高校圖書館贈書與交換工作存在的問題及其對策

關鍵詞：高校圖書館；贈書與交換工作；中山大學圖書館

摘要：基于高校圖書館贈書與交換工作的實踐經驗，文章分析探討了新時期國內高校圖書館贈書與交換工作中存在的主要問題，并從中山大學圖書館的實踐以及對高校圖書館整體了解出發，提出具體的對策和設想，以促進贈書與交換工作的發展，更好地為在校師生服務，同時促進國際合作與交流。

中圖分類號：G250.76文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2016）08-0066-03

1研究背景

圖書館贈書與交換工作，包括圖書捐贈以及圖書交換兩部分。所謂圖書捐贈工作，是指圖書收藏者將其保存的有價值的圖書資料自愿贈送給圖書館，由圖書館長期收藏和管理，供廣大讀者使用[1]。圖書交換工作主要是指和海內外文獻收藏機構通過交換獲得贈書，交換工作和捐贈工作密不可分。贈書與交換工作是圖書館豐富、補充館藏的重要而有效的途徑，是拓展圖書館與海內外文獻收藏機構、學術機構交流與合作的重要橋梁，是擴大圖書館社會影響力、提高知名度和聲譽的重要窗口，對圖書館的建設和發展具有重要的意義。隨著社會、經濟、文化的發展和信息時代的到來，高校圖書館接受的圖書捐贈日益增多，與海內外單位的圖書交換也迅速發展，贈書與交換工作面臨許多挑戰。因此，如何進一步促進贈書與交換工作的發展，加強國際交流與合作，具有重要意義。中山大學圖書館一直以來都十分重視贈書與交換工作，并取得很大發展，已與海外200余家單位保持長期的交換和合作關系，近十年來每年接收的贈書都以數萬冊記。筆者以中山大學圖書館贈書與交換工作為例，分析探討高校圖書館贈書與交換工作存在的主要問題，并從中山大學圖書館的成功經驗以及對高校圖書館的了解，提出具體的對策和設想，以促進贈書與交換工作的發展。

2高校圖書館贈書與交換工作存在的問題

獲取捐贈圖書對圖書館和捐贈者而言都具有重要的意義[2]。對贈書者而言，不但擴大了文獻資源的使用范圍，而且能夠起到弘揚文化和傳承知識的作用[3]；對圖書館而言則有利于豐富發展館藏，促進本館與其他館以及文獻收藏機構的聯系和交流，同時也有利于提高圖書館的知名度和影響力。高校圖書館的贈書與交換工作已日益成為館藏建設的一個重要組成部分，在很多方面卓有成效，如贈書量、贈書種類不斷增加，贈書來源擴大。高校圖書館大多指定專人負責贈書與交換事宜，也嘗試通過多種形式提高海內外機構、個人的捐贈熱情，但是隨著信息時代的發展以及贈書量的不斷增加，再加上工作內容多、任務重、要求高等，使得贈書與交換工作的進一步發展面臨著許多問題。

2.1傳統的工作模式制約著贈書與交換工作

圖書館傳統的文獻交換工作主要依賴于手工管理、傳統郵寄信件[4]以及收發電子郵件。整個贈書交換過程花費的時間比較長，影響了交換的時效性，而且需要工作人員手工統計并根據“先來先得”的原則寄送文獻，特別是對于交換單位較多的圖書館，這無疑是一個耗時繁重的工作，嚴重阻礙了贈書與交換工作的發展。對于接收的贈書一般都是用WORD或者EXCEL表格進行登記，不利于對贈書情況的全面把握；個別圖書館有專門的贈書網站，但是內容較單一。

2.2贈書與交換工作相對被動

很多高校圖書館贈書工作還處于“被動”狀態，表現在以下幾個方面：一是認識上還停留在“施”與“受”的關系上，主要是被動接受贈書[5]，一般很少主動征集館藏所需贈書，也較少主動向社會介紹本館的贈書與交換工作，很少“走出去”。二是為了不影響捐贈者特別是大批量贈書者的熱情，同時由于挑選費時費力，圖書館對于贈書一般都是“來者不拒”。三是贈書的隨意性、不可預見性和不確定性，使得贈書與交換工作相對被動，如捐贈者直接將書郵寄到館或請人轉交贈書等。這種被動局面，帶來的是贈書質量的參差不齊，可能會出現贈書與圖書館定位不符、資源重復、贈書本身沒有收藏價值、過于殘舊破損等問題[6]。

2011—2015年中山大學圖書館大批量贈書情況見表1。從表1可以看出，從2011年到2015年每年贈書數萬冊，而且逐年增加。迄今為止，中山大學與海外200余家單位建立了贈書與交換關系，定期挑選和接收美國國會圖書館、日本巖波書店、臺灣漢學研究中心、澳門理工學院圖書館、日本國立國會圖書館等單位的贈書，此外還有不定期的、集中或者零散的大批量贈書如香港浸會大學圖書館、廣州中大

黃芳：高校圖書館贈書與交換工作存在的問題及其對策表12011—2015年中山大學圖書館大批量贈書情況表（部分）

2011年

（總贈書量：

25，619冊）日本巖波書店（762冊）、香港大學余振強醫學圖書館（638冊）、美國Mahmood A. Zaidi 教授（約5，000冊）、美國哈佛燕京圖書館（185冊）、廣州花城出版社（9，509冊）、黃煥秋教授（953冊）、納英公司（約500冊）、王樂夫教授（4，500冊）、王兆凱教授（814冊）、黃柏堅先生（426冊）、梁裕楷教授（約800冊）、希臘駐廣州總領事館（252冊）、張鏡源先生（150冊）、黃海章教授家屬（3，450冊）、2011屆畢業生（約3，000冊）2012年

（總贈書量：

28，458冊）日本巖波書店（454冊）、美國國會圖書館（85冊）、香港中文大學圖書館（215冊）、美國亞基會亞洲之橋（279冊）、廣東大沿海出版工貿有限公司（195冊）、美國神學網（1，638冊）、美國麻省理工學院王道明教授（2，198冊）、香港中文大學（1，340冊）、香港中文大學Warren & Maggie Edgar伉儷（約1，340冊）、孫少玲先生（1，400冊）、張琪玉教授（3，487冊）、羅淵先生（266冊）、施普林格亞洲有限公司（229冊）、墨西哥駐廣州總領事館（437冊）、中文系78級校友蔡東士先生（499冊）、2012屆畢業生贈書（約5，000冊）2013年

（總贈書量：

31，858冊）日本巖波書店（401冊）、李學柔先生（425冊）、張永宏先生（714冊）、朱華甫先生（459冊）、黃光衛先生（410冊）、曹宏威先生（202冊）、臺灣漢學研究中心（77冊）、許伯夷先生（227件1，500余頁）、中國國家圖書館（1，779冊）、中共湖南省委、省人民政府辦公廳（132冊）、北京瀚文典藏文化有限公司（398冊）、明月國際（香港）出版集團公司（351冊）、廣東人民出版社（400冊）、社會科學文獻出版社（735冊）、香港佛陀教育協會（1，500冊）、香港中文大學圖書館（121冊）、臺灣中央研究院歐美研究所（98冊）、美國哈佛燕京圖書館（197冊）、2013屆畢業生贈書（6，133冊）2014年

（總贈書量：

32，900冊）日本巖波書店（519冊）、鄧嵐先生（2，068冊）、曹宏威教授（218冊）、季漢康先生（165冊）、黃光衛教授（407冊）、王道明教授（208冊）、黃建樹先生（約200余冊）、劉再光女士（1，200余冊）、徐霄鷹女士（約230余冊）、陳希齡女士（348冊）、中山大學中國第三產業研究中心（105冊）、中山大學校長辦公室（243冊）、中山大學出版社（170余冊）、善心蓮心（99冊）、北京線裝圖書有限責任公司（120冊）、中國國際贈書中心（357冊）、亞洲基金會/亞洲之橋（199冊）、澳門大學圖書館（71冊）、臺灣漢學研究中心（139冊）、新加坡南洋理工大學圖書館（617冊）、美國國會圖書館（39冊）、美國哈佛燕京圖書館（167冊）、2014屆畢業生贈書（6，963冊）（續表）

2015年

（總贈書量：

39，140冊）日本巖波書店（717冊）、鐘永年先生（217冊）、申曙光教授（139冊）、學誠大和尚（100冊）、葉克冬校友（100冊）、陳緝熙、陳瀛、陳霄女士（871冊）、李啟欣教授（1，413冊）、蘇薇薇教授（202冊）、丘元禧教授（612冊）、梁穗雅校友（259冊）、雒應戰、王潔萍伉儷（1，061冊）、中山大學出版社（277冊）、中山大學公共衛生學院（289冊）、中山大學嶺南學院（408冊）、西南師范大學出版社（148冊）、廣州美國人國際學校（500冊）、廣州中大建筑設計研究院（450冊）、中國國際贈書中心（489冊）、香港科技大學圖書館（4，498冊）、香港浸會大學圖書館（435冊）、臺灣中央研究院近代史研究所（935冊）、臺灣漢學研究中心（223冊）、美國國會圖書館（88冊）、美國加州大學洛杉磯分校（16，803冊）、日本亞洲圖書館網（214冊）、日本國立國會圖書館（94冊）、2015屆畢業生贈書（7，769冊）

建筑設計研究院、美國加州大學洛杉磯分校、中山大學丘元禧教授贈書等。但是被動接收的大批量贈書，質量往往參差不齊，其中雖有很多有價值的贈書，但是不可避免也會出現特別陳舊、破損嚴重甚至沒有收藏價值的贈書，在館藏空間十分有限的情況下，這些贈書只能束之高閣。

3改善高校圖書館贈書與交換工作的對策

接受各方面的圖書捐贈，無疑是高校圖書館館藏的重要來源之一[7]，贈書與交換工作對于擴大圖書館社會影響力、提高知名度和聲譽以及對圖書館的建設和發展具有重要意義。但是在內因和外因的影響下，高校贈書與交換工作出現了種種問題，如何采取有效而具有操作性的措施解決這些問題，成為當務之急。筆者結合對國內高校圖書館贈書與交換工作的整體了解以及在中山大學圖書館負責贈書與交換工作的實踐，提出以下對策和設想。

3.1制訂明確的贈書與交換計劃，并設立專門的贈書與交換網站

筆者十分認同譚靜提出的“在網絡環境下開發網上贈書管理信息系統，實現贈書的科學有效管理”[8]這一做法。為了提高贈書與交換工作的效率，充分利用這一對外交流的窗口，樹立圖書館的良好形象，應制訂具體而明確的贈書與交換計劃，并設立專門的贈書與交換網站，各交換單位憑借賬號和密碼登入選書，然后供交換單位再按照“先到先得”的原則郵寄贈書。網站設計可以參考“美國國會圖書館贈書系統”（https：//webdmep.loc.gov/dmep/patron.html）。目前中山大學圖書館有專門的“贈書網站”（http：//202.116.65.84/bookdonation/），并將在未來對其進行進一步的完善。贈書與交換網站應既可以反映本館接收贈書的情況，用來供交換單位選書，也可以發布相關贈書新聞、贈書征集內容、贈書活動等。如：目前中山大學贈書網站上可以看到重要的贈書新聞、接收贈書情況、畢業生贈書活動等。

3.2提高贈書質量，加強贈書管理

贈書質量參差不齊，不僅大大增加了贈書與交換工作人員的工作量，同時也不利于館藏空間的合理利用以及館藏特別是特色館藏的發展，因而如何提高贈書質量、加強贈書管理顯得尤為重要，具體可以從以下兩個方面入手。

3.2.1積極拓寬贈書渠道，化被動為主動。圖書館可通過校友會宣傳贈書交換工作，廣泛收集校友贈書，如：中山大學圖書館曾發出“關于征集中山大學校史資料啟事”“中山大學名家手稿征集函”等，取得了非常好的效果，還專門設立了“中山大學學人文庫”以專門展示中大教職工、校友的著作；利用海外校友會在海外舉辦中山大學圖書館“珍藏捐贈展”“捐贈歷史展”等活動，展示圖書館建館以來贈書與交換方面所取得的重要成就，提高圖書館的知名度，增強各界人士的捐贈熱情；加強與出版單位的聯系，努力構建雙贏的關系，日本巖波書店從1947年3月就開始向中山大學等我國的五所大學捐贈圖書。中山大學還不斷地從本校出版社、廣州花城出版社、西南師范大學出版社等獲得高質量的贈書，同時每年舉行畢業生贈書活動，擴大贈書來源。

3.2.2規范贈書處理流程，建立相關完善的日常工作規范。“高校圖書館對贈書有效管理，最關鍵的是完善贈書管理的流程，有一套健全的、規范的、可操作性的管理制度”[9]。贈書一般要經過遴選、登記、蓋章、回函、編目、分類上架等流程，規范處理流程，做好每個具體環節，不僅可以提高工作效率，使挑選好的贈書能盡快上架流通，以為廣大讀者使用，同時有利于及時向捐贈者反饋接收情況，樹立圖書館的良好形象，從長遠來看有利于提高捐贈者的熱情。同時，捐贈條例可以讓社會各界了解圖書館接收贈書的原則、需求情況等。中山大學圖書館很早就公布了“中山大學圖書館接受捐贈條例”，同時對所有贈送資料都建立詳細檔案，對所有贈書嚴格遴選分類，并在贈書上加蓋特制的贈書專用章，對于所有捐贈者寄送特制的“贈書紀念卡”，然后盡快將贈書送到采編部驗收，確定館藏地、編目，最后上架流通。

4結語

隨著社會的全面發展以及國際交流的深入開展，我國高校圖書館贈書與交換工作取得了長足的進步，但由于其本身內容多、任務重、要求高等特點，加上新時代信息、網絡技術的發展，數字資源的異軍突起，使贈書與交換工作面臨許多問題和挑戰，但是，只要各圖書館通過多種途徑拓寬贈書渠道、規范日常工作、利用網絡信息化等手段加強對贈書的管理，相信我國高校圖書館贈書與交換工作會獲得新的突破。

參考文獻：

[1]李娜，李文蘭.完善贈書管理激發捐贈熱情[J].圖書館工作與研究，2011（3）：61-66.

[2]陳鷹.贈書獲取探究[J].圖書館論壇，2013（6）：118-122.

[3]蘇凱.略論圖書館接收贈書的意義[J].河南圖書館學刊，2012（6）：54-56.

[4]張鳴.信息時代圖書館贈送交換工作面臨的問題及對策[J].大學圖書館學報，2010（3）：59-62.

[5]杜春梅.拓寬贈書渠道，提高贈書質量[J].高校圖書館工作，2001（5）：73-74.

[6]何蘭滿，諸葛列煒，吳曉珊.近十年國內外高校圖書館贈書管理研究綜述[J].圖書館論壇，2012（5）：122-125.

[7]趙睿杰.高校圖書館圖書交換與捐贈工作管理[J].上海高校圖書情報工作研究，2010（2）：39-41.

[8]譚靜.關于高校圖書館贈書管理的探討[J].河北科技圖苑，2008（3）：35-37.

[9]艾文慧.高校圖書館贈書工作現狀及對策分析[J].榆林學院學報，2015（11）：85-87.