推進高職院校基建檔案管理規范化初探

【摘 要】 本文分析了高職院校基建檔案管理現狀，提出了高職院校基建檔案管理規范化的途徑：提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識;做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平;完善基建檔案監督管理機制;對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力;拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性;充分利用信息化的管理手段。

【關鍵詞】 高職院校;基建檔案管理;規范化;途徑

近年來，在《國務院關于加快發展現代職業教育的決定》號召下，各地市的高職院校如雨后春筍般快速建立起來。高職院校基建檔案是在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的對學院未來的發展有價值的文字、圖表及聲像載體等材料。基建檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。高職院校基建檔案不僅是記錄基建歷史的真實寫照也是涉及各方面權益的憑證和依據，在維護學院權益和學院未來建設、發展方面的作用無可替代。它是高職院校基本建設發展和科學規劃工作的真實記錄，同時也為學院的后勤服務工作提供了有力的信息保障，是整個學院檔案的重要組成部分。因此，加強高職院校基建檔案的管理勢在必行。本文簡要分析了高職院校基建檔案在整個學院檔案中的重要性及目前管理的現狀，提出了提高高職院校基建檔案管理規范化的途徑。

一、高職院校基建檔案管理現狀

1、領導重視程度不夠

合并中的高職院校領導大多都把學校工作的重心放在教學管理和招生就業上，認為基建方面只要把工程的質量關把好就行了，對于基建檔案的重要性認識不足，重視程度不夠。

2、管理人員素質不高，責任心不強

大數多的基建檔案管理人員都是臨時指派的，不但沒有專業工作能力而且沒有責任心，更談不上和學院檔案館檔案管理工作的統一。

3、管理制度不規范，管理手段落后

目前基建檔案管理大多沒有明確的管理制度，多是進行最基本的材料收集、整理與保管，沒有按制度對基建檔案資料進行分類、編研，至于基建檔案的利用更是得到不保障。在高職院校合并初期，工程量大，基建檔案多，加上領導的重視程度不高，現代化的管理工具也不能及時配備，手工管理模式仍是目前管理的常態。手工管理效率低，不能完全體現基建檔案的參考價值和使用價值。

二、高職院校基建檔案管理規范化的途徑

1、提高重視程度，增強全院師生的基建檔案意識

首先要積極主動的通過學院網絡、廣播、報紙等媒體大力宣傳基建檔案在學院建設發展中的重要作用，引起全院師生對基建檔案的重視;其次，要求各部門要積極參與配合，把日常工作中接觸到的基建檔案要及時交給基建檔案管理人員讓及時歸檔;再次，要在各部門明確1名基建檔案管理工作的對接人，對這些對接人要定期實行培訓，讓其全面了解基建檔案的歸檔案范圍和近期的收集動向，以方便大家更好的為基建檔案管理工作服務。

2、做好基建檔案制度建設，強化執行力度，提高基建檔案服務水平

要根據本院的實際情況和檔案管理需求，建立起適合合并時期高職院校的基建檔案管理機制，來保障基建檔案管理工作的常態化開展。一是要做好保密制度，確保基建檔案不失密、不泄密;二是要制訂好《基建檔案工作制度》、《基建檔案借閱制度》、《基建檔案保密制度》、《基建檔案庫房管理制度》、《基建檔案利用制度》，使基建檔案歸檔有明確的范圍，立卷有嚴格的標準，借閱有特定的制度，保密有條例，庫房管理有合理的措施，開發利用有明確的方向和目標。三是各項制度要上墻，基建檔案管理工作者要嚴格按照制度辦事。只有這樣基建檔案管理人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

3、完善基建檔案監督管理機制

基建檔案是學院建設過程中形成的第一手資料，在學院以后的建設發展中起著至關重要的作用，所以基建檔案的監督管理機制一定要完善。完善的監督管理機制能有效地發現、制止、糾正基建檔案使用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，以保證基建檔案的完整與安全。

4、對基建檔案管理人員要不斷進行再教育，提高其創新服務能力

學院的基建檔案管理人員基本上都是兼職的，各方面的素質都有待提高。要不斷對基建檔案管理人員進行繼續教育，提高基建管理人員的業務水平和思想境界。在新形勢下，傳統的檔案管理模式和服務方式已經不能滿足時代的需要。通過繼續教育學習使得基建檔案管理人員掌握現代化管理手段，把基建檔案管理由原來的手工管理變成現在的數字化管理。通過學習，讓基建檔案管理人員從思想深層認識到基建檔案在高職院校檔案管理中的重要性，以促使其發揮更大的潛能做好基建檔案管理工作。

5、拓展基建檔案的信息來源，提高基建檔案收集的完整性

高職院校的基建檔案管理工作由于各方的重視程度不高，這就要求我們基建檔案管理人員首先要明確出基建檔案的收集范圍，其次要依據基建檔案形成的規律和特點，有效的指導和組織各相關部門做好基建檔案的立檔工作，確保基建檔案立檔工作的順利進行。

6、充分利用信息化管理手段

通過計算機技術對文件、圖表、檔案的全部信息進行統一管理，對基建文件信息的生成、基建檔案信息的轉化、基建檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，來提高基建檔案管理的效益，實現基建檔案管理信息化。計算機輔助管理已成為新時期檔案管理的發展趨勢。把竣工圖等材料可以通過EXCEL電子表格建立檔案數據庫，使基建檔案管理全面進入信息化時代。

學院基建檔案管理工作是一項既重要又專業性很強的工作，所以在今后的工作中基建檔案管理者要提高認識，采用電子化和信息化的管理方法，高效管理，使高職院校基建檔案的管理與時俱進。

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【作者簡介】

豆亞玲（1979-）女，陜西眉縣人，寶雞職業技術學院檔案館員.