電子檔案深度整理

◎夏利宏

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電子檔案深度整理

◎夏利宏

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲透到我們生活的每個(gè)角落，各行各業(yè)都正在向數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，在這一趨勢(shì)的影響下，傳統(tǒng)的檔案載體也發(fā)生了一定的變化，從紙質(zhì)型檔案發(fā)展成為了電子檔案。面對(duì)電子檔案這樣一個(gè)新興的事物，我們需要尋找適當(dāng)?shù)姆椒ê图夹g(shù)對(duì)其進(jìn)行整理，下面筆者將就如何對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理進(jìn)行具體的分析。

信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了電子檔案的產(chǎn)生，電子檔案是一種新的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式，光盤(pán)、磁盤(pán)和計(jì)算機(jī)是其主要載體，在現(xiàn)代社會(huì)中，信息量越來(lái)越豐富，這時(shí)加強(qiáng)信息的管理變得非常必要，但是傳統(tǒng)的檔案整理方法和技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，面對(duì)電子檔案，需要尋找對(duì)其進(jìn)行深度整理的方法和技術(shù)，下面筆者將進(jìn)行具體的分析。

電子檔案整理的方法

不同的電子檔案類(lèi)型，整理的方法也有所差異，下面筆者將對(duì)幾種主要的電子檔案類(lèi)型進(jìn)行具體的分析。首先，就文書(shū)電子檔案來(lái)說(shuō)，當(dāng)對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)，通常需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：通過(guò)相關(guān)措施將文書(shū)電子文檔整理得更為規(guī)范，并且將各種電子檔案集中組盤(pán)；將數(shù)據(jù)庫(kù)建立得更為健全，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)全面處理電子檔案，進(jìn)行相關(guān)的分類(lèi)，也可以在里面建立一個(gè)電子化的文件目錄，以方便以后進(jìn)行電子信息的查詢(xún)。其次，就人事電子檔案來(lái)說(shuō)，相關(guān)人員需要根據(jù)具體的信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并且在其中加入一些多媒體和文字信息，這里的多媒體信息一般包括圖像、音頻、視頻等，而文字則是對(duì)個(gè)人綜合信息方面進(jìn)行介紹。最后，就科技電子檔案來(lái)說(shuō)，通常這類(lèi)電子檔案包括的類(lèi)型比較多，聲像和設(shè)備都是其中的組成部分，在對(duì)這類(lèi)檔案進(jìn)行深度整理時(shí)，第一步要進(jìn)行掃描，并借助一定方式予以連接，進(jìn)而方便以后進(jìn)行查詢(xún)和檢索。尤其是在面對(duì)設(shè)備類(lèi)電子檔案時(shí)，需要切實(shí)聯(lián)系實(shí)際，通過(guò)特定平臺(tái)按照注意事項(xiàng)的要求進(jìn)行深度整理。總之，針對(duì)不同的電子檔案類(lèi)型，要想對(duì)其進(jìn)行深度整理，就需要采取不同的方法，以便讓整理方法與電子檔案類(lèi)型更為吻合，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案整理工作的進(jìn)行。

電子檔案整理的技術(shù)

在檔案信息化發(fā)展的過(guò)程中，電子檔案作為一種全新的檔案形式出現(xiàn)了，在這種情況下，需要革新傳統(tǒng)檔案的整理技術(shù)，下面筆者將從三個(gè)方面具體分析針對(duì)電子檔案的新技術(shù)，這些新技術(shù)必將會(huì)促進(jìn)電子檔案整理與時(shí)代要求相適應(yīng)。

元數(shù)據(jù)檔案整理的技術(shù)。所謂元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，其產(chǎn)生與電子檔案的誕生密切相關(guān)，這一技術(shù)理念是西方學(xué)者率先提出，它出現(xiàn)具有非常大的意義，是檔案整理技術(shù)上的重大突破。這一技術(shù)具有科學(xué)性和先進(jìn)性，其基礎(chǔ)和前提是生命周期理論，在這一技術(shù)下，文檔實(shí)現(xiàn)了一體化。對(duì)于這一技術(shù)來(lái)說(shuō)，元數(shù)據(jù)收集尤為關(guān)鍵。生命周期理論的重要核心就是文件中心，是指將檔案管理與文件管理結(jié)合起來(lái)，在此基礎(chǔ)上形成一個(gè)具有統(tǒng)一性特征的文件系統(tǒng)。這一技術(shù)通過(guò)電子文件和電子檔案之間的轉(zhuǎn)化，讓相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理時(shí)變得更為便利。但就目前來(lái)說(shuō)，這一技術(shù)在我國(guó)并沒(méi)有得到充分利用。總之，這一技術(shù)將來(lái)必將會(huì)在電子檔案整理中發(fā)揮舉足輕重的作用。

非元數(shù)據(jù)檔案整理的技術(shù)。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)作為一項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)，由于各種客觀因素的影響，因而在我國(guó)沒(méi)有進(jìn)行普遍使用，因此，為了對(duì)電子檔案進(jìn)行整理，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，對(duì)檔案管理技術(shù)進(jìn)行了創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)上出現(xiàn)了非元數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)，這一檔案管理技術(shù)具有綜合性，包括的的種類(lèi)有很多，如：載體不同的混合檔案整理技術(shù)、雙套制的檔案整理技術(shù)等等。這一檔案整理技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境沒(méi)有很強(qiáng)的依賴(lài)性，也不需要文檔具有一體化的特征，可以說(shuō)與我國(guó)的檔案整理環(huán)境非常吻合，它是在綜合傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的基礎(chǔ)上出現(xiàn)的，在我國(guó)檔案整理工作中舉足輕重。

檔案的虛擬整理技術(shù)。現(xiàn)代電子檔案整理中的另一重要組成部分就是檔案的虛擬整理技術(shù)，這一技術(shù)和傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)相對(duì)應(yīng)，具有歷史聯(lián)系的相關(guān)檔案是其整理的重要對(duì)象。它借助符號(hào)及該系列符號(hào)所含的語(yǔ)法邏輯去對(duì)檔案之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行揭示和記錄，在這種技術(shù)作用下，能夠?qū)哂袣v史聯(lián)系的不同檔案從多維的角度進(jìn)行整理，讓檔案技術(shù)能夠在不同的實(shí)踐環(huán)境下實(shí)現(xiàn)彼此統(tǒng)一。可以說(shuō)，檔案虛擬整理技術(shù)的使用，使得非歷史性因素在檔案整理中的影響得以減小，讓檔案整理得原則更為完善，最終必將促進(jìn)電子檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

總之，在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案具有重要的作用，不管是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還是人們的日常生活都會(huì)產(chǎn)生或多或少的影響，對(duì)檔案進(jìn)行深度整理能夠讓我們的生活變得更為便利，尤其是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，尤其需要尋找適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)電子檔案進(jìn)行整理，不斷進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的革新，以便電子檔案的發(fā)展能與時(shí)代的發(fā)展要求相吻合。

（唐山市交通運(yùn)輸局）