辦公室工作方法創(chuàng)新的探索與思考

文/陜西省人民醫(yī)院辦公室 李曄

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辦公室工作方法創(chuàng)新的探索與思考

文/陜西省人民醫(yī)院辦公室 李曄

【摘要】辦公室作為單位行政管理部門，工作職能具有計劃性、綜合性、全局性，也具有突發(fā)性、機(jī)動性、應(yīng)急性，工作內(nèi)容既涉及單位全局的大事要事，也被繁瑣的、細(xì)碎地瑣事纏繞。要很好的完成各項任務(wù)，必須與時俱進(jìn)，對辦公室工作的方式方法上進(jìn)行有益的創(chuàng)新探索。

【關(guān)鍵詞】辦公室；創(chuàng)新；工作方法；探索

辦公室作為單位行政管理部門，其職能既具有計劃性、綜合性、全局性，同時更具突發(fā)性、機(jī)動性、應(yīng)急性，工作內(nèi)容既涉及單位全局的大事要事，也被繁瑣的、細(xì)碎的日常瑣事纏繞。辦公室人員總是風(fēng)風(fēng)火火，十分忙碌，是領(lǐng)導(dǎo)的筆桿子，也是重要活動的策劃者、組織者、接待者，領(lǐng)導(dǎo)思路的踐行者和督導(dǎo)者。

一、工作方法創(chuàng)新的背景

現(xiàn)以陜西省人民醫(yī)院辦公室為例，分析辦公室工作現(xiàn)狀。我院現(xiàn)有員工5060人，年門診量140余萬人次，年出院量超過10萬人次，年手術(shù)量近5萬例，屬于大型綜合醫(yī)院，院辦的工作職責(zé)包括：全院各類重要會議的組織、舉辦、記錄、宣傳和督辦；各類大型活動的組織、策劃、舉辦；各類外事活動的策劃、組織、接待、參觀；信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)；文秘、檔案、外事、網(wǎng)站；交通、通信、聲像、收發(fā)、打字；以及領(lǐng)導(dǎo)班子成員臨時交辦的各項動態(tài)任務(wù)。院辦綜合管理人員6人，其中主任、副主任各1人，網(wǎng)站宣傳、文秘、外聯(lián)、檔案各1人。2015年，完成廳級及以上重要領(lǐng)導(dǎo)來院調(diào)研10次，各類大型文字材料50余篇，全國同行參觀交流80余次600余人，大型會議40余場，網(wǎng)站編輯上傳文章1800余篇，網(wǎng)站瀏覽量達(dá)到300萬。人少、事多、事大、事雜，臨時、機(jī)動、緊急、重要，關(guān)乎醫(yī)院全局。如何完美地完成這大大小小的各項任務(wù)是擺在以主任為核心的這個小團(tuán)隊面前的難題。“十二五”期間，我院在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的國家大氛圍的影響帶動下，在醫(yī)院跨越式發(fā)展的良好形勢的推動下，以主任為核心的院辦團(tuán)隊，緊跟國家衛(wèi)生工作體制機(jī)制創(chuàng)新的同時，對辦公室工作的方式方法上進(jìn)行了有益的創(chuàng)新探索，解決了工作中面臨的難題。

二、工作方法創(chuàng)新的實踐

本著高效、優(yōu)質(zhì)、完美完成各項常態(tài)工作和各種動態(tài)緊急任務(wù)的原則，主任對院辦各崗位人員進(jìn)行了職能界定、重組和融合，“常態(tài)”任務(wù)實施計劃目標(biāo)責(zé)任管理，“動態(tài)”任務(wù)實施無條件協(xié)作融合管理，把院辦打造成一支分工協(xié)作、高效多能完美結(jié)合的團(tuán)隊。

（一）側(cè)重崗位，強(qiáng)調(diào)融合。背景：在院辦，崗位較多，每一個崗位都單獨從事不相同、不相關(guān)聯(lián)的、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，譬如我院院辦，有文秘崗位、外聯(lián)崗位、外事項目管理崗位、檔案管理崗位、網(wǎng)絡(luò)宣傳崗位各1人，都需要具備相關(guān)的專業(yè)知識，工作量較大。除本職崗位上的工作，還有大量臨時性、大型的工作項目，需要每一個人放下手頭本職工作，打破崗位限制，協(xié)同作戰(zhàn)。措施：這種情形下，主任要求，每一個人都要精益求精本崗位的工作，力爭做自己崗位領(lǐng)域的專家，做好每一個細(xì)節(jié)；同時，強(qiáng)調(diào)融合發(fā)展，即在做自己領(lǐng)域?qū)＜摇⒏邩?biāo)準(zhǔn)完成本崗位工作的前提下，全力以赴服從院辦大局，大型會議、大型活動、大型文字、大型接待，全辦一盤棋，不分崗位，不分你我，集體上陣，團(tuán)結(jié)協(xié)作。效果：院辦的每一個人都鍛煉成獨立的個人是崗位精英，合在一起則一只配合默契、團(tuán)結(jié)高效、召之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的團(tuán)隊。

（二）打破界限，互相替代。背景：按照以往慣例，院辦崗位帶有一定的保密性，例如紀(jì)要、網(wǎng)站后臺、檔案，各個崗位一般不“插手”其它崗位。忙閑不一，人浮于事，效率低下，團(tuán)隊不和諧，大量協(xié)同作戰(zhàn)的任務(wù)推諉扯皮。措施：為此，根據(jù)形勢需要，主任有意識打破以往觀念，突破專人專崗的界限，破除各崗位尤其是保密崗位的神秘性，每一個人員在做好本崗位、全體活動的同時，學(xué)習(xí)其它崗位技能，各個崗位間在特殊情況下能夠相互替代。效果：一人能從事多崗位工作，實現(xiàn)了一人多能，工作效能大大提高，人雖然少了，但干的事卻更多更好了，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相補(bǔ)缺，緊張忙碌，和諧奮進(jìn)。

（三）與時俱進(jìn)，改進(jìn)方法。背景：在辦公室日常事務(wù)性工作管理方面，需要消耗大量的時間和人力，而與此相矛盾的是人員不足。以我院開會通知為例，現(xiàn)在僅召開一次中層干部大會就需要通知300人，如果張貼通知可能有很多人看不到，電話通知耗時耗力耗財，且人手不夠。院辦類似的瑣碎事情非常多。措施：與時俱進(jìn)，積極主動想辦法，改進(jìn)工作方法，提高工作效率，提升服務(wù)品質(zhì)，充分運(yùn)用信息化平臺，利用飛信群、QQ群、微信群，利用科室聯(lián)絡(luò)員制度等等，每一個階段都不斷探索實踐新的思路和方法，在提高工作效率的同時，實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升。效果：快速、省時、省力、省錢，同時能夠增進(jìn)相互交流、理解和溝通，為很多其它工作的開展起到良好的鋪墊作用。

三、工作方法創(chuàng)新的成效

一是新的工作方法提升了團(tuán)隊的凝聚力和員工的獲得感，達(dá)到了事半功倍、舉重若輕、團(tuán)結(jié)高效的良好效果，為完美且高標(biāo)準(zhǔn)地完成每一項任務(wù)目標(biāo)奠定堅實基礎(chǔ)。二是自院內(nèi)實施行政處室目標(biāo)責(zé)任考核以來，院辦每年都蟬聯(lián)行政考核第一，衛(wèi)計委信息報送先進(jìn)單位，院領(lǐng)導(dǎo)班子年度考核滿分，臨床醫(yī)技科室評價滿意率99.9%，行政處室評價滿分，成為全院行政處室學(xué)習(xí)的楷模。

四、工作方法創(chuàng)新的思考

以醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展為中心的醫(yī)院，院辦工作通過不斷改進(jìn)工作方式方法，提高了辦公室的工作品質(zhì)，提升院辦工作乃至全院行政管理工作在全院醫(yī)護(hù)技術(shù)人員中認(rèn)可度。作為辦公室的一員，全程體會了整個過程，我深切地體會到：

（一）與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神是提升管理品質(zhì)的動力和源泉。所以不管是何時何地何種工作，緊跟時代步伐，緊跟團(tuán)隊快速發(fā)展的步伐，不斷開動腦筋，嘗試新的工作思路和方法，就能夠完成你認(rèn)為不可能完成的任務(wù)目標(biāo)，我院院辦在人員數(shù)量減少、工作量反而增加的條件下，如果不改進(jìn)工作方法就無法完成任務(wù)，質(zhì)量更無從談起。

（二）創(chuàng)建良好的處室文化是建成一支能力強(qiáng)大、團(tuán)結(jié)高效、和諧奮進(jìn)的院辦隊伍的關(guān)鍵。院辦主任積極主動打造“嚴(yán)格要求、嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)、積極心態(tài)、陽光心態(tài)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、互相補(bǔ)缺、互相包容”“做陽光的人、做原則的事”這樣積極向上、充滿正能量的處室文化，并率先垂范、身體力行，不團(tuán)結(jié)的話不說，不團(tuán)結(jié)、不公平的事不做，以自己陽光的人格魅力影響、重建、塑造處室文化，雖然大家更忙、更累，但更有獲得感、成就感，處室達(dá)到了空前的團(tuán)結(jié)、和諧、向上的良好氛圍，精神面貌煥然一新。根據(jù)管理學(xué)家統(tǒng)計研究結(jié)果，一個計時工，只要發(fā)揮個人潛力的20%—30%即可保住飯碗，但通過恰當(dāng)?shù)募睿@些工人的個人潛力可以發(fā)揮出80%—90%，我院辦公室的發(fā)展恰恰印證了這一結(jié)論。所以，對于院辦的工作，對于重大、繁雜、緊急的各項任務(wù)，處室領(lǐng)導(dǎo)不斷建立激發(fā)員工積極向上、團(tuán)結(jié)和諧的文化，發(fā)揮每一個人最大的潛能，是不斷創(chuàng)新的著眼點和工作重點。