管理者時間管理的藝術——和德魯克學習做一個高效率的管理者

◎李宏宇 滕宏旭

管理者時間管理的藝術——和德魯克學習做一個高效率的管理者

◎李宏宇 滕宏旭

管理者需要處理的問題多，千頭萬緒。而且管理問題的緊迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是運用時間的高手，據說蘋果公司的創始人喬布斯每天早上四點起來工作，到早上九點就完成了一天的工作，剩下的時間用來思考和享受生活?？墒牵S著社會的發展，管理者的工作越來越無序，很多管理者常常把“太忙了”，因此，管理者如何高效利用時間是非常值得研究的。

時間及時間管理的重要性

有這樣一個問題：時間上最長又最短的東西是什么？答案是時間。人的生命就是由時間組成，人和人的區別不在于智商，更重要的是對于時間的運用。魯迅先生說：浪費時間等于自殺，浪費別人的時間更等于謀殺。因此，時間對于人的重要性不必多言。前人的研究主要在個人的時間管理上面，然而對于管理者來說，時間更加是重要。因為管理者需要處理的問題多，千頭萬緒。而且管理問題的緊迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是運用時間的高手，據說蘋果公司的創始人喬布斯每天早上四點起來工作，到早上九點就完成了一天的工作，剩下的時間用來思考和享受生活?？墒?，隨著社會的發展，管理者的工作越來越無序，很多管理者常常把“太忙了”掛在嘴邊。

管理者時間管理的藝術

作為高校教師，在平時的工作中，我有大量的教學、科研、講座工作，還要去企業調研講課，因此在工作中如何安排好時間非常重要。結合我的工作，我給管理者介紹幾個時間管理的藝術。

合理規劃好時間。管理者必須規劃好時間，列出一天、一周、一個月、一年的工作計劃，按照“近密遠疏”的原則，把工作合力安排，把時間步驟安排的緊密、合理，只有這樣才能讓工作有條不紊，讓自己的時間游刃有余。

抓緊時間做好重要不緊急的事情。著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。這就是關于時間管理的“四象限法則”。

很多人以為要多做重要而且緊急的事情，其實恰恰相反。管理者要做第二象限，也就是重要但是不緊急的事情上。這二象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對于個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有重大的意義。未雨綢繆，這是我國古代的一個成語，它的意思是說在下雨之前或者是不下雨的時候要先修繕房屋門窗，以防備下雨的時候挨雨淋。我經常拿大學生身邊的例子如：體育鍛煉、英語學習、專業課學習，這些事平時要抓緊，付出大量的時間和經歷，否則的話，到考試之前，很多人會措手不及。

懂得授權——管理者自己有更多的空余

授權，又叫做放權或者分權，是指管理者把原本屬于自己的權力或者職責暫時或者永久、全部或者部分授予下屬個人或者下屬團隊的過程。管理者由于能力、知識、時間、精力的限制，干工作不可能面面俱到。因此，必須學會大膽授權下屬，才能給自己留出空間去思考重大問題，同時也給下屬一定的工作的空間，發揮一定的主觀能動性的余地。這樣不僅提高了下屬的能力，而且給下屬工作的主動性、責任心都有很大的加強。下屬會感覺到得到重用、得到信任，工作會有更大的責任感。很多管理者不懂得授權的藝術，做事情眉毛胡子一把抓，事無巨細、事必躬親，往往把自己搞得焦頭爛額，工作和生活都得不到平衡。

善于利用零碎時間。當前，時間的碎片化現象嚴重，管理者的一天會被各種活動分成若干個碎片化的時間。因此，管理者應該學會珍惜時間，尤其利用好碎片化的時間，只有這樣才能高效利用時間。

杜絕時間浪費。領導人應該珍惜時間，杜絕時間浪費的現象。很多領導人樂意參加各種活動，疲于應付。例如：出息各種宴請、剪裁、開幕儀式，習近平同志號召干部多回家吃飯，不要老在外面吃飯。領導人應該注意休息，不要熬夜。很多領導人經常熬夜，很多人是由于上面說的，疲于應付，參加各種活動，也有人深夜工作，批改文件，或者開會、參加各種活動。在給全國縣委書記培訓的課程當中，習近平同志親自授課。授課過程中，習近平同志講到時間管理的問題。他習近平同志建議干部們，12點前睡覺，不要熬夜，有工作第二天繼續工作。這樣才能保持旺盛的精力。

杜絕拖延癥——凡事不拖延，遠離拖延癥

現代社會，由于生活節奏加快，管理者的工作也是千頭萬緒，因此，很多人出現了拖延癥的壞習慣。例如，很多工作必須等到最后期限才去完成。我本人在工作當中就很有這方面的很嚴重的問題，基于研究以及對自己學習工作的反思，我想到了以下幾個方法來克服拖延癥。

凡事不要追求完美——給自己一個低的起點。我們所拖延的大多數任務，都是因為我們把它想得太難了，太痛苦了，當我們把起點放低，我們會立即去做。很多事情，總想著準備好了再去行動，實際上，不如慢慢開始，畢竟萬事開頭難。

創建任務列表——讓任務清清楚楚。管理者每天做的事情一定是多頭的，但是，創建好工作列表，就可以把一天的工作分清主次先后，列出最后期限，使得自己的工作任務清清楚楚。

切斷干擾源——讓自己更加專注。在我們的生活中有很多干擾源，例如手機、電腦、網絡等，當我們想要專心做一件事情的時候，尤其是在做一件很想拖延到明天的事情時，一個他人的短信也許就可以讓我們轉移注意力，去干其他事情，甚至很難再回到最初的狀態。管理者要做的就是簡化周圍所有的干擾源，把所有認為可能會打斷我們專注狀態的東西全部通通切斷。

禁止多任務操作——變得簡單高效。雖然說我們的大腦是多任務操作系統，我們可以一邊唱歌一邊洗澡，一邊上課一邊玩手機，一邊寫作業一邊看電視，一邊聽音樂一邊走路。但有的時候，單一性的工作可以讓我們保持高度的注意力，讓我們更快的完成任務，從而減少拖延的次數，進一步培養立即完成工作的好習慣。

作為管理者，只有高效利用時間，才能實現卓有成效。高效利用時間，必須學會合理規劃好時間、集中時間做好重要不緊急的事情、善于利用零碎時間、杜絕時間浪費，杜絕拖延，才能成為卓有成效管理者。德魯克的《卓有成效的管理者》對時間的管理非常深刻，在學習和工作中，我也受益頗豐。好好把握自己的時間，好好利用時間，才可以成為一個高效的管理者。

（作者單位：河北民族師范學院）