試論檔案的管理與利用

石玉梅

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府

試論檔案的管理與利用

石玉梅

黑龍江省大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)人民政府

檔案管理工作具有專業(yè)性、服務(wù)性及機要性的特點。實際工作中怎樣管理好檔案室現(xiàn)有的檔案，如何使其得到充分的利用，是做好檔案工作所需面臨的重要問題。本文將就檔案的管理與利用各方面工作進行闡述，以期提高人們對此項工作的認(rèn)識，從而保證檔案管理工作得到進一步提高。

檔案；管理；利用

1.收集檔案

收集檔案即按照規(guī)定將分散于各個部門和個人的文件材料收集在一起并保存起來。檔案的收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，是解決文件形成后的分散狀態(tài)與集中利用之間矛盾的主要手段，同時也是檔案集中統(tǒng)一管理的重要工作內(nèi)容。

1.1 檔案收集工作的指導(dǎo)思想

保證歸檔檔案的齊全性、完整性；加強對檔案室的室外調(diào)查；入室的檔案需要材料化；保證全宗以及全宗群不可分散的特性；保證將一個單位的檔案全部收集即檔案的完整性。

1.2 檔案收集工作的方法

法律依據(jù)：根據(jù)《檔案法》進行檔案的移交和接收工作，即檔案的形成單位在移交檔案過程中和檔案室接收檔案中都必須依法進行。

協(xié)議接收：簽訂協(xié)議接收檔案主要有三種情況，即檔案室與相關(guān)單位之間可以憑借共同的社會責(zé)任感，雙方達成協(xié)議，自愿移交檔案；非國有組織和個人等不在法定接收范圍以內(nèi)的單位也可以采取協(xié)議接收的辦法；此外，在接收檔案的時限上，雙反也可以進行協(xié)商，決定提前或延期接收。

捐贈和寄存：一些對國家和社會有意義和有利用價值的檔案，存在于不屬于法定的檔案管理組織和個人手中，對于這部分檔案可以選擇經(jīng)常性地接收捐贈和寄存的方式進行收集。

選擇性購買：對于民間收藏者不愿捐贈和寄存的有價值的檔案，如果其有意愿出售，則可以根據(jù)其價值進行選擇性地購買。

2.管理檔案

管理檔案即按照收集檔案過程中的信息，對檔案進行整理，主要包括三種類型的工作：

2.1 排列和編目

檔案室根據(jù)歸檔要求立好案卷，接收檔案時，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求對檔案進行整理，首先檢查案卷的質(zhì)量，然后根據(jù)館內(nèi)或室內(nèi)的分類排列方案對案卷和卷宗進行系統(tǒng)的排列，并對案卷目錄進行加工。

2.2 局部調(diào)整

對于已經(jīng)接收但又不符合要求的檔案，需要對其進行補充完善；對于受到某種原因（如遭受銷毀、移出、損失等）而使檔案整理體系發(fā)生變化的，需要重新進行系統(tǒng)化的調(diào)整。

2.3 全過程整理

對于接收和征集的有意義的零散檔案，根據(jù)其來源、時間、內(nèi)容和形式等，對其進行系統(tǒng)化的整理和編目。此外，還須對檔案進行分類，分類必須符合科學(xué)、客觀、邏輯、實用以及思想性等要求，具體方法有：

2.3.1 根據(jù)檔案的形成和處理的年度進行分類的年度分類法，此法將年度的文件集中在一起，能夠反映出單位本年度內(nèi)的發(fā)展變化情況，因此此法因其設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清晰明確、便于查閱而得到了廣泛地應(yīng)用

2.3.2 根據(jù)立檔單位的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置檔案類別的組織機構(gòu)分類法，機構(gòu)的名稱即為檔案類名，此法能夠客觀的反映某一機構(gòu)的工作內(nèi)容，而且便于按照特定的專題對檔案進行查找和利用，方法簡單、標(biāo)準(zhǔn)客觀、容易掌握，但單位內(nèi)部機構(gòu)如需經(jīng)常變動，則不適用此法；

2.3.3 根據(jù)檔案文件內(nèi)容所反映的問題進行分類的問題分類法，此法可以根據(jù)單位的中心任務(wù)和主要活動進行單獨設(shè)類，進而使同一類檔案具有相近的內(nèi)容性質(zhì)，因此使得問題分類法能夠減少同類問題的檔案分散的現(xiàn)象。

3.利用檔案

3.1 檔案資源的利用

利用檔案就是將本單位集中統(tǒng)一管理的各個門類和載體的檔案進行積極的利用，做到檔案信息資源的有效開發(fā)。檔案室是一個單位的信息中心，要想做到對全部檔案的集中統(tǒng)一管理，并且確保全部檔案的完整性與安全性，就必須為其創(chuàng)造一定的基礎(chǔ)和條件。對檔案進行充分的管理是保護檔案的手段，而使其得到充分的利用是管理檔案的目的所在，因此，是否做到了對檔案的充分利用是檢驗檔案管理工作是否有效的一項重要指標(biāo)，而檔案利用的程度則直接影響到了檔案室的發(fā)展，進而影響到了本單位的工作效益。

檔案室工作人員要根據(jù)本單位對檔案利用工作的特點，積極主動地提高檔案服務(wù)工作。如檔案室人員對各種檢索工具進行積極地編制并搜集相關(guān)參考資料；檔案人員充分健全和熟悉檔案資料以做到對檔案信息資源的積極開發(fā)與利用；檔案人員需提高自身的素質(zhì)，在堅持按照規(guī)章制度辦事的前提下，改善其服務(wù)態(tài)度、提高其服務(wù)質(zhì)量，以科學(xué)的工作態(tài)度將檔案資源的開發(fā)利用工作做好，使其發(fā)揮更大的作用。

3.2 利用需遵守的規(guī)章制度

（1）建立檔案借閱登記手續(xù)制度，借閱檔案時需嚴(yán)格履行此項制度；

（2）制定檔案借閱期限，一般文書類檔案不應(yīng)超過五天，征管檔案不應(yīng)超過二天，對于原則上不應(yīng)借出的會計類檔案和密級資料如需外借必須征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并且保證在一日之內(nèi)歸還；

（3）檔案查閱人員須對其查閱的檔案的利用效果進行等級說明，如果需要復(fù)印檔案，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后對復(fù)印人、復(fù)印時間以及份數(shù)等相關(guān)內(nèi)容進行登記；

（4）本單位的檔案僅限于單位內(nèi)部工作人員使用，對于需要借閱檔案的外單位人員，必須提供其單位介紹信，而且需要得到本單位主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)；

（5）查閱人員愛惜和保護檔案資源，嚴(yán)謹(jǐn)對檔案材料進行批注、涂改、污損等，如損壞丟棄檔案則需視情節(jié)輕重進行處罰；

（6）對借閱的檔案要妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，并且在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。

4.結(jié)語

目前，檔案的管理和利用工作正處在上升的趨勢，但是仍然存在不足之處，而隨著社會的進步和時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容將會越來越繁雜，工作負擔(dān)也將會逐漸加重。因此，各個機關(guān)、企事業(yè)單位都必須高度重視檔案的管理工作，以保證提高檔案的利用效率。

[1]王英瑋.信息時代的人事檔案管理[M].中共黨史出版社, 2006.

[2]陳傳夫.目錄學(xué)[M].武漢大學(xué)出版社,2003.

[3]趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].北京：北京圖書館出版社, 2003.

[4]沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007, (04).

[5]劉韶青,林香青,張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案,2010.