探討高校檔案管理工作的創新策略

莫萍

【摘要】隨著社會的變化與發展，對于高校的檔案管理工作提出全新的要求。因此，高校應當提高對檔案管理工作的重視，深入的研究檔案管理工作中面臨的主要問題，積極的采取有效的解決措施，為檔案管理工作質量提供重要保障。

【關鍵詞】高校檔案 管理工作 創新策略

隨著高校的進步與發展，以往的檔案管理模式暴露出眾多的問題，影響著檔案管理工作的順利進行。因此，高校應當重視創新檔案管理工作方式，進一步提高檔案管理工作的質量與效率。

一、高校檔案管理工作面臨的主要問題

（一）落后的管理方式

現階段，大部分高校未能夠提高對檔案管理工作的重視，未能夠形成統一的標準，具體而言，包括以下幾點內容，一是學校的領導對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，無論是機構設置，還是經濟投入方面，都無法滿足目前檔案管理工作的需求；二是全校教職工未能夠從思層面上重視檔案管理工作，無法及時地歸檔部分的文件資料，導致各個科室檔案資料的存放過于分散，以至于造成檔案積壓與丟失等問題，給高校檔案的完整性帶來嚴重的不利影響；三是現階段，高校在開展檔案管理工作過程中，依舊采用落后的管理方式。然而，傳統的手工作業方式存在較多的缺點，不僅勞動量較大，而且需要花費較多的時間。各種因素的影響下，阻礙著高校的檔案管理工作的順利進行。

（二）管理人員素質有待提升

現階段，我國高校的檔案管理工作人員隊伍數量上比較充足，且學歷層次有所提升，能夠滿足日常的檔案管理工作。然而，部分檔案管理工作人員并非是科班出身，對于專業檔案管理知識了解較少，檔案業務的能力也有待提升。由于缺乏高素質的檔案管理工作人員，導致檔案管理工作一直得不到深化。近些年，科學技術快速發展，相應的為檔案工作是配備現代化的管理軟件與設備設施。然而，由于檔案管理工作人員缺乏使用與操作新技術的經驗，導到難以在檔案管理工作中推廣使用新技術，無法進一步的細化檔案卷級與文件等，檔案管理工作中未能夠發揮出信息技術的作用。

（三）數字化建設有待加強

當前，高校檔案主要是紙質文件的形式，相對來說類似于光盤、錄音等數字化的檔案形式較少。然而，近些年網絡技術與聲像技術快速的發展，如何實現檔案的數字化，成為高校檔案管理工作人員應當思考的問題。然而，高校檔案管理數字化的建設中受到多種因素的阻礙，如第一，學校領導缺乏對數字化檔案管理足夠的認識；第二，學校存在經費不足與基礎設施建設不配套等問題，使得高校檔案管理工作一直停滯不前，影響著高校檔案管理工作的順利進行。

（四）安全管理模式問題

在檔案管理工作中，最為重要的是檔案安全管理，引起相關部門的廣泛關注，相應的制定出各種制度與監督檢查方案。高校檔案室應當相應的配備各種檔案安全保護設備以及器材等，如第一，自動報警設施；第二，防火設施；第三，消毒設施等，尤其是針對于部分的重要檔案文件，采用異地備份管理方式，避免造成丟失重要的檔案資料。近些年，隨著檔案的信息化建設不斷的發展，對于現階段的發展來說，以往的安全管理模式已不相適應。安全問題在數字化檔案管理中日益凸顯，比如計算機病毒等，嚴重影響著高校檔案安全管理工作的順利進行。

二、高校檔案管理工作的創新策略

（一）采用現代化的管理方式

高校在開展檔案管理工作過程中首要完成任務是提高對檔案管理工作的重視，構建統一的標準。因此，高校在創新管理模式的過程中，應當完善目標管理機制、明確檔案管理的目標，開展定期的檢查，完善獎懲制度，認真落實人才選拔與聘用工作。此外，高校檔案管理工作人員應當轉變落后的思想觀念，不斷的創新管理方式與理念，積極的應用現代化管理方式。在檔案管理工作中融入現代化的計算機技術，推動檔案管理工作的數字化，從而實現資源的共享。

（二）提高檔案人員的素質

高校應當重視對人才的優化配置，提高檔案管理人員的業務能力，為檔案管理工作注入新鮮血液。與此同時，高校應當重視為檔案管理人員創造更多的交流機會，組織檔案管理人員參加定期的培訓與繼續教育，不僅提高檔案管理人員專業素質，使其能夠熟練的掌握檔案管理工作的基本方式，更要提高對檔案管理人員的法律意識。此外，檔案管理人員自身應當加強對現代化信息技術學習，在檔案管理工作的進行過程中應用現代化信息技術，充分的挖掘信息資源，深層次的整合各種檔案信息資源，構建檔案的數據庫，為檔案管理工作的質量與效率提供重要保障。

（三）推進檔案的數字化建設

高校在進行檔案管理的數字化建設中，高校領導應當率先提高對數字化檔案建設的重視，解放思想、與時俱進，重視加大對數字化的檔案管理建設的投入，配備相應的計算機軟硬件系統，搭建網絡平臺，整合檔案信息資源等。與此同時，通過數字庫資源與網絡設施的應用，為社會提供優質服務，相應的收取部分收益，解決經費不足的問題，推進檔案數字化建設的進程。

（四）建立健全安全管理保障體系

高校的檔案管理工作應當始終將安全擺在第一位，因此，對于國家所頒發的相關信息安全的法律法規，高校務必要嚴格的執行，相應的制定關于電子檔案的安全管理規范與標準，提升網絡安全的意識。通過應用身份識別認證，加密重要文件、異地備份文件以及更新防護病毒庫等方式，為檔案的信息安全提供重要保障。

結語：綜上所述，高校的檔案管理工作的開展，需要工作人員多探索、多實踐、多總結，不斷的創新檔案管理工作的方式與理念，滿足新時期高校檔案管理工作的需求，充分的發揮出高校檔案管理為教科研活動提供服務的作用。

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