建筑工程竣工檔案管理中存在的問題及對策

耿東各　田明　程玉琦　李懷謹　宋健

【摘 要】目前我國大部分建筑工程單位的工作重心主要放在工程施工上，忽視了檔案管理工作。事實上，加強對建筑工程竣工檔案的管理，能夠有效反映出建筑工程的質量及其中的問題，對于后期的建筑質量改建工作有著重要意義。為此，本文簡要概述了當前我國建筑工程竣工檔案管理中存在的問題，并就建筑工程竣工檔案管理的對策提出了相關的建議。

【關鍵詞】建筑工程 竣工檔案管理 問題及對策

建筑工程竣工檔案記載著工程施工前后的所有信息，其是當地城建檔案管理的主要內容之一。加強對建筑工程竣工檔案的管理，可以幫助施工人員檢驗工程的質量，以便對工程中的問題進行有效的后期維護或者改建。目前，我國建筑工程在竣工檔案建立和管理方面還存在 不少問題，需要引起相關人員的重點關注。

1 建筑工程竣工檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識較為薄弱

在大部分建筑工程單位內部，施工人員的工作重心主要放在工程施工上，而其他管理人員和技術人員也同樣在進行技術整合、監督施工進度等工作[1]。檔案管理人員通常只有在竣工之后才會著手做檔案收集和管理工作，但這時的檔案信息收集難度大、問題多，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

1.2 檔案管理制度有待完善

在部分建筑施工企業中，企業并沒有建立完整的檔案管理制度，導致建筑工程竣工檔案管理工作出現嚴重的漏洞。例如，大部分建筑施工企業并未對檔案管理人員的綜合素質進行評價和要求，也未對專業的檔案管理人員進行有針對性的培訓，導致檔案管理人員的工作態度和技能等多方面均存在嚴重的問題[2]。其次，由于許多施工單位并未對檔案管理工作進行制度化的管理，導致許多管理人員在工作時未及時跟進施工進度，最終影響檔案信息的收集。最后，檔案管理與其他部門如施工部門、各技術管理部門未進行協調，導致工作混亂，影響工作質量。

1.3 人員的專業素質有待提高

建筑工程竣工檔案的管理需要經由專業的管理人員操作才能夠保證其質量。然而，由于我國建筑施工單位對竣工檔案管理的忽視，導致單位領導對于檔案管理人員的專業素質要求較低，嚴重影響了我國建筑工程竣工檔案管理工作的質量和效益。在部分建筑施工單位中，專門的檔案管理人員數量非常少，只有一個或者兩個。而在這些少數檔案管理工作人員中，他們對于建筑施工的相關工作了解不足，技術人員對于檔案管理工作流程如何時歸檔、何時驗收等不清楚，最終影響整體工作人員的專業素質。因此，從現狀我們可以看出，我國建筑工程竣工檔案管理中缺乏專業的檔案管理人員。

1.4 歸檔要求不夠清晰

建筑工程竣工檔案的歸檔必須要有清晰的實施細則。該實施細則需以國家制定的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》為主要制定依據，然后結合本企業的特殊事情進行適當的調整。然而在很多建筑施工工程管理中，企業管理人員并未對檔案歸檔要求進行清晰的劃分。詳細的歸檔要求不僅需要涵括歸檔文件的基本內容和分類，還需要對歸檔的時間、歸檔文件的規范性等進行要求。但是大部分的建筑施工企業在相關的歸檔要求方面還存在嚴重的不足，導致檔案管理的工作質量較差。

2 建筑工程竣工檔案管理問題的解決對策

2.1 提高管理人員的管理意識

建筑工程竣工檔案管理工作對于加強建筑工程的施工質量檢測、做好后期工程改建工作等有著重要的意義。因此，建筑施工單位必須要提高管理人員的管理意識，做好工程竣工檔案管理工作。建筑施工單位可以在單位內部進行檔案管理工作的相關宣傳，切實提高工作人員的檔案管理意識；加強對工作人員的法律意識和相關知識的培訓，提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。除此之外，對于單位的人力資源管理部門，企業必須要加強人才管理，培養更多的專業的檔案管理人員，切實提高工作人員的專業素質。

2.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度需要做到以下幾個方面：第一，加強對檔案信息化管理的建設。以新盛建筑的檔案管理為例，為了加強建筑工程的檔案管理，新盛公司先分析了本企業的業務和以往檔案管理中的出現問題，然后根據業務分類維度進行了檔案分類然后利用現代化信息技術創建了完整的檔案管理系統，并實現檔案資料管理的共享和檢索，最后加強了對管理系統的測試，確保檔案管理系統各部分功能均能得以實現；第二，積極協調施工各個部門，使檔案管理工作能夠得到有效的開展；第三，要求檔案管理人員能夠保持認真和仔細的工作態度，做好每一項文件的驗收簽證等工作。

2.3 提高工作人員的專業素質

建筑施工單位必須要提高對檔案管理人員的重視程度，切實提高工作人員的專業素質。檔案管理人員不僅需要掌握基本的工程檔案管理工作，還需要了解相關的建筑工程施工知識，以便在進行檔案管理工作中及時發現其中的問題，保證檔案管理的質量。因此，建筑施工單位要就工作人員的業務技能、工作態度以及建筑工程施工的基本知識等加強對檔案管理人員的專業培訓。此外，信息化檔案管理的建設還需要工作人員具有較高的計算機素質，能夠利用信息技術進行表格登記、檔案庫管理等操作。

2.4 規范歸檔流程

規范歸檔流程可以保證檔案管理人員的工作質量和工作效益。許多建筑施工單位在過去的檔案管理工作中由于缺乏對歸檔的重視，導致歸檔工作存在諸多問題。而要想改善這一情況，施工單位必須要明確檔案管理人員的歸檔流程，要求工作人員能夠按照《工程檔案管理規范》的流程在工程施工的前期包括建設和勘察期，以及在施工過程中和監理過程中加強對檔案信息的收集，同時在檔案文件的建立和整理、驗收等時期要加強質量保證。

3 結語

綜上，提高管理人員的管理意識、完善檔案管理制度、提高工作人員的專業素質、重視竣工檔案驗收工作、規范歸檔流程是目前我國建筑工程竣工檔案管理中需要進行調整的部門只有這樣，才能夠切實保證檔案管理工作的質量。

參考文獻：

[1]朱儒剛.建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略研究[J].建設監理，201（11）：49-53.

[2]陳偉明.淺析建筑工程檔案管理存在問題與管理對策[J].民營科技，2013（11）：86.