檔案館危機管理初探

楊錦錦

21世紀，我們進入了信息時代。信息技術的日新月異，使人們享受到了信息化帶來的巨大便利。而作為信息時代準確信息的可靠來源，檔案館也無法避免各種危機的困擾。種種跡象表明，危機管理已經(jīng)開始引起社會各界的重視。檔案館作為一個生長著的有機體、社會構成的重要組成部分、一個對外開放的公共場所，面對外部環(huán)境的不確定性和危機爆發(fā)引起的不可測的后果，很可能給檔案館的形象、聲譽等帶來巨大損失，使檔案學的學科地位繼續(xù)邊緣化，不利于學科發(fā)展和檔案人職業(yè)地位的提升。因此，進行檔案館危機管理研究勢在必行。

一、目前主要存在的檔案館危機

檔案館作為一個公共場所，它的服務范圍、服務對象都是廣泛的社會群體，一旦危機發(fā)生或者突發(fā)事件到來時不能及時采取應急方案，造成的破壞和影響將十分巨大。目前主要存在的檔案館危機有：第一，服務危機。由于經(jīng)費緊張，傳統(tǒng)的檔案服務方式和服務手段不能適應社會變革的需要，在很大程度上制約了檔案館服務職能的發(fā)揮。檔案館提供的服務和讀者利用之間存在信息不對稱的情況，很多讀者對檔案館的服務項目諸如查閱政府公開信息等項目知之甚少。另外，由于財政支出不足造成的另一個后果就是檔案館服務職能的弱化。

第二，人才危機。在我國，由于種種原因，檔案館人才的專業(yè)化程度并不高，在很多人的印象中，檔案館是為領導或引進人才安置家屬的地方，甚至是“老弱病殘的收容所”，雖然此言有失偏頗，卻也說明了專業(yè)人才的缺乏。另外，由于社會大環(huán)境的影響，檔案從業(yè)人員的社會地位不高，經(jīng)濟收入和其他行業(yè)相比也存在差距，這些都造成了人員構成中專業(yè)人才匱乏，而本專業(yè)的畢業(yè)生也很少有人愿意直接選擇到檔案館工作。

第三，自然危機。自然危機主要是指自然災害對圖書館的影響，包括火災、地震、大規(guī)模爆發(fā)的流行性疾病等突發(fā)事件。自然災害雖然并非由人力可以控制，但通過制定嚴格的危機應急預案和恢復預案，加強對日常管理的重視，則可以盡量降低災害對檔案館的影響。

第四，技術危機。計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字圖書館的出現(xiàn)和發(fā)展，不僅拓寬了檔案館服務的范圍和渠道，也在一定程度上減輕了檔案員的工作量和負擔，甚至由于數(shù)字化技術的發(fā)展，降低了資金和管理壓力，也使利用更加方便。但是“福兮禍之所伏”，在我們享受技術進步帶來的便利時，不得不面對的另一個問題是，隨著新技術的產(chǎn)生和發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡的普及，系統(tǒng)將面臨黑客攻擊、病毒感染等網(wǎng)絡安全問題，館藏資源面對著被非法竊取盜用的危險；同時，由于計算機技術的進步速度以指數(shù)計，快速更新的軟硬件設備又增加了日常管理的難度和資金壓力。

二、我國檔案館危機管理存在的問題

第一，危機意識亟待加強。危機意識是防御危機的前提和保障，在危機管理過程中，比危機處理更重要的毫無疑問應該是危機的防范。在日常管理中加強對危機意識的培養(yǎng)，使館員和管理者都樹立危機意識，是應對危機的第一道防線，也只有具備了危機意識，才能及時對潛在危機和危機征兆做出反應，進而做好預防危機的準備。

第二，行業(yè)協(xié)會的管理協(xié)調作用發(fā)揮不夠。

第三，缺乏危機總結評估制度。危機的防御是危機管理的重點，但危機的解除卻并不意味著危機管理過程的終結。如果只是滿足于對一次次危機的解決，而忽視了對危機處理的經(jīng)驗總結和產(chǎn)生危機的原因分析，并從中吸取教訓，就會造成頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，疲于奔命的情形，對檔案館管理理論和實踐也不能起到經(jīng)驗借鑒和理論總結升華的作用。良好的危機總結評估不僅有助于避免類似危機事件的產(chǎn)生，也能夠為有效地制定檔案館危機管理計劃提供案例支持和實證成果。

三、應對檔案館危機管理的舉措

對檔案館危機管理的探討，具體來說應該包括但不限于以下幾方面：

第一，“做而論道”代替“坐而論道”。重視實證研究，理論研究和實證研究并重。只有實證分析沒有理論探討的研究必然無法邁向新的高度，得出理性的結論進而指導實踐；而在忽視實證分析的研究過程中，理論也終將成為無源之水、無本之木。

第二，博觀約取，化為己用。危機管理理論在企業(yè)管理、公共管理等領域中的研究起步早、發(fā)展快，已經(jīng)形成比較成熟的研究體系。因此，在檔案危機管理研究中，可以跳出學科的界限，博采各家之長，融入到檔案館學危機管理研究之中。

第三，平衡發(fā)展，術亦有攻。今后的研究中還應重視對危機管理系統(tǒng)軟件的建設開發(fā)。在本領域的研究中，技術研究和人文精神缺一不可。偏廢其中任何一方面都不可取，這兩者本就是唇齒相依、互為支撐的關系。

第四，未雨綢繆，防微杜漸。危機管理中對危機預警的研究亦應受到重視，包括危機預警體系的構建和危機評價指標的劃分、危機預警系統(tǒng)的實際應用等。

（作者單位：鄭州市檔案館）