企業實施ERP管理的內部控制思路初探

文/王　超

企業實施ERP管理的內部控制思路初探

文/王超

隨著科學技術的飛速發展，網絡技術和通信技術在全球企業中日益受到重視，企業資源計劃(ERP)管理在企業財務系統的運用獲得了越來越多的肯定。ERP管理不僅能夠對企業采購、生產、銷售、質量管理等子系統的核心業務進行集成化處理，還能夠極大的提高會計電算化的處理效率和企業的競爭力，但是ERP的有效運行需要企業規范的內部控制作支撐。因此，本文重點闡述了企業實施ERP管理條件下，會計信息系統的內部控制策略。

ERP；內部控制；會計信息系統；制度

一、ERP管理與內部控制概述

(一) ERP的基本含義

ERP是企業資源計劃或企業資源規劃的簡稱，是一種來自國外的現代企業管理方式。所謂企業資源計劃是一種集成本管理、采購、財務服務、銷售、質量管理和生產制造等功能為一體，確保企業各項資源實現合理、有效配置，避免了資源浪費和閑置，發揮各資源模塊的最大效能，從而為提高企業的市場競爭力，擴大企業的經濟效益和社會影響力創造條件。它適用于各個類型的企業，無論是離散性還是流程性。

(二)企業內部控制的基本含義

企業內部控制是指由公司的管理人員和普通員工共同參與、共同實施，以期實現內部控制目標，改善經營管理方式，明確職責權限劃分，幫助企業提高經營效率效果、實現戰略目標以及保障財務報表遵循相關法令和真實可靠性，加速企業協調發展的一種制約式的管理機制。它不僅僅局限于企業的內部管理控制，還貫穿于整個企業的各個部門和生產經營活動。

(三) ERP與企業內部控制的關系

首先，ERP是企業實施內部控制的重要工具。ERP是企業管理信息系統的重要分支，是為企業特定的管理模塊服務的。會計系統作為企業管理的核心模塊之一，其內部控制機制的設計、實施和開展需要有效的ERP管理信息系統的支持，因此，ERP與內部控制之間在目標的實現上具有高度的統一性。

其次，企業內部控制是確保ERP有效運行的前提。一方面，內部控制的過程中，ERP作為輸入環節的重要工具，如果輸入的數據出現紕漏，會造成企業決策的錯誤判斷，另一方面，ERP的實施會面臨著來自系統的安全風險，因此，只有建立完善的內部控制機制，才能確保ERP系統有條不紊的運行。

二、 ERP系統實施對企業內部控制要素的影響

企業實施ERP系統使得企業的信息與溝通、風險評估、監督、控制活動和控制環境五大要素有了新的特征，同時也產生了新的問題。

(一) ERP系統實施對信息與溝通方面的影響

收集、處理和傳遞內部控制相關信息是企業內部控制對信息與溝通的根本要求，有效的溝通和共享信息能夠有效的提高企業各個部門的工作效率，減少了人力、物力和財力的浪費。ERP系統的實施不僅僅提高了員工的自身業務素質，使員工積極的面對工作，提高了員工的積極性和企業的整體效益。

(二) ERP系統實施對風險評估方面的影響

風險評估對一個企業來說至關重要，它通過不斷重復的根據環境變化來識別、分析相關風險來實現對風險的預測評級，以此來制定相關的應對措施，避免企業的損失。ERP系統的實施雖然可以自動生成企業信息，減少人為介入，使企業的業務操作規程和崗位劃分更加清晰，加大了篡改的難度，降低了經營企業的風險。但是，ERP系統的實施也給企業帶來了一定的風險。ERP系統實施的過程中會導致企業環境相對開放，而相對開放之后會增加很多無法預測的風險，導致企業在控制風險的內容和方法上必須做出很大的改變。

(三) ERP系統實施對內部監督方面的影響

企業內部監督主要是制定內部控制監督制度，明確企業內部機構的職責和權限，規范內部監督的要求、方法和程序。ERP系統的實施既可以為企業提供持續有效的監控，也可以進行實時監控，形成實施監控報告，幫助控制風險。使得企業內控力度更大、范圍更寬一級控制程度更深。但是也存在一定的風險。

(四) ERP系統實施對控制活動方面的影響

控制活動主要是為了保障企業的程序和政策得以順利有序的執行，它包括績效控制、財產保護控制、會計系統控制、崗位職責不相容管理等。ERP系統的實施一方面可以很容易的做到職責分離和嚴格的授權審批，節省了人力、物力。另一方面很多沒有權限的人可以通過計算機軟件對公司機密數據進行截獲，加大了風險控制的難度。

(五) ERP系統實施對控制環境方面的影響

控制環境是企業建立高效控制內部制度的前提，主要包括企業文化、治理結構、內部機構設置、內部審計機構設置等。ERP系統的實施加強了企業業務的透明化，明確了企業責任控制和相互制約及監督機制，提高了控制效率，同時還改變了企業的利、責、權的分配不清的狀況，有效的將責權分配到具體的崗位。

三、基于ERP管理模式的企業會計信息系統內部控制策略

(一)建立ERP系統與內部控制聯合管理理念

在企業會計信息系統中應用ERP管理，需要有健全、完善的內部控制機制的保障。會計信息系統的從業人員作為任務執行主體，需要樹立較高的ERP系統與內部控制聯合管理理念。

因為，ERP系統的引用和實施，能夠幫助會計從業人員快速、全面的獲取業務信息，從而有助于財務人員利用數據信息來科學、合理的評價企業的生產經營情況；其次，企業會計信息管理人員和其他部門的管理人員也要充分的利用ERP系統來健全各個部門、各個子系統的內部控制，從而使企業全員對ERP系統與內部控制聯合管理的重要性有進一步的認識。

(二)優化ERP系統下會計內部控制的整體環境

1.建立能夠推進內部控制實施的組織機構

為了確保ERP管理機制下，企業會計系統內部控制的穩步實施，需要建立一套符合企業發展要求、能夠促進內部控制實施的組織機構。組織機構的設置要規范、具體，層次鮮明，因此，可以根據企業的實際情況和發展特點，合理的設計管理層級和幅度，例如，可以依法設置股東大會、董事會、監事會、經理等。

2.建立完善的會計系統內部控制制度

隨著ERP系統的深入執行和使用，企業會計工作的實施勢必會變得更加規范化和嚴格化。為了提高ERP系統的運行效果，加強企業會計系統內部控制制度的完善是十分必要的。

首先，企業內部控制制度的構建，需要囊括不相容職務相分離制度、授權審批控制制度和會計系統控制制度；

其次，對跨級業務處理而言，要逐步規范業務操作流程，特別是實物資產核算、應收賬款管理等方面；最后，要想充分實現ERP下內部控制的有效性，不僅要健全制度，還要及時監督制度的實施、落實情況。

3.建立有效的ERP崗位責任制

建立有效的ERP崗位責任制能夠大大的提高內部控制的實施效率。在進行ERP崗位設置的過程中，要準確把握不相容職務分離制度的精髓和要義，合理的賦予相關人員職責權限，并對崗位人員進行有效的組織和控制。

首先，企業可以根據自身的組織架構設置情況，對職能崗位進行劃分，例如，將出納、財務、審計等崗位歸為基本職能崗，將采購、生產、銷售、物流等歸為ERP系統崗。

其次，為了有效的實現崗位制約和牽制，要交叉設置崗位，從而使各崗位之間既互相聯系，又相互制約和監督。

最后，要對不相容的崗位進行合理的設計和規劃，如出納人員不能兼任會計檔案的保管、會計記賬和會計審核工作。

(三)增強ERP系統下會計信息系統的維護和管理

會計信息系統的健康運行是保障會計業務處理工作有序開展的前提，因此，企業要針對會計信息系統的維護管理工作制定全面的日常維護計劃。另外，要善于總結、記錄維護工作中出現的問題，對維護數據的安全管理要到位，定期進行數據備份，并積極建立有效的維護操作管理系統，從而提高ERP系統下會計信息系統的可靠性。

(四)加強內部審計，降低ERP環境下內部控制的風險

內部審計工作的開展需要以“精簡高效”為總原則，即精簡流程、提高效率。ERP環境下實施內部審計，需要ERP系統、會計操作人員的共同參與和配合。首先，重點審查會計信息的真實性，要求內部審計人員能夠熟練的運用會計信息系統中的審核操作；其次，對ERP操作人員的操作規范性進行審核；最后，健全審計制度，加強審計工作的執行監督，從而全面降低ERP環境下內部控制的風險。

四、結束語

總之，企業實施ERP管理的內部控制要綜合考慮制度、人員素質和網絡安全等因素，因此，要在增強企業內部控制執行力度的基礎上，實現企業經濟效益的提升。

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(作者單位：國網內蒙古東部巴林右旗供電有限公司)