推進高中檔案網絡信息化發展的途徑探索

文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

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推進高中檔案網絡信息化發展的途徑探索

文/山東省萊州市第一中學 徐愛玲

【摘要】推進高中檔案管理朝著網絡信息化發展，不僅是由于信息技術的重大推動作用，還源于傳統檔案管理方式存在的諸多弊端，對于高中檔案管理的效率產生了諸多負面影響。因此，推進高中檔案管理的網絡信息化是適應當前科技的發展潮流以及能夠提升檔案管理效率的必經之路。

【關鍵詞】高中；檔案管理；網絡信息化；策略探究

傳統高中在進行檔案管理的過程中，存在著保密性差、效率低下以及更新維護困難等諸多管理問題，為高中檔案管理工作帶來了諸多不利影響。而網絡信息的不斷發展，使得高中檔案管理能夠實現科學化與規范化操作，對于高中檔案管理工作提供了諸多便利之處。實現高中檔案管理網絡信息化可以從轉移檔案工作重心、提升檔案管理人員素質以及加強檔案信息保密三個方面來落實。下面，筆者將針對高中檔案管理存在的問題以及高中檔案管理網絡信息化實現路徑兩個問題展開詳細論述，希望能為高中檔案管理工作實現信息化提供可參考意見。

一、傳統高中學校檔案管理存在的問題

（一）安全保密性差，信息化程度亟待提高。傳統的檔案管理主要依靠人力實現對檔案信息的錄入、分析整理以及保存工作，在這種工作管理模式之下，存在著諸多安全方面的管理漏洞。由于檔案信息的錄入依靠工作人員的手工操作，很容易受到操作人員的主觀性限制，造成信息輸入錯誤的現象發生。而且在高中學校，由于檔案管理工作的繁瑣性以及重要性，其主要管理人員多由學校中具有一定資質的教師負責，這些教師由于自身對信息技術掌握程度有限，且知識結構缺乏創新性，在運用計算機進行檔案信息錄入的過程中，缺乏操作的規范性與合理性，進而由于操作失誤造成檔案信息的缺失與錯誤現象，阻礙了學校檔案信息管理工作的順利開展。另外，紙質檔案信息的保存也存在著安全性方面的問題，這主要是由于紙質檔過度的暴露性導致其所承載信息的安全性得不到有效保障。

（二）工作量大，效率低。對于高中來說，檔案信息具備較強的變動性，這與高中學生的流動性具有較大關聯。高中檔案管理面臨著新生入學、老生畢業兩大重要時期，新生入學與老生畢業期間，檔案管理工作面臨著巨大的工作量，在數以千計的檔案信息中進行建檔與退檔工作，管理人員需要在承受巨大的信息量的基礎上保證檔案建立與退還工作的有序性，對于管理人員來說是一項重大挑戰。依靠人力處理檔案信息的變動工作時，不僅需要耗費大量人力物力，其工作效率也會大打折扣。

（三）查找檔案繁瑣，更新和維護困難。在采取傳統的檔案管理方式進行高中檔案信息的管理工作時，檔案信息的更新與維護工作不僅復雜，而且往往需要耗費大量時間與精力，造成了檔案信息維護十分困難的狀況。大量紙質檔案在保存時會占據一定的空間，而且隨著時間的不斷累積，檔案的數量也是不斷激增的，這不僅對高中學校的檔案管理場地提出了較高要求，也預示著高中檔案信息的查找工作變得更為艱難，更新與維護工作也日益繁瑣復雜。

二、計算機在高中學校檔案管理中的應用

（一）檔案管理工作重心轉移。高中學校在進行檔案管理工作的過程中，應該盡可能將檔案管理工作的核心轉移到對于檔案信息的信息化加工領域，而不僅僅只將檔案管理工作看作對檔案信息的保存。管理工作核心的轉移是為了確保在檔案信息管理上游實現檔案信息零錯誤錄入，只有在保證了檔案信息正確性的基礎上，檔案信息的保存管理工作才能夠彰顯其作用與價值。檔案管理網絡信息化的實現，可以有效落實對檔案信息的信息化加工，實現檔案信息管理上游工作的科學化與規范化運行。在進行檔案信息管理網絡信息化的過程中應該充分意識到計算機設備與技術的重要性，將計算機作為檔案管理的首要管理工具。例如，在進行檔案信息的錄入時，網絡信息化可以避免管理人員認為輸入時所產生的主觀性錯誤，管理人員的信息錄入不再是進行信息的謄寫工作，而是信息的選擇，譬如學生的出生年月等信息完全可以通過計算機設置使其變為對數字的選擇，大大減少了檔案信息的輸入錯誤。而且信息網絡的智能化可以對檔案信息進行智能化輸入結果分析，對可能存在的信息錯誤進行提示，實現了二次信息檢測；另外，檔案管理人員在進行檔案查閱時，不需要進入檔案保存場地進行檔案原件的翻閱，只需在網上進行數據資源的調取，便可實現對學生檔案信息的查閱與更新工作，大大減少了檔案檢索時間與精力。而且檔案信息在實現了信息化管理之后，使得學生檔案的完整性與連續性得到了有效保障。在此基礎上打印出的檔案信息的紙質檔文件，格式實現了統一，且信息表述也更為清晰。

（二）提高檔案人員業務素質，實現檔案無紙辦公。當前，隨著環保理念不斷深入人心，無紙辦公也逐漸成為當今企業辦公的重要原則，無紙辦公的實現不僅需要環保意識的推進，其真正落地實施依靠的是日益成熟的網絡信息技術。作為教書育人的重要場所，高中學校的檔案管理工作也應該身體力行，為培養學生的環保理念樹立榜樣。此外，無紙辦公也是高中學校實現檔案管理網絡信息化的關鍵步驟，只有真正將無紙辦公作為檔案管理工作秉承的主要原則，檔案管理的網絡信息化才能夠得到有效保障。在運用計算機進行學生檔案信息的錄入、更新工作時，由于擺脫了紙張限制，使得信息的錄入與更改更為便捷，不必考慮信息涂改對紙張外觀造成破壞，大大提升了檔案管理的效率。而且在使用計算機信息技術進行檔案管理的過程中，省去了諸如文件打印、分類、裝訂以及保存等一系列的管理流程，不僅節省了人力資源，且使得紙張、打印墨水以及其他辦公物件的耗費量大大減少，實現了有效的成本節約。在計算機對于檔案管理所發揮的巨大的便捷性的基礎上，檔案管理工作人員也需要不斷進行知識面的擴充，不斷增強自身計算機技術的專業性，使得自身計算機技術能夠勝任檔案管理工作要求。此外，檔案管理工作人員還需要不斷進行檔案信息管理的技術拓展，積極找尋安全便捷有效的檔案管理方式，在保證工作質量的前提下大大提升工作效率，進而實現高中檔案管理工作的高效性。

（三）加強檔案的保密，提高檔案管理工作質量。檔案對于高中生來說意義非凡，其承載著對高中生高中生涯學習成績、道德品德的記載作用，對于高中生今后的學習與工作會產生重要影響。從另一方面而言，學校為了保證對所有學生的公正平等對待，必須全力保證學生檔案信息與實際的貼切性，避免一些人員在一己私利的引導下利用職務之便對學生檔案信息進行更改。因此，高中檔案管理的安全性是其實現檔案管理網絡信息化后面臨的重點實施工作。紙質檔案由于其對于紙張的依附性，其信息的更改呈現出較大的顯性特點，這能夠在一定程度上減少不法人員對學生檔案信息的修改行為，而檔案管理在實現了信息化之后，對學生檔案的修改后被發現的幾率被大大降低，這也就預示著更改學生檔案所面臨的風險也被降低，所以，檔案信息化管理必須采取嚴格的保密措施，才能夠避免不公平現象的發生。因此，學校在運用計算機進行檔案管理工作時，首先應該保證檔案信息錄入環節的公正公平性，可以通過設置監督人員的形式來減少檔案信息不符現象的出現。其次，為了保證檔案信息在保存過程中的高度安全性，學校需要設置專門管理人員負責對學校檔案信息的管理工作，確保專人負責，進而在出現問題后能夠實現有效問責。最后，在進行學生檔案信息的更新工作時，應該對被更新的信息以及檔案更新人員給予明示與文字記錄，方便之后對其進行有效核查。

三、結語

高中檔案管理網絡信息化的實現，不僅是為了順應當前的信息技術發展趨勢，更是為了實現檔案管理效率的提升，為學生的檔案管理提供更為便捷、科學的管理路徑，這是對學生負責的行為表現，也是學校履行自身管理職責的良好印證。因此，檔案管理信息化的實現應該被高中學校所重視，在不斷的實踐過程中實現創新發展。

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