高校二級教學單位教學檔案管理研究

王 勇

高校二級教學單位教學檔案管理研究

王 勇

教學檔案管理是高校教學管理活動中十分重要的一個環節。教學檔案的完整性、準確性和實用性為學校和二級教學單位提供了重要的基礎信息和數據支持，也是高校開展各項改革和發展的重要保障。

二級教學單位 教學檔案管理

高校二級教學單位教學檔案是在教學、科研、學生管理等活動中形成的，對學校和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的原始記錄。這些教學檔案是隨著學校發展不斷積累起來的，記錄了學校和二級教學單位的真實發展歷程。

一、教學檔案管理工作的意義

隨著高校內部管理體制改革的深入，二級教學單位有了更大的辦學自主權和行政管理權，這其中一項重要的管理工作就是教學檔案的管理。由于權力的下放，二級教學單位作為基層的管理組織，做好相關教學資料的收集整理對保障學校教學運行，提供數據信息支持具有重大的現實意義。

教學檔案包含二級教學單位在教學實踐和科學研究中積累下來的眾多信息資料，具有重要的憑證和參考作用。紙質檔案管理、手工方式收集表現出的滯后性和低效率嚴重影響了教學檔案管理的服務質量。隨著信息技術的飛速發展，利用數字網絡技術、多媒體技術進行教學檔案的管理已經迫在眉睫。很多高校已經在教學質量測評、學生選課、成績查詢等方面實現了數字化管理，對于教學檔案管理的現代化也正處于開發和初步利用的階段。

二、高校二級教學單位教學檔案管理中存在的主要問題

高校管理者非常清楚教學檔案管理工作的重要性，然而在實際運行中依然存在不健全的情況。主要問題有：制度不健全，管理人員不專業，管理行為不規范，資金投入少，管理手段落后等。

很多二級教學單位沒有配備專門的檔案管理人員，材料的收集、整理、移交都由教學干事來負責。然而教學干事日常工作繁雜，很多都沒有受過檔案的專業知識培訓，沒有充足的時間和精力再進行教學檔案的管理工作。另外，很多二級教學單位在教學檔案管理方面沒有具體的要求和標準，管理制度不健全，管理人員不專業是比較常見的問題。由此也必然導致檔案管理行為的不規范。

隨著高校辦學規模的擴大，很多高校將大量資金用于校舍建設、教學設備、圖書資料等方面，在教學檔案方面的投入甚少，不要說檔案管理信息化數字化，很多部門甚至連最基本的檔案室、檔案柜、檔案盒都沒有，這樣即使教學檔案收集齊全了，也沒有合適的空間保存。高校教學管理的現代化應該是全面的，無死角的覆蓋，在在教學檔案歸檔方面要改變以手工操作為主，計算機操作為輔的落后的管理手段。

三、高校二級教學單位教學檔案管理規范化措施

首先，增強檔案意識，提高檔案管理人員業務能力和綜合素養。教學檔案管理人員素質的提高是做好教學檔案管理工作的基礎和根本。二級教學單位應該盡量配備專門的檔案管理人員，如有困難，也要對負責教學檔案管理的人員進行業務能力和管理技術知識的專門學習和培訓。同時，要全面提高管理人員工作積極性和組織協調能力，使他們能夠樹立起強烈的責任心和檔案意識，增強為教學、科研服務的意識，積極有效的開展工作。

規范完善檔案管理制度，確立教學檔案管理的具體要求和標準。教學檔案的管理和收集應該有一個完整的管理體系，建立系統的管理體制，落實人員責任制。二級教學單位可以將教學檔案的管理分為院系和教研室兩級，讓教研室承擔一定的責任，將檔案管理工作細化，有利于教學檔案的歸檔。同時，二級教學單位要就教學檔案的門類、范圍、保管期限、借閱制度等內容制定完善的規章制度和具體的要求和標準，對檔案資料的完整性、系統性、準確性有可行的判定標準，使教學檔案管理人員能夠管理有序，有章可循。

加大資金投入，注重教學檔案信息資源的開發和利用，逐步實現檔案管理的現代化。高校很多部門都實現了管理的信息化和數字化，在教學檔案管理方面也要注重信息資源的開發利用，努力實現教學檔案的電子化、信息化、數字化、網絡化，使檔案管理人員充分高效地利用現代化手段，減輕勞動強度，縮短勞動時間，提高工作效率，使教學檔案能夠更好地服務教學、服務科研、服務學校整體發展。

教學檔案的生命力在于它的實用性。要使教學檔案更好地服務學校發展全局需要學校從全校到二級教學單位不同層面做出積極的努力。學校高層管理者要充分意識到檔案管理在學校發展中的重要作用，加大資金和技術投入；二級教學單位的管理者和具體的檔案管理人員也要積極主動參與管理活動，開展更多的調查研究，借鑒外來經驗，及時了解和掌握本院系、教研室的教學活動情況，為教學科研工作服好務，為深化學校的各項改革提供有效信息。

高校在辦學過程中要重視二級教學單位的教學檔案管理工作，正確分析這項管理工作中存在的問題，并提出有針對性的解決對策。只有這樣才能不斷提高學校整體的教學管理水平和服務質量，為學校教學改革和發展提供基礎保障。通過深層次的挖掘學校教學檔案資源，為學校發展和學校形象價值建設服好務，為學校文化建設提供有力支持。

［1］張敏，姜波.高校二級教學單位教學檔案規范化管理研究［J］.吉林工程技術師范學院學報，2013，29（11）：68～69.

［2］邵雪梅.高校二級學院教學檔案管理規范化研究［J］.中小企業管理與科技旬刊，2014（4）：45～46.

（作者單位：長春工程學院外語學院）

王勇（1982-），男，山東濟寧人，長春工程學院外語學院助理研究員，碩士，研究方向：外語教學、教育管理。