淺談檔案信息資源整合的方法和途徑

劉彥彤

【摘要】檔案管理部門對檔案信息資源進行必要的不斷的整合，以提供和保障社會利用檔案信息資源的儲備量和便利條件，最大限度地滿足社會共享檔案信息資源的需求。檔案資源整合是一項管理體制和服務(wù)機制的創(chuàng)新，需要在工作中不斷改進完善，實現(xiàn)檔案館工作和檔案室工作的雙贏。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息資源;整合;方法;途徑

檔案管理部門對檔案信息資源進行必要的不斷的整合，以提供和保障社會利用檔案信息資源的儲備量和便利條件，最大限度地滿足社會共享檔案信息資源的需求。檔案資源整合是一項管理體制和服務(wù)機制的創(chuàng)新，需要在工作中不斷改進完善，實現(xiàn)檔案館工作和檔案室工作的雙贏。

一、檔案信息資源整合意義

1、檔案資源整合是經(jīng)濟常態(tài)化社會共享檔案信息資源的新要求

專業(yè)檔案管理以系統(tǒng)專業(yè)主管部門管理為主，所立檔單位或?qū)I(yè)檔案館收集保管，主要服務(wù)于黨政機關(guān)及各級領(lǐng)導，由于是本單位自行使用，所以在管理上具有條塊分割的特點，出現(xiàn)了檔案資源分散、國家綜合檔案館的檔案資源很有限、檔案部門服務(wù)功能不強的現(xiàn)象。很難適應(yīng)與社會主義市場經(jīng)濟常態(tài)化的新形勢要求、社會快速發(fā)展的節(jié)奏、社會各領(lǐng)域?qū)n案信息資源的需求。因此，必須進行檔案資源整合，要通過國家檔案館，對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案資源實行集中統(tǒng)一管理，把專業(yè)檔案的多頭管理和分散保管，轉(zhuǎn)為國家綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，調(diào)整國家檔案資源的歸屬流向，優(yōu)化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會各方面的檔案資源體系，并發(fā)揮其為全社會服務(wù)的應(yīng)有作用，滿足經(jīng)濟常態(tài)化社會各領(lǐng)域共享檔案信息資源的需求。

2、檔案信息資源整合是檔案館自身建設(shè)的需要

整合檔案信息資源是檔案館工作必須擁有的物資條件，是檔案館自身建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。在經(jīng)濟常態(tài)化新形勢下，各級國家檔案館的要務(wù)就是要加大建設(shè)檔案館資源的力度，不斷改進和完善檔案管理方法和模式，加強檔案的接收、征集工作，整合優(yōu)化資源，改善調(diào)整結(jié)構(gòu)，豐富內(nèi)容館藏，特別是要把服務(wù)于廣大老百姓物質(zhì)文化需求的檔案收集進來，激活其活力。一是將分散在各個部門和單位的檔案資源和現(xiàn)行文件進行集中，完善檔案館并其把基本功能發(fā)揮出來;二是對檔案資源進行優(yōu)化配備和開發(fā)利用，由以來的多頭管理改為集中管理，由檔案分散改為集中，由無序到有序，取消紙質(zhì)，實現(xiàn)電子無紙化。只有這樣，才能主動依法向廣大老百姓開放利用檔案，實現(xiàn)檔案信息資源的真正使用價值。

二、檔案信息資源整合的方法和途徑

1、明確整合檔案信息資源的目標

檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作是服務(wù)于經(jīng)濟社會全面發(fā)展、服務(wù)廣大百姓的，館藏要以文書檔案為主，科技檔案為輔、兼顧專門檔案和部分不系統(tǒng)的民生檔案，檔案行政管理部門具有主體地位，實行對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作有效監(jiān)管權(quán)力，理順檔案的歸屬和流向，把檔案接收和征集、改革進程、典型活動、重點項目檔案和涉及民生的戶籍、婚姻、生育、就業(yè)、土地、林權(quán)、移民、房產(chǎn)、醫(yī)療、保險等檔案，以及公開的現(xiàn)行文件進行不斷地整合，夯實檔案資源基礎(chǔ);以為民、便民、服務(wù)民生為出發(fā)點，在檔案館建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成檔案信息孤島，把開放的檔案信息和公開的現(xiàn)行文件，經(jīng)過數(shù)字化加工上傳英特網(wǎng);利用黨政辦公專網(wǎng)，備份各級黨政機關(guān)單位的現(xiàn)行文件，使黨政機關(guān)共享電子檔案資源，并把電子文件和機關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)離線，充實到檔案館檔案信息數(shù)據(jù)庫里面，這樣使用者就可以利用該系統(tǒng)，在檔案館現(xiàn)場、英特網(wǎng)和辦公專網(wǎng)上查閱各種信息資料。

2、采用科學的檔案信息資源整合方法

檔案信息資源整合是一項專業(yè)性極強的工作，要具有先進的理念、設(shè)備和科學方法，才能實現(xiàn)既定目標。在理念上，要堅持高起點、高標準、高效率;設(shè)備配置上，要擁有計算機、復印打字機和掃描儀;收集方法上，要進行檔案實體、檔案數(shù)據(jù)和檔案利用系統(tǒng)整合;傳輸上，要建立檔案館局域網(wǎng)、黨政辦公專網(wǎng)、英特網(wǎng);通過這三種方式，來實現(xiàn)檔案館查閱大廳現(xiàn)場查閱，黨政辦公專網(wǎng)上查閱和英特網(wǎng)上在線查閱的目標。

通過檔案信息資源整合，在檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則上，保證了國家全宗的完整性、安全性和有效性，為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了有力條件，實現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，檔案信息的服務(wù)功能得到了充分發(fā)揮。

三、檔案信息資源的利用和整合要由檔案網(wǎng)站來做保障

檔案網(wǎng)站有廣義和狹義區(qū)分。廣義的檔案網(wǎng)站，是指一個應(yīng)用框架，它將各種檔案應(yīng)用系統(tǒng)和各類檔案信息資源集成到一個信息管理平臺上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，從而建立起檔案部門面向各類用戶的信息通道。狹義的檔案網(wǎng)站，是指基于互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息資源進行集成，并提供有關(guān)檔案信息服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。檔案網(wǎng)站的建設(shè)是檔案館拓展服務(wù)功能和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，它應(yīng)該是一個集多項功能于一體的開放性服務(wù)窗口。其功能：一是檔案信息服務(wù)功能。這是檔案網(wǎng)站的基本功能，也是區(qū)別于其他網(wǎng)站的本質(zhì)所在。建立檔案網(wǎng)站的目的是向社會公眾提供檔案信息服務(wù)，使檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)，可以實現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。為此，檔案網(wǎng)站應(yīng)該提供內(nèi)容豐富的檔案信息資源和在線查詢服務(wù)。

二是宣傳功能。檔案網(wǎng)站它可以成為檔案工作、檔案機構(gòu)和檔案職業(yè)形象宣傳的有效工具，可以利用館藏檔案資源進行宣傳;通過網(wǎng)上檔案展覽、檔案公布等形式，開展傳統(tǒng)歷史文化教育和愛國主義教育。

三是網(wǎng)上辦事功能。檔案信息服務(wù)只是公眾單向的從檔案部門接收信息，卻無法向檔案部門提出要求。因此，檔案網(wǎng)站還需要增加動態(tài)咨詢服務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦事，達到檔案部門與公眾之間的雙向互動。如檔案行政許可的申請和辦理、檔案業(yè)務(wù)培訓的報名與確認、查閱檔案的請求與回復等。

四是交流功能。通過網(wǎng)上對話、留言板與網(wǎng)上調(diào)查、網(wǎng)上投訴、電子信箱等諸多方式，檔案網(wǎng)站可以起到檔案部門與公眾之間交流的信息橋梁作用。應(yīng)建立相應(yīng)的回應(yīng)機制，對公眾的建議和意見要及時反映并做出有效處理。

四、結(jié)束語

隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在全球的迅速發(fā)展，目前已經(jīng)現(xiàn)實了信息資源的全球交流與共享，使檔案網(wǎng)站也快速地發(fā)展起來了，成為檔案部門為社會各個領(lǐng)域和廣大公眾提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)窗口，為國家經(jīng)濟和社會的可持續(xù)發(fā)展起到了助推作用。