醫院財務人員如何參與設備采購談判

文/劉鳳娟

醫院財務人員如何參與設備采購談判

文/劉鳳娟

醫院日常工作中涉及到的設備采購品種多、金額大。隨著政策的放開，醫院自主采購的范圍和金額越來越大。在這種情況下，財務人員如何參與設備采購談判，把好采購談判關就突顯重要了。

政府采購；談判；預算

眾所周知，醫院開展醫療、教學、科研需要大量的設備支撐，以利于提高醫療質量、教學水平和科學研究。設備支出是醫院的一項重大開支，不但資金投入量大，運行成本高，而且更新換代快。隨著社會醫療保險覆蓋面擴大以及就診條件的日益改善，相關設備的投入將持續增長，設備采購仍是醫院非常重要的一項工作。

根據相關評審規則及制度的要求，醫院要成立裝備委員會或采購招標小組，負責醫院物資設備的采購工作，主要由單位領導、財務人員、采購部門負責人等成員組成。盡管國家已在不斷規范設備采購工作，但因采購管理、預算管理等政策變化快，采購人員素質參差不齊，各醫院談判能力差距大。從財務管理角度看，財務人員應不斷加強政策的學習，及時了解政策發展動向，同時要在采購談判中發展重要作用。

一、政府采購變化趨勢

我國政府采購實行集中采購和分散采購相結合，采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，并以公開招標為主。采購集中采購目錄以內的或者限額標準以上的貨物和服務類項目，必須執行政府采購制度。但在執行過程中，一些地方過于強調以公開招標和集中采購為主，導致公開招標數額標準和分散采購限額標準過低，集中采購目錄過泛，不能體現成本效益原則，也嚴重影響執行效率。

隨著政府采購的不斷發展，非招標采購方式日趨完善，為進一步優化政府采購，加快預算執行進度，提高采購效率，各地政府采購限額標準普遍提高，并放寬零星項目自行采購范圍。例如：廈門市自2008年至2014年，公開招標限額均為30萬元。2015年根據品類性質不同，集中采購限額從10萬元或20萬元原則上統一提高到30萬元。分散采購限額標準從30萬元提高到50萬元。2016年貨物、服務類公開招標的數額標準由50萬元提高到80萬元；采購人采購政府采購目錄以外且在采購限額標準以下的貨物、工程和服務，由采購人自行采購。

可見醫院采購靈活性提高，自主權越來越大，所以財務人員更應緊跟政策變化，應用財務知識，加強采購過程管理，以符合財經法律法規和本部門、本單位財務管理規范。

二、設備采購談判應關注的重要事項

(一)關注設備供應商實力

現實操作中很多醫院供應商的資質審核主要由采購部門完成，但財務人員作為談判組成員之一，采購談判時不應局限于所學的財務知識或者財務方面的談判，應懷著財務人的職業敏感，配合采購部門嚴格審核供應商資質。審查時主要從供應商提供的相關證件、產品介紹、業務開展范圍和區域、業務量等，有必要時應要求其提供財務報表加以分析判斷。

(二)關注設備供應商談判代表的資格

供應商在談判時一般由法定代表人或授權人參加，如法定代表人參加，則須提供法人代表資格證明書、法人代表身份證；如法人授權業務員參加，則須提供法人代表資格證明書、法定代表人授權委托書、授權人身份證參加談判會。如果沒有嚴格審查談判代表的資格，有可能會出現業務員出的承諾是無效的，或者出現醫院的談判意向價格被套到等不利情況。

(三)關注采購談判項目是否經過論證

可行性論證是設備采購論證的重要內容，財務人員在參與設備采購談判時，應關注所需采購的設備是否已經過可行性論證，相關論證手續是否齊全，擬購設備是否有利于提高醫院的經濟效益和社會效益，以免盲目采購給醫院帶來不良影響和損失，從而產生財務風險。在采購專用醫療設備時，還應關注設備所對應的醫療收費項目，以及將要使用的耗材名稱、規格型號、單價、供貨商等。若擬購醫療設備在當地物價規定里沒有對應的收費項目，那醫院將面臨無法準確收費的風險，所采購的設備將無法正常開展工作。

(四)關注設備預算情況以及資金來源

1.擬購設備有無預算。

設備采購涉及醫院的整體規劃和預算管理，一些醫院預算編制準確性差，對于預算外或超預算項目沒有執行嚴格的預算調整程序，導致設備采購隨意性大，偏離預算管理目標，財務風險加大。財務人員在參與采購談判時，應嚴格把關擬購設備有無預算依據。根據《中華人民共和國預算法》(2014年修正)第十三條：“經人民代表大會批準的預算，非經法定程序，不得調整。各級政府、各部門、各單位的支出必須以經批準的預算為依據，未列入預算的不得支出。”。

2.擬購設備預算資金來源。

2011年《醫院會計制度》中要求醫院應當在固定資產明細賬中登記每項固定資產原價中財政補助資金、科教項目資金、其他資金的金額及其所占的比例。其他資金主要是單位自籌資金等。所以財務人員在參與談判時，應關注擬購設備的預算資金來源，以便于會計準確核算。

(五)關注談判價格

1.談價時的角色扮演

醫院設備采購需求大，資金緊張，財務人員在采購談判中應充分發揮“管家婆”、“金算盤”、“鐵公雞”等特點，盡可能地為醫院節約采購成本，使有效的資金得到最大的成效。

2.采購價格與預算金額的關系

在談判時，很少能做到采購價格等于預算金額。當采購價格小于預算金額時，使用單位自籌資金的，屬于控制在預算內，不需調整；使用財政資金的，就會產生項目支出結余資金，在統籌用于編制以后年度預算之前，原則上不得動用。因特殊情況需要在預算執行中動用項目支出結余資金安排必需支出的，應報財政部門審批；使用科教資金的，則應報科教項目主管部門給予項目經費調整；若一種設備同時使用單位自籌和財政資金，或是單位自籌和科教資金的，應先完成財政資金或科研資金的采購預算，不足部分再使用單位自籌資金。當采購價格大于預算金額時，屬于超預算項目，應先履行嚴格的預算調整審批程序后再采購。

(六)關注付款方式

財務人員在談判時應懂得利用付款方式取得良好的談判效果。設備采購涉及的付款方式主要有：第一、預付一定比例的設備款，待設備驗收合格后再支付部分款項，并留一定的尾款；第二、沒有預付款，在設備驗收合格后支付大部分款項，并留一定的尾款；第三、驗收后由供應商提供履約保函，或是交一定比例的質量保證金后，醫院再全額支付設備款；第四、驗收前支付一定比例的設備款，驗收后由供應商提供履約保函，或是交一定比例的質量保證金后，醫院再全額支付設備款。財務人員在參與談判時，應聯合談判小組，根據不同資金來源區分對待，以取得最佳的談判效果和資金運作。

三、提高醫院財務人員采購談判能力

(一)利用“傳幫帶”，以老帶新盡快培養財務人員談判能力

“傳幫帶”是以老帶新的工作方法，是一種既簡便、又有效的人才培養的方法。有很多知識是財務人員無法在學校里學到的，必須在實踐中學習才能獲得。醫院要有充分的意識培訓財務人員談判方面的能力，給一些財務人員進入后就要加緊這方面的學習的機會，加強科室內部交流與溝通，加緊談判能力的鍛煉和培訓。

(二)利用崗位輪換不斷提高財務人員談判能力

根據《行政事業單位內部控制規范(試行)》(財會[2012]21號)第十條第四點：“內部控制關鍵崗位工作人員的管理情況。包括是否建立工作人員的培訓、評價、輪崗等機制；工作人員是否具備相應的資格和能力。”采購是醫院的關鍵崗位之一，負責參與采購談判的財務人員應定期進行輪換，不但能減少舞弊的發生，同時有利從整體上提高財務部門談判水平。

(三)加強各項政策學習

近幾年醫院財務制度、醫院會計制度、內部控制規范、預算法、2014年修訂的《政府采購法》、《政府采購法實施條例》、《政府采購非招標采購方式管理辦法》等政策不斷出臺或重新修訂，財務人員應緊跟政策的步伐，不斷加強政策學習和更新知識結構，能將采購相關政策充分應用到談判工作中，在談判中體現財務人員的實力，以及樹立財務人員的專業形象。

[1]黃發強，吳龔.衛生計生系統政府采購法規匯編及解讀[M].北京：企業管理出版社，2015.

[2]王振宇，樊俊芝，劉輝.新醫院財務會計制度詳解與實務操作[M].北京：中國財政經濟出版社，2011.

(作者單位：廈門大學附屬心血管病醫院)