燃氣企業檔案管理信息平臺的建設與應用探討

盛 霞

（重慶燃氣集團股份有限公司南岸分公司，重慶 400060）

燃氣企業檔案管理信息平臺的建設與應用探討

盛 霞

（重慶燃氣集團股份有限公司南岸分公司，重慶 400060）

隨著社會經濟的發展，信息技術在人們的生活中得到了廣泛的應用，產生了十分重要的影響，而檔案管理工作在社會經濟發展中起到了極為重要的作用，是社會活動中重要的組成部分。信息技術在檔案管理中的應用，能有效提高檔案管理的效率，特別是在燃氣企業檔案管理中，建立檔案管理信息系統平臺，這樣才能夠提高檔案管理的工作整體的效率，也會保證較高的準確率，能夠為企業的發展提供一定的支持。本文結合筆者自身的工作經驗對燃氣企業中的檔案管理信息平臺的建設進行分析與研究。

燃氣企業；檔案；管理；信息平臺

0　引 言

我國社會經濟的發展，在一定的程度上推動了社會信息化的進程，使信息技術的發展幾乎滲透了社會活動發展中的各個方面。檔案在社會生產中必然會隨著社會活動方式行為的轉變，不斷地形成、傳遞與利用自身的規律發生一定的變化。社會的發展，傳統的檔案管理提出了更高的要求，當今的信息檔案管理系統不僅僅是人工管理模式那么簡單，更應該采用科學合理的方式來對之前的文件進行重新管理，這樣有利于實現檔案資源的共享，為企業的改革、決策、生產與宣傳等工作提供服務。

為了能夠使檔案管理方式實現現代化及檔案信息資源共享，需要建立相關的企業檔案信息網絡，對檔案進行科學管理。首先，燃氣企業應該建立檔案信息管理系統，才能夠實現上下級之間的檔案信息的共享，上級單位就能夠監督下級單位的檔案，明確掌握下級電子檔案的錄入情況，同時下級單位還能夠運用網絡平臺將相關的數據向上匯報，這樣能夠避免各個單位形成檔案孤島。在建立檔案平臺時應該要使用對外統一的標準數據接口，才能夠使其與其他系統中的數據能夠順利地連接起來進入檔案之中。其次，企業還應建立兩個數據查詢中心，這樣檔案管理中心就能夠采用集中統一的方式向企業中各個部門提供檔案的目錄與查詢。最后，還應建立檔案管理的隊伍，這樣企業就能夠提高企業內部人員的整體素養與素質。

1　燃氣企業檔案管理信息平臺建設的必要性

在燃氣企業中建設檔案信息管理平臺具有重要的作用，主要就是體現在以下幾個方面。第一，檔案信息管理平臺的建立能夠充分保證燃氣企業內部檔案具有真實性、時效性與可用性。檔案信息管理平臺建立后的檔案管理與傳統檔案管理是有著很大的區別，檔案管理信息平臺的建立能夠使檔案管理的功能充分地實現，這樣能提高檔案管理的工作效率。第二，檔案管理信息化平臺的建立能夠充分強化檔案的實用性，企業可以通過信息管理平臺使檔案使用者快速地檢索到自己所需要的信息，在企業海量的信息內容中找到自己需要的信息。與傳統的檢索來對比，建立檔案管理信息平臺后的檢索具有定位更準確、內容更豐富的特點。第三，檔案管理信息平臺作為一個綜合信息管理平臺，能夠實現企業檔案信息上下之間的連接，高度實現企業信息的共享與檔案管理的自動化，同時在一定的程度上也會擴寬檔案信息的使用與空間，能為企業決策提供有用的信息和及時的服務。

2　燃氣企業檔案管理信息平臺建設分析

2.1燃氣企業檔案管理信息平臺建設的目標

燃氣企業建設檔案管理信息平臺的目標是為企業檔案管理提供一個科學優質的網絡管理平臺。根據燃氣企業檔案管理工作的實際需要，其檔案管理信息平臺目標的建設主要是分為三個部分。第一，需要在燃氣企業的內部建設一個具有綜合性質的檔案管理平臺，這樣有利于企業檔案管理工作的開展，同時還有利于橫向與縱向為檔案管理工作服務。同時，企業需要建立一個統一對外的數據接口，企業管理中一般比較常用的是OA辦公系統、GIS系統數據，統一的數據接口能夠很輕松地將數據導入到檔案信息管理平臺上。第二，企業應根據燃氣的業務范圍來建立檔案信息查詢中心。企業主要有檔案信息管理中心與現行文件查詢中心的兩個數據庫，這樣在一定的程度上就會使企業內部中各個部門通過統一的方式來管理檔案目錄或查詢文件方面的信息。第三，為了保證檔案管理信息平臺可以正常運行，企業需要建立一支高素質的管理隊伍。因此，要對檔案管理工作人員進行專業性質的培訓與計算機方面的培訓，來支持檔案管理信息平臺工作。

2.2燃氣企業檔案管理平臺的建設

燃氣企業在確定檔案管理信息平臺建設的目標后，就應該針對燃氣企業的實際情況來制定檔案管理措施。這樣才能夠將檔案信息管理工作與企業的其他經營緊密地聯系起來。燃氣企業不僅需要采用OA的辦公方式，還需要采用兩期的實施方案。一期的建設內容主要就是將檔案管理信息平臺與OA辦公平臺進行連接。二期的平臺建設主要就是將已經實現的檔案管理與GIS系統進行連接。通過這兩個部分的建設在一定的程度上能使燃氣企業檔案管理平臺建設實現全面的網絡化、信息化、高效化與資源共享。企業管理人員在建設中應以企業內部檔案的管理辦公為中心，將相關的部門組織成兼職性質的網絡隊伍。在組織中需要注意以下幾個方面。第一，應明確企業統一的工作方式，建立統一的檔案管理信息操作標準。第二，企業應建立一個專門的工作小組來負責檔案管理工作與建設過程中的協調工作，同時還應該與技術和業務小組配合，明確各個小組之間的工作。其中業務小組的主要工作就是編制檔案管理信息平臺的說明書，為檔案管理平臺的建設提供方向性的指導，技術小組的主要工作任務就是為其設計總的方案，對其進行技術上的監督。

3　燃氣企業檔案管理信息平臺的技術優點

3.1實現了檔案電子文件的前段監控

檔案電子文件的前段監控主要就是將企業檔案管理中的某一個環節放到文件管理階段上進行，這樣必然就會提高檔案管理工作的整體效率。在燃氣檔案管理信息平臺建設中應融合檔案管理經驗與管理系統，檔案文件材料在形成與流轉中需要對檔案的保存進行考慮，在一定程度上能夠在電子檔案的源頭對文件進行控制。在檔案歸檔中，需要妥善保存電子檔案，這樣才能夠保證檔案管理工作的效率。燃氣企業建立檔案管理信息平臺的主要優勢是進行一次性的采集可以實現終身使用的功能。

3.2實現了電子文件的集成管理

電子文件的集成管理主要就是將檔案中的各個環節與電子檔案的各個功能聯系起來，比如：可以在電子文件流轉中對檔案文件進行標記，這樣就能夠使檔案管理人員在對檔案進行鑒定時可以做到收放自如，不僅能夠保證檔案管理的質量，同時也能夠提高檔案管理的工作效率。歸檔時，檔案管理系統主要就是根據已經設定好的內容進行整理與記檔，檔案管理人員在對其進行確認時，可以進行號碼的編制、光盤的劃分與數據的備份等。電子檔案的集成管理在一定程度上能夠減少人為因素對其的干擾，降低了檔案管理的復雜性，規范了檔案管理的過程，保證了檔案管理的安全性，提高了整體的工作效率。

3.3燃氣企業檔案管理信息平臺的應用

燃氣工程文件材料在檔案管理平臺一期建設工程中需要得到控制，檔案管理信息平臺應該在燃氣工程項目建設中審核與批評工作等環節對信息進行全部管理，這樣才有利于建構與完善燃氣工程的檔案管理的目錄，對于企業內部信息進行查詢。檔案管理信息平臺的二期工作主要就是與GIS系統進行聯系，這樣就能夠使GIS數據系統與檔案管理系統要有統一對應，這樣在一定程度上能夠更加便捷地查詢燃氣管道中的屬性資源，減少人力的耗費，提高燃氣企業的工作效率，提高企業的經濟的效益。

4　結 語

檔案管理信息平臺建設是企業管理的重要組成部分，對于提高燃氣企業檔案管理工作的效率起到了十分重要的作用。燃氣企業在實際建設中應根據自己的實際需要，明確建設的內容與方式。

主要參考文獻

［1］徐敏.燃氣企業檔案管理信息平臺的建設與應用［J］.煤氣與熱力，2010（7）.

［2］李智平.檔案管理信息平臺在燃氣企業中的建設分析［J］.企業改革與管理，2015（20）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.119

F299.24

A

1673-0194（2016）20-0175-02

2016-09-20