網絡向社會大眾提供檔案信息咨詢以及其他多種服務的電子文檔的集合”，檔案網站的應用主要體現在各種形式的資源信息服務以及進行相關的宣傳工作。

目前來看，我國檔案網站的形式還是比較多樣化的，主要存在“國家級檔案館、高校檔案館、企業檔案館”等形式。其中高校檔案網站是現代化數字校園網的一種重要應用形式，主要服務于高校內的特定工作，是“一個通過網絡發布高校檔案信息并提供利用服務的專業信息服務網站”，在高校中發揮著特定的作用，應用比較廣泛。

一、河北省高校檔案網站建設現狀分析

本文通過科學系統化的研究，以河北省三本及以上高校為調查對象，查閱各高校的校園網，并以是否建成檔案館（室）為標準進行分類和匯總；然后下載高校檔案網站進行對比分析，通過網站名稱、域名、開通時間和網站入口等指標來描述網站的基本信息，重點從文件類型、一級欄目數量、互動平臺、日均訪問量、中英文版、藝術風格、檢索功能等方面的差異全面剖析河北省高校檔案網站建設規模和水平較低的根源。本研究在分析河北省高校檔案網站建設的具體現狀時，考慮到各個方面的因素的影響，最終形成了圖示的檔案網站調查項目（圖一）。

通過實地調研和對比分析發現，2015年，河北省三本及以上高校共有57所，而建立了檔案網站的高校僅有9所，占15.78%，其中有7所高校單建立了以“學校名稱+檔案館（室）”命名的網站，其余2所高校的檔案網站則設立在學校主頁中的教輔單位中。可見，當前河北省高校檔案網站建設規模和水平較低，從而制約河北省高校檔案管理向數字化和信息化邁進的步伐。

二、河北省高校檔案網站建設存在的問題

通過仔細分析發現，網站設計標準不完善、缺少用戶需求分析和缺乏復合型人才隊伍，使得河北省高校檔案網站建設呈現各自為政，質量參差不齊，檔案網站綜合水平落后于本校圖書館網站的局面，從而阻礙了河北省高校檔案網站的建設和優化，進而制約了河北省高校檔案管理信息化的步伐，具體而言河北省高校檔案網站建設存在以下幾個方面的問題。

（一）缺乏高校領導的支持

本研究從主觀和客觀兩個方面對河北省高校檔案網站建設的具體現狀進行分析發現，當前檔案網站與圖書館網站的發展還是存在著較大差距的。對于高校而言，圖書館網站擁有比較多的用戶，并且高校圖書館網站提供的資源和服務也是多樣化的，因此在人力、物力、財力等方面都會得到高校各個方面的大力支持。但是對于檔案網站而言，受到應用范圍比較狹窄、對象相對單一、合作部門較少的限制，使得很多時候高校檔案網站的建設都沒能獲得高校各方面的資金、政策和人力資源的支持，也就很難獲得較好的發展和應用。

（二）檔案網站設計沒有統一的標準

由于河北省一直以來也都沒有設定相應的組織或者管理部門來對高校檔案網站的建設進行督促和管理，也沒有出臺或者頒布相關的文件規定對高校檔案網站建設的相關標準等進行明確，思想觀念上還都沒有形成統一的意見，認識也比較落后，再加上高校的不夠重視，導致河北省高校檔案網站建設的質量存在很大問題，也存在一定的信息安全隱患。

（三）欠缺用戶需求分析

在進行高校檔案網站建設的過程中發現，內容建設在整個網站建設中扮演著核心角色。對于河北省高校而言，檔案網站的建設更多的是回饋校園網建設，是伴隨著校園網一起建設起來的，在搭建高校檔案網站的時候并沒有進行前期規劃和分析，對用戶的需求也都不是很了解，因此在內容設置等方面表現的比較簡單、粗糙，實際應用起來也都不夠方便，難以提供針對性的服務，甚至出現模板化建設的情況。

（四）復合型人才隊伍參與較少

高校檔案網站的建設還是需要非常專業化、復合型人才的參與才能做好的，但是就目前河北省的情況來看，真正重視高校檔案網站建設并且還吸收復合型人才參與其中的情況少之又少，這也就很大程度上制約了高校檔案網站的建設和推廣應用，難以形成高校特色。

三、河北省高校檔案網站建設模型構建與實證分析

首先，本研究從信息內容、功能與服務、組織形式三方面設置一級指標，并結合河北省高校檔案網站的特點設置二級、三級指標，從而構建出河北省高校檔案網站建設的指標體系（見圖二、三、四）。

其次，運用層次分析法進行實證分析，深入挖掘影響河北省高校檔案網站建設規模和水平較低的主要因素，為河北省高校選擇行之有效的檔案網站建設路徑提供依據。具體而言，影響河北省高校檔案網站建設規模和水平的因素（見圖五）。

由上圖可以看出，河北省高校檔案網站建設之所以規模不大，水平較低，主要還是因為資金投入較少、缺少專業人才隊伍以及高校領導的不夠重視。這也是當前河北省高校檔案網站建設現狀的一種具體化表現。

最后，明確河北省高校檔案網站建設的具體模型（見圖六）。

第一步：明確建立高校檔案網站的框架和目標。

根據河北省高校的實際情況，獨立完成高校檔案網站建設的基本框架和目標等，這個過程中可以參考借鑒其他高校或者地區檔案網站建設的具體情況。

第二步：規劃域名。

可以根據高校的實際情況和特色等進行域名的設計，這個過程也可以廣泛征求學生和教師的意見，一方面是為了設計出最佳的域名，另一方面也能夠起到一定的宣傳作用。

第三步：網站策劃。

根據前期設定的技術指標的要求，對高校檔案網站建設的具體內容進行詳細的設定和綜合評估，根據河北省高校檔案網站建設總體目標的要求進行網站的策劃和實施，通過專業復合型人才隊伍的參與，全面開展網站策劃工作。

第四步：硬件平臺的搭建和軟件平臺的實現。

根據網站建設的要求進行硬件設定和軟件的選擇，以保障高校檔案網站的順利建設，這其中資金的投入是必不可少的，可以通過社會贊助或者學校扶持等形式招攬資金。

第五步：頁面開發與模版制作。

根據前期研究的結果，進行具體化的頁面開發和模板制作，基本完成檔案網站的建設。

第六步：系統上線與測試。

對高校檔案網站的各項技術指標進行核查，并對整個網站系統進行模擬測試，發現其中可能存在的問題并及時修正，完成全部設計工作。

四、促進河北省高校檔案網站建設的路徑選擇

河北省各高校要針對自身的實際能力和影響檔案網站建設的因素做出促進檔案網站建設的最優路徑選擇，具體應從適當增加資金投入、完善檔案網站設計標準、提供信息檢索功能、明確用戶需求和集聚網絡專業型人才等方面來推進高校檔案的信息化管理。

適當增加資金投入

河北省高校檔案網站建設之所以不容樂觀，主要還是因為資金投入不夠，對此，河北省高校完全可以在學校內部進行一定的資金劃撥，或者讓政府相關主管部門給予一定程度上的資金支持，也或者可以通過社會募集等形式開展與企業的合作，尋求資金支持。

完善檔案網站設計標準

針對河北省高校檔案網站設計標準不夠統一的情況，本研究已經對具體的技術指標等進行了明確，后期的檔案網站也可以參考此指標進行設計，具體化的流程和模型步驟等已在上文進行了詳細闡述。

提供信息檢索功能

河北省高校檔案網站在具體應用時發現，很多檔案網站都是很難進行信息檢索的，因此在查找相關資料和信息的時候不夠方便，也比較耽誤時間，引進和加入信息檢索功能非常必要。

明確用戶需求

在進行高校檔案網站建設前期，完全可以廣泛的征集高校老師和學生的意見和建議，集思廣益，發揮大家的智慧，統計分析所有的用戶需求，進而進行具體化的設計，這對后期的檔案網站應用意義重大，也會使得網站建設更具實用性和針對性。

集聚網絡專業型人才

高校檔案網站的建設，網絡專業型、復合型人才的參與是非常有必要的，專業型的技術人才一方面對網站的設計比較精通，另一方面也對檔案管理工作有一定程度上的了解，只有結合這兩個方面的優勢，才能最終獲得最佳的應用效果。對此，高校完全可以一方面招收和引進專業型的人才隊伍，另一方面也可以讓檔案管理相關人員參與其中，在這個團隊中相互幫助，取長補短，共同建設高校檔案網站。

（作者單位：河北工程大學 ）